Reglamento para la utilización de vehículos de la Municipalidad de Garabito

Artículo 1

Objeto. El presente Reglamento regula el uso, control, asignación y mantenimiento de los vehículos, la maquinaria y el equipo especial propiedad y al servicio de la Municipalidad de Garabito. Su contenido es de obligatorio conocimiento y acatamiento por parte de los choferes, conductores y usuarios de dichos bienes.

Artículo 2

Ámbito de aplicación y sujetos obligados. Quedan sujetos a este Reglamento todos los vehículos, maquinaria y equipo especial de la Municipalidad, así como los funcionarios, servidores y personeros municipales que los conduzcan, utilicen, administren, autoricen o custodien. El uso de estos bienes se orientará, en todos los casos, a la satisfacción del interés público y al cumplimiento de los fines institucionales.

Artículo 3

Identificación de los vehículos. Los vehículos de uso administrativo llevarán permanentemente las placas de matrícula oficial en los lugares donde reglamentariamente deben colocarse, así como un distintivo visible en sus costados que los identifique con el nombre de la Municipalidad de Garabito y la leyenda “Uso Oficial”.

Artículo 4

Principios rectores del uso. El uso y disposición de los vehículos municipales se sujetará a los principios de legalidad, igualdad, eficiencia, economía, transparencia, racionalidad del gasto público, control interno y rendición de cuentas, conforme a los artículos 11, 16, 113 y 269.1 de la Ley General de la Administración Pública, el artículo 3 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley No. 8422) y el oficio No. 10723 (DJ-1161) de la Contraloría General de la República. Todo acto que implique la asignación o autorización de uso de un vehículo deberá responder a un interés institucional debidamente justificado y motivado.

Artículo 5

Prohibición de asignación discrecional o semidiscrecional a autoridades municipales . No procede la asignación de vehículos de uso discrecional o semidiscrecional a los alcaldes, vicealcaldes, regidores, síndicos ni a ninguna otra persona sometida al régimen municipal, por no estar contemplados en la lista taxativa de los artículos 237 y 238 de la Ley No. 9078. Se prohíbe toda práctica o condición que, aun sin denominarse formalmente así, se ajuste fácticamente a dichos supuestos.

Artículo 6

Improcedencia del traslado entre la casa de habitación y la sede o el lugar de labores. No se autorizará el uso de vehículos municipales para trasladar a funcionarios o personeros desde o hacia su casa de habitación, por constituir el traslado una obligación propia del funcionario no ligada intrínsecamente al ejercicio de sus funciones ni a la satisfacción del interés público. Por ninguna razón los vehículos de uso administrativo podrán quedar estacionados en una casa de habitación al finalizar la jornada.

Artículo 7

No constituye salario en especie. En ningún caso las necesidades y ventajas que represente para el servidor municipal el uso del vehículo, sea de uso discrecional o administrativo, se reputará como salario en especie.

