Reglamento para regular el funcionamiento del Comité de Gobernanza de Tecnologías de Información y Comunicación del Ministerio de Ambiente y Energía

Artículo 1

Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular el funcionamiento del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información del Ministerio de Ambiente y Energía.

Artículo 2

Naturaleza. El Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información será la instancia institucional que regula las acciones, actividades, proyectos e inversiones en el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) en materia de desarrollo, implementación y aplicación de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), de forma tal que estén debidamente articuladas y alineadas con el Planeamiento Estratégico Institucional.

Artículo 3

Función estratégica. El Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación velará por el desarrollo e implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación del MINAE y por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de tecnologías digitales, en particular las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información emitidas por el MICITT, aprobadas mediante el documento N.° 2 - 2021 - MICITT - DGD - OF - 215 - 2021, y las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, Ley N.° 8292, especialmente en sus artículos 8, 10 y 12, así como en la Ley de Creación de la Agencia Nacional de Gobierno Digital, Ley N.° 9943, en sus artículos 2, 4 y 7, en cuanto resulten aplicables a la gobernanza y gestión de las tecnologías de información y comunicación del Ministerio.

Artículo 4

Conformación. El Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación del MINAE estará conformado de la siguiente manera: • La persona que ocupe la Dirección de Tecnologías de Información, quien fungirá como Coordinador. • La persona que ejerza la Oficialía Mayor, como Dirección Ejecutiva del MINAE y Dirección del Programa Presupuestario 879 "Gestión Institucional". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 883 "Tribunal Ambiental Administrativo". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 884 "Comisión para el Ordenamiento y Manejo de la Cuenca del Río Reventazón". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 887 "Dirección de Agua". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 889 "Secretaría Técnica Nacional Ambiental". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 890 "Regulación, Control y Fiscalización de la Energía a Nivel Nacional". • La persona que ejerza la Dirección del Programa Presupuestario 898 "Dirección de Geología y Minas". • La persona que ocupe la Dirección de Planificación Institucional. • La persona que ocupe la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. • La persona que ocupe la Dirección de Asesoría Jurídica. • La persona que ocupe la Dirección Financiera Contable. • La persona que ocupe la Jefatura de la Proveeduría Institucional. Cada miembro titular contará con un miembro suplente, quien lo sustituirá en caso de ausencia justificada.

Artículo 5

De la asistencia a las sesiones. La asistencia a las sesiones del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación será obligatoria para los miembros titulares que lo integran, quienes sólo podrán excusarse por justa causa, lo que se hará ante el Coordinador, sin que las ausencias puedan ser permanentes. Eventualmente, el Comité podrá invitar a otras instancias institucionales que, por la naturaleza de los asuntos a tratar, se requiera de su experticia; estas tendrán voz, pero no voto en la toma de decisiones.

Artículo 6

Sobre las sesiones. El Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación sesionará en forma ordinaria una vez por trimestre, previa convocatoria del Coordinador. De igual forma, el Comité podrá sesionar en forma extraordinaria cuando sea requerido, previa convocatoria del Coordinador. En cada sesión se levantará la minuta respectiva.

Artículo 7

Sobre la Minuta y Control de Asuntos Pendientes. Se le asigna a la Dirección de Tecnologías de Información la responsabilidad de dirigir la sesión del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación, así como el control de los temas pendientes que resulten de la discusión de los puntos de agenda. La minuta de la sesión deberá ser enviada a los miembros del Comité en un plazo máximo de diez días hábiles después de llevada a cabo la sesión y deberá contener, como mínimo: • Número de la minuta • Fecha y hora de inicio de la sesión • Fecha y hora de fin de la sesión • Nombre de los asistentes • Puntos de agenda • Acuerdos tomados

Artículo 8

Sobre el quórum y los acuerdos. El Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación podrá sesionar válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros y los acuerdos serán aprobados por mayoría simple de los presentes.

Artículo 9

Funciones generales. Al Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación le corresponderá velar por la adecuada gestión de la calidad, los riesgos, la seguridad, los proyectos, el desarrollo de plataformas tecnológicas y las demás decisiones que en materia tecnológica deban tomarse, considerando para ello los recursos humanos, materiales y financieros que sean necesarios para el desarrollo, implementación, puesta en marcha y actualización de dichas plataformas.

Artículo 10

Funciones Específicas. Al Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información le corresponden las siguientes funciones: 1. Alinear el desarrollo e implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación del MINAE con la Planificación Estratégica Institucional. 2. Velar por el cumplimiento de normas técnicas vigentes en materia de TIC. 3. Emitir recomendaciones y dar seguimiento sobre el desarrollo de proyectos institucionales relacionados con las TIC. 4. Asesorar a la Administración Superior en la definición de políticas, directrices y lineamientos relativos a la gestión de las plataformas informáticas y los servicios TIC asociados. 5. Promover una cultura informática institucional, con el fin de lograr el compromiso del personal con el marco estratégico y las políticas de seguridad de TIC. 6. Promover una adecuada gestión de riesgos que permita responder de forma oportuna a las amenazas que puedan afectar la gestión de las TIC, debidamente integrada al Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) y considerando el marco normativo que le resulte aplicable.

