Reglamento sobre la rendición de cauciones a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería

Artículo 1

Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a los siguientes sujetos: a. Todos los miembros de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería, tanto titulares como suplentes. b. Todas las personas funcionarias de la Dirección General de Migración y Extranjería que administren, recauden y/o custodian fondos o valores públicos. c. Las personas funcionarias que por la índole de sus funciones autoricen la emisión de egresos o que, por la esfera de las competencias de su cargo, puedan tomar decisiones que comprometan los recursos patrimoniales de la Institución. d. Aquellas personas funcionarias que, por la naturaleza y responsabilidad de sus cargos debidamente definidos en los Manuales de Cargos de la Institución, del Servicio Civil o la Fuerza Pública, o cualquier otra norma de carácter especial deban rendir cauciones a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería.

Artículo 2

Definiciones. Para efectos del presente reglamento se entiende por: 1. Administrador de fondos públicos: Todas aquellas personas funcionarias que determinen los objetivos y las políticas de la Dirección General de Migración y Extranjería o la Junta Administrativa, a quienes se les ha encomendado mediante el ejercicio de las funciones administrativas la tarea de ejercer el gobierno y cuidado de esos fondos. 2. Caución: Garantía económica que la persona funcionaria deberá cancelar a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería, la cual debe ser suscrita a través de una póliza de fidelidad, ante las entidades o empresa aseguradoras autorizadas para ese fin. 3. Caucionante: Persona funcionaria que rinde la caución. 4. Custodia: Función administrativa de cuido, guarda o tenencia sobre aquellos fondos, recursos, valores, bienes y derechos de propiedad de la Dirección General de Migración y Extranjería o la Junta Administrativa o a cargo de éstas. 5. Fondos y/o Valores Públicos: Los recursos, valores, bienes, y derechos de propiedad del Estado o que estén bajo su custodia. 6. Póliza o Seguro de Fidelidad: Contrato de seguro ofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, con el cual las personas funcionarias rinden garantía en beneficio del Estado con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de actos culposos y/o dolosos por parte de éstos en el desempeño de su labor. 7. Salario base: Corresponde al monto equivalente al salario base mensual del "oficinista 1", que aparece en la relación de puestos de la Ley de Presupuesto Ordinario de la República, conforme lo señala el artículo 2 de la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993, el cual se actualizará anualmente y cuyo monto será publicado por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial cada inicio de año.

Artículo 3

Finalidad de la caución. La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable pueda producir al patrimonio de la Dirección General de Migración y Extranjería, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil, penal y administrativa que de la acción dañosa se deriven.

Artículo 4

Forma de rendir la caución. La caución a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería se deberá rendir mediante la suscripción de una póliza de fidelidad suscrita ante una aseguradora regulada por la Superintendencia General de Seguros (SUGESE) con cargo al peculio del caucionante ante las entidades o empresas aseguradoras autorizadas para tal fin.

Artículo 5

Deber de solventar la caución. Es deber del caucionante gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería.

Artículo 6

Plazo de las Garantías. Las cauciones ofrecidas a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería deberán mantenerse vigentes durante todo el tiempo que el caucionante ocupe el cargo que originó la suscripción de tal garantía, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 7._ Momento para rendir la caución. La caución deberá ser rendida una vez que la persona conozca la designación en el puesto que le obliga a rendirla, por lo cual, el caucionante deberá presentar ante la Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General de Migración y Extranjería los documentos que acrediten la suscripción de tal garantía antes de asumir su cargo.