Artículo 8

Clasificación. Para los efectos del presente Reglamento, los vehículos se clasifican en las siguientes categorías, con las regulaciones que se indican: I. Vehículo de uso administrativo. Están comprendidos en esta categoría los vehículos destinados a prestar servicios regulares de transporte en función de las diferentes oficinas de la Municipalidad, para el desarrollo normal de la institución. Dichos vehículos estarán sometidos a las siguientes regulaciones: Deben estar marcados con el emblema de la Municipalidad de Garabito, así como portar placas de carácter oficial. El consumo de combustible estará sometido a una cuota racional mensual según las necesidades, siguiendo los procedimientos establecidos en el manual de entrega de órdenes de compra de combustible. Su utilización deberá realizarse dentro de la jornada ordinaria de la Municipalidad, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Para que circulen fuera de la jornada establecida se requerirá autorización expresa y por escrito del Alcalde Municipal. Deberán utilizarse única y exclusivamente en asuntos de la institución, quedando prohibido su uso para asuntos particulares. Estarán sometidos a control de kilometraje y del motivo del viaje en cada recorrido o servicio que presten. Al finalizar la jornada deberán quedar estacionados en los lugares previamente establecidos por la institución. Por ninguna razón podrá ser en una casa de habitación. Cuando personas que desarrollen programas de apoyo fuera de la institución soliciten el servicio de transporte, este deberá ser autorizado previa y expresamente por escrito por el Alcalde Municipal, siempre que no se trate de acciones de trabajo desvinculadas de la Municipalidad y que exista una base institucional o legal específica que lo sustente. Esta posibilidad se valorará cuidadosamente, no podrá constituir un beneficio particular y quedará sujeta a los mecanismos de control interno de este Reglamento. Para la utilización de cualquier vehículo de uso administrativo deberá llenarse, en cada ocasión, la boleta denominada “Fórmula para el control de uso de vehículos”, en la que se especificará: nombre del conductor; número de cédula de identidad, número y tipo de licencia, nombre del usuario y servicio, unidad a la que pertenece, destino, hora de salida y hora de ingreso, kilometraje al salir y al regresar, número de placa de la unidad, combustible requerido, desperfectos sufridos y detectados, número de oficio que autoriza la gira, y nombre, firma y sello de quien autoriza. Los documentos que se generen deberán ser archivados adecuadamente de manera que sirvan de base para la toma de decisiones y el ejercicio de los controles respectivos. II. Vehículos de uso policial. Son aquellos vehículos de uso de la Policía Municipal, destinados en forma exclusiva a prestar servicios relacionados con la seguridad ciudadana, el mantenimiento del orden público y demás funciones de la Policía Municipal. Estarán sometidos a las siguientes regulaciones: a. Deben utilizarse exclusivamente para el cumplimiento de las funciones policiales. Está prohibido su uso en asuntos particulares. b. Estarán debidamente identificados con el rótulo respectivo del cuerpo policial municipal. c. Deben portar las placas metálicas de carácter oficial. d. Podrán utilizar señales rotativas luminosas roja y azules. e. Los vidrios y parabrisas no deben estar polarizados, salvo que vengan así de fábrica. f. No podrán ser destinados a oficinas o dependencias administrativas, excepto por razones de urgencia o necesidad, según autorización por escrito del Alcalde Municipal. g. No tienen limitaciones en cuanto al horario de servicio. h. El consumo de combustible no estará limitado a una cuota mensual; no obstante, deberán seguirse los procedimientos establecidos en el manual de entrega de órdenes de compra de combustible. i. Estarán sometidos a control de kilometraje y combustible a cargo del Departamento de Transportes. j. Para la utilización de cualquier vehículo policial se deberá llenar la fórmula para el control de vehículos descrita en el aparte de los vehículos de uso administrativo. III. Maquinaria y equipo especial. Son aquellos de propiedad de la Municipalidad de Garabito destinados a la atención de la Red Vial Cantonal. Estarán sometidos a las siguientes regulaciones: a. No podrán utilizarse en la ejecución de obras que no sean de interés público, ni para el transporte de materiales no autorizados a particulares. b. Deben estar marcados con el emblema de la Municipalidad de Garabito, así como portar placas metálicas de carácter oficial. c. El consumo de combustible estará sometido a una cuota racional mensual según las necesidades, siguiendo los procedimientos establecidos en el manual de entrega de órdenes de compra de combustible. d. Su utilización deberá realizarse dentro de la jornada ordinaria de la Municipalidad, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. Para su uso fuera de la jornada establecida se requerirá autorización expresa y por escrito del Alcalde Municipal. e. Estarán sometidos a control de kilometraje y combustible a cargo del Departamento de Transportes. f. Para su utilización se deberá llenar la fórmula para el control de vehículos descrita en el aparte de los vehículos de uso administrativo. Los asignatarios de vehículos, maquinaria y equipo especial son responsables del correcto uso de los mismos.

Artículo 9

Traslado de personeros municipales para el cumplimiento de funciones oficiales. Los regidores, síndicos, el alcalde, los vicealcaldes y demás personeros municipales podrán ser trasladados en vehículos de uso administrativo o policial únicamente para el cumplimiento de funciones oficiales, comisiones y actos de representación institucional del gobierno local, cuando exista un acto administrativo formal y motivado que acredite el interés público del traslado y la vinculación directa de la actividad con las competencias municipales. Queda excluido de esta autorización el traslado entre la casa de habitación y la sede municipal o el lugar de celebración de las sesiones, conforme al artículo 6 de este Reglamento. La existencia de este supuesto no faculta la asignación permanente de vehículo a persona determinada.