Artículo 11

Funciones del Coordinador. Al Coordinador del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación le corresponderá convocar, dirigir y coordinar las sesiones. Para tales efectos tendrá las siguientes atribuciones: a) Realizar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación. b) Confeccionar y custodiar las minutas correspondientes a cada sesión. c) Llevar al día el archivo de los documentos. d) Fijar el orden de los asuntos que deba conocer el Comité. e) Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las minutas, así como las justificaciones, si las hubiere, de las ausencias y llegadas tardías. f) Abrir y cerrar las sesiones. g) Entregar las minutas a los miembros del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación. h) Dirigir los debates y someter a votación los asuntos importantes. i) Coordinar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias por iniciativa propia o a instancia de la mayoría de los miembros del Comité, o bien por solicitud del Ministro del MINAE. j) Comunicar los acuerdos a la Administración Superior y a las dependencias que corresponda. k) Llevar el control de los acuerdos e informar sobre el avance de estos a la Administración Superior. l) Ser intermediario entre la Administración Superior y el Comité, para todos aquellos asuntos que le competan. m) Revisar las minutas del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación. n) Emitir directrices y lineamientos en cumplimiento de lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información emitidas por el MICITT y los reglamentos internos vigentes del MINAE en materia de tecnologías de información y comunicación.

Artículo 12

Funciones de la Instancia Técnica. Tal y como lo establecen las normas, estándares y buenas prácticas para la gestión y control de las TIC, el Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación deberá contar con la asistencia y asesoría de la Jefatura de la Unidad de Tecnologías de Información como instancia técnica conocedora de los aspectos, métodos, técnicas, soluciones y herramientas en materia de TIC. A la instancia técnica le corresponden las siguientes funciones: a) Traducir los requerimientos de automatización de las actividades administrativas y sustantivas institucionales a términos informáticos. b) Recomendar y coordinar las actualizaciones y ajustes que se originen sobre la plataforma informática en el Plan Específico de Tecnologías de Información, con el tiempo, ejecución y avances tecnológicos. c) Establecer, coordinar y recomendar el buen uso de los estándares informáticos institucionales, mediante la recomendación al Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información la aplicación de nuevas políticas, directrices y lineamientos. d) Recomendar y coordinar las decisiones en materia tecnológica que originen actualizaciones y ajustes a los cronogramas de los proyectos de TIC en desarrollo. e) Analizar los factores técnicos informáticos y de costo-beneficio para emitir el criterio sobre cada proyecto de TIC que fueron avalados por el Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información que desde el punto de vista técnico son propicios para un desarrollo informático. f) Asesorar al Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información en la terminología y prácticas informáticas orientadas al desarrollo, implementación y puesta en marcha de soluciones tecnológicas. g) Apoyar activamente a los administradores de proyectos de TIC en cada una de sus etapas, según sea la naturaleza de este. h) Definir las especificaciones técnicas que se deben considerar para los estudios preliminares y de factibilidad de aquellos proyectos que cuenten con el respectivo aval del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información. i) Mantenerse al día en relación con las tendencias de la tecnología y de sus aplicaciones dentro de la institución, para efectuar los respectivos estudios, cuando el Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información lo requiera. j) Recomendar acerca de la capacitación del recurso humano que participa en el desarrollo de procesos informáticos. k) Someter para aprobación del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de la Información políticas, lineamientos, planes, presupuesto, procedimientos relacionados con la gestión de las TIC en el MINAE.

Artículo 13

Funciones de los miembros. Corresponde a los miembros del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación lo siguiente: a) Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para las cuales sea citado y, en caso de no poder asistir, remitir al Coordinador la justificación correspondiente. b) Proponer al Coordinador del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación la inclusión de asuntos a tratar en el orden del día de las sesiones ordinarias. c) Desempeñar las funciones que el Coordinador del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación les asigne e informar por escrito de los resultados en el plazo que se establezca. d) Solicitar la revisión de los acuerdos del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación, así como solicitar, en los casos que considere, la revocatoria o modificación de los acuerdos, siempre y cuando haya participado personalmente en la sesión respectiva. e) Dar su voto sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento. f) Revisar proyectos, proposiciones y mociones que estime oportuno. g) Estudiar la información remitida por la instancia técnica del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación, a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos a tratar en las sesiones. h) Participar en todas aquellas actividades de interés para la institución en materia de TIC. i) Participar en los grupos de trabajo que le indique el Coordinador del Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación. j) Ejercer las demás facultades que el Comité de Gobernanza de las Tecnologías de Información y Comunicación les otorgue mediante acuerdo.

Artículo 14

Normas supletorias. En lo que no esté expresamente regulado en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente, en lo que corresponda, las siguientes disposiciones: a) De la Ley General de la Administración Pública, Ley N.° 6227 del 2 de mayo de 1978: el artículo 7, en cuanto establece la aplicación de las normas no escritas del ordenamiento administrativo para la integración de vacíos o lagunas del régimen reglamentario; el artículo 8, en cuanto dispone la integración del ordenamiento administrativo mediante las normas necesarias para garantizar la eficiencia de la Administración y los derechos fundamentales del individuo; y el artículo 9, en cuanto ordena la aplicación supletoria del derecho privado cuando no exista norma administrativa escrita o no escrita aplicable al caso concreto. b) De la Ley General de Control Interno, Ley N.° 8292 del 31 de julio de 2002: el artículo 10, en cuanto establece la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional; el artículo 12, relativo a los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control interno; y el artículo 15, en cuanto regula las actividades de control, incluyendo la documentación de políticas, procedimientos y la adecuada asignación de autoridad y responsabilidad entre los funcionarios. c) La demás normativa vigente en materia de tecnologías de información y comunicación y de seguridad de la información que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) en su condición de rector del sector.

Artículo 15

Revisión. La Dirección de Tecnologías de Información (DTI) promoverá revisiones del presente Reglamento al menos cada tres años, o antes cuando se presenten cambios tecnológicos, normativos o de gestión que así lo requieran, a fin de mantenerlo actualizado.

Artículo 16

Rige. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la Presidencia de la República, a los 31 días del mes de julio del dos mil veintiséis.