Artículo 8

Clasificación por nivel de responsabilidad. Deberán caucionar todos los funcionarios que estén encargados de custodiar y/o administrar fondos y/o valores públicos, según los siguientes niveles de responsabilidad: 1. Nivel Superior: En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos todos los miembros de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería, tanto titulares como suplentes, durante todo el plazo de su nombramiento en dichos cargos, así como el Director General y el Subdirector General. 2. Nivel Gerencial: En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos los Directores y Subdirectores de las diferentes unidades. 3. Nivel Gestión. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos todas aquellas personas que ocupen el puesto de Gestores de unidad. 4. Nivel Jefatura. En este nivel deben rendir caución todos los funcionarios que ocupen puestos de Jefatura. 5. Nivel Operativo: En este nivel deben rendir caución las personas funcionarias que desempeñen alguna de las funciones que se citan en el artículo 9 del presente Reglamento. Así mismo, deberán caucionar, los funcionarios que suplan por ausencias, a las personas que ocupan dichos estratos, durante plazos mayores a un mes; para tal efecto, la Gestión de Recursos Humanos deberá establecer los mecanismos de control necesarios. La obligación de caucionar se mantiene aun cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Artículo 9

Caucionantes Nivel Operativo. En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen alguna de las funciones que se citan a continuación: 1. Labores de Tesorería 2. Labores de Caja Chica, Cajas Auxiliares y Fondos Fijos. 3. Recaudación directa de ingresos por venta de servicios. 4. Compras en Efectivo. 5. Todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos públicos siempre que no pertenezca a alguno de los otros niveles contenidos en este reglamento. Para estos casos la Administración, a través de un estudio previo de funciones realizado por la Gestión de Recursos Humanos determinará que funcionarios deberán rendir la caución determinada en el nivel operativo.

Artículo 10

Otros Puestos Obligados a Caucionar. Además de lo indicado en los numerales 8 y 9 del presente reglamento, la Dirección General, mediante resolución razonada, podrá sujetar a caución a cualquier otro puesto o función adicional a los ya contemplados, para lo cual deberá tomar en cuenta los siguientes presupuestos: 1. La existencia de funciones y actividades relacionadas con la administración, custodia o recaudación de fondos o valores públicos. 2. El monto de los bienes a cargo del funcionario. 3. El nivel de responsabilidad que el funcionario ostenta. Una vez firme esta resolución y recibidos por parte del funcionario que debe rendir la caución los documentos que debe presentar ante la aseguradora, el servidor contará con el plazo máximo de quince días hábiles para cumplir la obligación respectiva.

Artículo 11

Coincidencia de Funciones Sujetas a Caucionar. La persona servidora que por decreto, Ley o disposición interna realice funciones en más de un puesto donde se recauden, custodien y/o administren fondos o valores públicos, deberá rendir caución por el monto de mayor valor que le corresponda según la clasificación que establece este reglamento.

Artículo 12

Ajuste de la caución: El caucionante que por algún motivo sea trasladado de puesto, a otro que implique una nueva clasificación en el nivel de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme la nueva situación, dentro de un plazo que no excederá de 15 días hábiles, que será contado a partir del día en que inicie funciones en su nuevo puesto de trabajo. Además, dentro de un plazo no mayor a tres días hábiles a partir del día en que el servido ajuste la caución, deberá presentar ante la Gestión de Recursos Humanos el comprobante que así lo acredite.

Artículo 13

Deberes del caucionante. La persona servidora caucionante será responsable de lo siguiente: a) Entregar una copia de la Póliza de Fidelidad suscrita ante la aseguradora regulada por la SUGESE a la Gestión de Recursos Humanos de esta Dirección General de Migración y Extranjería, en el plazo máximo de 5 días contados a partir de su suscripción. b) Ejercer mecanismos de control sobre los fondos y valores públicos a su cargo. c) En caso de pérdida, defraudación o cualquier otra situación que afecte a la Hacienda Pública dar aviso inmediatamente al superior inmediato y a la Gestión de Recursos Humanos, a efectos de que se tomen las medidas pertinentes.

Artículo 14

Revisión de la lista de funcionarios obligados a caucionar. Al menos una vez año, la Gestión de Recursos Humanos, revisará la lista de los funcionarios obligados a caucionar, para ello, deberá considerar, entre otros aspectos: a) La existencia, en forma separada o combinada, de las funciones y actividades por administrar, custodiar o recaudar fondos, bienes y valores públicos. b) La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo, de acuerdo con la valoración realizada por la Administración. c) El nivel de responsabilidad, el monto administrado y la suma correspondiente a la caución, para este último, tomará como parámetro el salario base establecido en el artículo 15 de este Reglamento. d) El traslado de un puesto a otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por estratos. En caso de existir alguna variación, la Gestión de Recursos Humanos, procederá de forma inmediata a informar a la Dirección Administrativa para excluir o incluir los casos que corresponda y solicitar a los caucionantes la actualización del monto de la póliza.