Artículo 10

Órgano de control y sus deberes. El control de los vehículos, maquinaria y equipo especial estará a cargo del Alcalde Municipal, quien podrá delegarlo, en el caso de vehículos, en el Encargado de Transportes o en el Comisionado de la Policía Municipal, y en el caso de maquinaria y equipo especial, en la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal, los cuales tendrán los siguientes deberes: a. Atender y tramitar con prontitud los asuntos administrativos relativos al uso de vehículos, maquinaria y equipo especial a su cargo. b. Velar por que los servicios de reparación de vehículos se realicen con la mayor eficiencia y eficacia. c. Recibir las nuevas adquisiciones y constatar que las condiciones reales correspondan a las especificaciones de los documentos de compra. d. Sacar de circulación aquellos vehículos, maquinaria o equipo especial que no se encuentren aptos para circular, comunicándolo por escrito a la Proveeduría Municipal a fin de que se dé de baja el activo y se inicien los trámites de desinscripción ante el Registro Nacional. e. Asignar los vehículos, maquinaria o equipo especial de acuerdo con las características del servicio que demanda, tomando en cuenta criterios de utilidad y de uso racional de los recursos. f. Reportar a la Alcaldía Municipal, en forma inmediata, los accidentes en que intervengan vehículos, maquinaria o equipo especial a su cargo. g. Llevar un control de los vehículos, maquinaria y equipo especial que están en servicio y el detalle de su estado, así como de los que están fuera de servicio y el motivo. h. Velar porque los vehículos, maquinaria y equipo especial estén cubiertos por pólizas de seguro. i. Velar porque los conductores mantengan sus licencias vigentes y porten la identificación respectiva como choferes de la institución. j. Solicitar a la Proveeduría los trámites para alquilar servicios de maquinaria o equipo especial externos por razones de necesidad institucional, previo visto bueno de la Alcaldía Municipal. k. Mantener una lista del personal que, en casos especiales y por situaciones emergentes, pueda desempeñarse como conductor de conformidad con el artículo 11 de este Reglamento.

Artículo 11

Conducción de los vehículos y registro de conductores. Los vehículos de toda clase que existan en la Municipalidad solo podrán ser conducidos por aquellos funcionarios nombrados como choferes con los requisitos pertinentes, salvo en los casos en que, por inopia, sea necesario ocupar a otro personal para tal labor, el cual deberá estar debidamente autorizado. El vehículo de uso discrecional solo podrá ser conducido por la persona a quien se le asigne. En el Departamento de Transportes se llevará un registro actualizado y prontuario que contenga la información y el récord de los choferes de la institución, así como del personal que en casos especiales y por situaciones emergentes pueda desempeñarse como conductor.

Artículo 12

Bitácoras, control de kilometraje y reportes . Todos los vehículos estarán sujetos a bitácoras de uso diario, control de recorrido y kilometraje, y a un reporte mensual del uso autorizado. El encargado de la flotilla municipal supervisará el c umplimiento de estos controles, sin perjuicio de las competencias de la Auditoría Interna. Los registros deberán conservarse y sistematizarse de forma que sirvan de base para la fiscalización y la toma de decisiones.

Artículo 13

Rendición de cuentas y procedimiento ante irregularidades. La Administración establecerá mecanismos para la recepción de denuncias, la realización de auditorías periódicas y la adopción de acciones correctivas cuando se detecten incumplimientos en el uso de los vehículos. Es deber de la Administración verificar sus prácticas y su regulación interna para identificar irregularidades en el uso o el control de los vehículos y procurar su ajuste a la normativa legal, al sistema de control interno y al bloque de legalidad.