Artículo 15

Parámetro para establecer la caución. Anualmente, la Gestión de Recursos Humanos actualizará el monto de la caución de cada nivel tomando como parámetro el salario base establecido en la Ley 7337 denominada "Ley que Crea el Concepto Salario base para Delitos Especiales del Código Penal", del 05 de mayo de 1993, publicada el 14 de mayo de 1993 en el Diario oficial La Gaceta número 92, cuya actualización es publicada por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial cada inicio de año, comunicando las respectivas variaciones a la Dirección Administrativa Financiera. La Dirección Administrativa Financiera comunicará vía circular a todos los funcionarios caucionantes la respectiva actualización, a efectos de que se informen de los montos de cobertura actualizados y procedan con la actualización de la caución para lo cual tendrán 30 días hábiles, contados a partir de la notificación de dicha comunicación y la recepción de los documentos que debe entregar en la aseguradora.

Artículo 16

Caución mínima. El monto mínimo de la garantía a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería, será el equivalente a 2 salarios base del establecido en la Ley 7337.

Artículo 17

Monto a caucionar para cada Nivel: Los estratos establecidos en el artículo número 8 del presente reglamento deberán rendir las siguientes cauciones: 1. Nivel Superior: Quienes desempeñen puestos ubicados dentro de este nivel deberán rendir una caución equivalente a seis salarios base establecido en la Ley 7337. 2. Nivel Gerencial: Quienes desempeñen puestos ubicados dentro de este nivel deberán rendir una caución equivalente a cinco salarios base establecido en la Ley 7337. 3. Nivel Gestión. Quienes desempeñen puestos ubicados dentro de este nivel deberán rendir una caución equivalente a cuatro salarios base establecido en la Ley 7337. 4. Nivel Jefatura. Quienes desempeñen puestos ubicados dentro de este nivel deberán rendir una caución equivalente a tres salarios base establecido en la Ley 7337. 5. Nivel Operativo: Quienes desempeñen puestos ubicados dentro de este nivel deberán rendir una caución equivalente a dos salarios base establecido en la Ley 7337.

Artículo 18

Competencia. Le corresponderá a la Gestión de Recursos Humanos la administración de las cauciones que se rindan a favor de la Dirección General de Migración y Extranjería, y a la Dirección Administrativa Financiera la supervisión de la Gestión de Recursos Humanos respecto a dicha labor de Supervisión.

Artículo 19

Funciones de la Gestión de Recursos Humanos: Dicha unidad se encargará de: a) Calcular y mantener actualizados los montos que por concepto de garantía deban rendir los caucionantes. b) Determinar, de conformidad con las regulaciones del presente reglamento y demás normativa conexa, cuales funcionarios deben rendir caución. c) Remitir a los funcionarios que deben caucionar los formularios con toda la información llena en los espacios respectivos que deben entregar en la aseguradora. d) Llevar un registro de los funcionarios que se encuentren obligados a suscribir la póliza de fidelidad, así como las fechas de vencimiento de las mismas. e) Verificar que la persona que asuma un puesto en el que debe rendir la garantía cumpla con ese requisito antes de asumir el cargo. f) Recibir, custodiar y verificar la efectividad de los documentos que comprueben la presentación de la caución, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes. g) Anexar una copia de la póliza de fidelidad al expediente personal de cada funcionario caucionante. h) Recordar al caucionante, por documento escrito o medio electrónico y con un mínimo de 15 días hábiles de anticipación, cuando deba renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución. i) Remitir a la Dirección Administrativa Financiera, la lista con los nombres de los funcionarios obligados a caucionar y puestos que desempeñan. j) Informar a la Dirección Administrativa Financiera, el resultado de la revisión de la lista de los funcionarios obligados a caucionar, de conformidad con los artículos 8 y 9 de este reglamento. k) Informar al superior jerárquico cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución. l) Comunicar a la Dirección General cuando se entere de la pérdida, defraudación o cualquier otra situación que afecte a la Hacienda Pública, a efectos de que se inicien los procedimientos disciplinarios y/o civiles correspondientes.

Artículo 20

Funciones de la Dirección Administrativa Financiera: Dicha unidad se encargará de: a) Velar porque la Gestión de Recursos Humanos mantenga actualizados los montos que, por concepto de las garantías, deben rendir los caucionantes. b) Supervisar que todos los funcionarios obligados a rendir la garantía, suscriban la correspondiente póliza de fidelidad. c) Informar anualmente a los funcionarios caucionantes, los montos actualizados.

Artículo 21

Ejecución de la garantía. La ejecución de la garantía debe ir precedida por un procedimiento administrativo tramitado conforme a la Ley General de la Administración Pública, en el que se determine la existencia de una presunta irregularidad relacionada con una falta del servidor caucionante que faculte a la Administración a resarcir los daños y perjuicios recibidos a través de la ejecución de la Póliza. Lo anterior, sin perjuicio de otras responsabilidades civiles y penales que existan, para lo cual, deberá accionar la administración de conformidad con los procedimientos legales correspondientes. En el transcurso del proceso de ejecución, la Administración está facultada para acceder a la información que se brindó ante las instancias financieras que efectuaron o poseen comprobantes del trámite de la garantía.

Artículo 22

Responsabilidad por la no presentación o renovación de la caución. De conformidad con lo establecido en el numeral 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la falta de presentación de la caución, así como la falta de renovación de la misma, serán causales para el cese del cargo sin responsabilidad patronal, de manera tal que cuando un funcionario incumpla con estas obligaciones en los plazos establecidos en este reglamento, la Gestión de Recursos Humanos emitirá de inmediato un informe de lo sucedido a la Asesoría Jurídica, a efecto de que se inicien las acciones pertinentes para proceder al despido del funcionario.

Artículo 23

Responsabilidad de los Administradores. Los funcionarios encargados de la administración y el control de las cauciones que permitan a un funcionario obligado a rendir caución entre en posesión de su cargo sin haber rendido de manera previa la respectiva garantía, incurrirán en falta grave, por lo cual, serán sancionados de conformidad con el régimen disciplinario correspondiente de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicios de la Dirección General de Migración y Extranjería y demás normas que regulan la materia.

Artículo 24

Incumplimiento de Obligaciones. La inobservancia de cualquier otra de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento será causal de responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de otras responsabilidades penales o civiles en las que incurra el funcionario, con base en el Reglamento Autónomo de Servicios de esta Institución y otras Leyes conexas que dispongan directamente repercusiones disciplinarias por el supuesto desacato en las mismas, en cuyo caso se realizarán los procedimientos correspondientes a efectos de establecer las sanciones pertinentes.

Artículo 25

Una vez publicado el presente reglamento la Gestión de Recursos Humanos cuenta con el plazo de 60 días naturales a efectos realizar los estudios pertinentes mediante los cuales se determine el listado de puestos para los cuales se debe rendir caución, mismos que deberá comunicar a la Dirección Administrativa Financiera en el plazo indicado para que se realicen los comunicados pertinentes.

Artículo 26

Los funcionarios que en el momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, una vez notificados de dicha obligación por parte de la Dirección Administrativa Financiera, contarán con un plazo de sesenta días hábiles para gestionar la caución y presentarla ante la Gestión de Recursos Humanos. La Dirección Administrativa Financiera, deberá supervisar que todos esos funcionarios rindan la respectiva garantía.

Artículo 27

Vigencia. Rige 1 mes después de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta . Dado en la Presidencia de la República, a los dieciséis días del mes de febrero del año 2021.