Artículo 14

Obligaciones de los conductores. Son obligaciones de los conductores: a. Conducir el vehículo con el mayor cuidado y mantener una conducta seria, responsable y diligente, respetando las normas de seguridad y tránsito de la Ley de Tránsito vigente, y velar por que sus pasajeros cumplan las normas aplicables, tales como el uso del cinturón de seguridad, cascos y chalecos reflectivos en las motocicletas u otros dispositivos de seguridad. b. Acatar las órdenes que se le giren en cuanto a la prestación de sus servicios. c. Velar en todo momento por la custodia, limpieza y conservación del automotor a su cargo, y responder por los daños al vehículo cuando se compruebe descuido o inobservancia de las leyes de tránsito. d. Verificar el buen estado del vehículo, que porte las placas oficiales correspondientes y el derecho de circulación, e informar a su superior en caso contrario. e. Informar cada quince días sobre el funcionamiento del vehículo. f. Trasladar el vehículo, al finalizar la jornada de trabajo, al lugar destinado para su custodia. g. Garantizar que el vehículo bajo su custodia temporal quede asegurado de la mejor manera previsible cuando esté estacionado en la vía pública o en un parqueo público o privado. h. Mantener su licencia de conducir al día. i. Cubrir las multas por las infracciones a la Ley de Tránsito y otras regulaciones penalizadas cuando incurra en ellas. j. Remitir a la jefatura un informe detallado y completo de cualquier accidente o colisión, de inmediato si fuera posible o, a más tardar, dentro de las veinticuatro horas siguientes al hecho, salvo razones de fuerza mayor que lo justifiquen, en cuyo caso deberá hacerlo dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes, anotando el parte y la prueba correspondiente y llamando a las autoridades competentes en caso de accidente. k. Comprobar la existencia de herramientas e implementos, así como cualquier daño o anomalía, tanto al iniciar como al finalizar la jornada de trabajo.

Artículo 15

Negativa a prestar el servicio. El chofer podrá negarse a realizar un servicio: a. cuando el vehículo asignado no reúna las condiciones mínimas de seguridad o de tránsito; y b. cuando se pretenda usar el vehículo para fines distintos a los autorizados o contrarios a los fines municipales.

Artículo 16

Obligaciones del usuario. Son obligaciones del usuario: a. Informar al jefe correspondiente de cualquier irregularidad cometida por el conductor en el desempeño de sus labores. b. Auxiliar al conductor cuando fuere necesario. c. Utilizar los servicios de la unidad en actividades estrictamente oficiales o de trabajo. d. Portar un carné que lo acredite como funcionario de la Municipalidad de Garabito. e. No alargar el itinerario ni modificarlo por razones personales, haciendo durar el recorrido más allá de lo necesario según el objetivo del viaje.

Artículo 17

Prohibiciones. Queda prohibido: a. Programar salidas con vehículos, maquinaria o equipo especial que requieran reparaciones o mantenimiento. b. La operación de vehículos, maquinaria o equipo especial por parte de funcionarios no autorizados o de particulares. c. Utilizar los vehículos, maquinaria o equipo especial para actividades de tipo personal, ajenas a las labores de la institución, o fuera del horario a que la unidad se encuentra sujeta. d. Conducir bajo los efectos del licor o de cualquier tipo de drogas que disminuya la capacidad física o mental del conductor, o de manera temeraria. El desacato a esta disposición será considerado falta grave y dará base para el despido sin responsabilidad patronal, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa, civil o penal en que se incurra. e. Conducir a velocidades superiores a las permitidas por la ley y los reglamentos. f. Permitir o conducir el vehículo, maquinaria o equipo especial en actividades no oficiales o ajenas a la Municipalidad, así como transportar particulares, salvo en los casos que por aspectos de trabajo o emergencia lo justifiquen y con la autorización correspondiente. g. Aparcar los vehículos en zonas prohibidas por la Ley de Tránsito, ni frente a cantinas, tabernas o similares, ni frente a establecimientos comerciales cuya ocupación atente contra la moral y las buenas costumbres. Se exceptúan las actividades funcionariales que impliquen acudir a esos lugares para operativos de control, clausura o cierre de negocios, inspección ocular u otros que exijan la presencia del funcionario municipal. h. Utilizar indebidamente los combustibles, lubricantes, herramientas y repuestos asignados al vehículo. i. Irrespetar el horario de operación a que está sujeto el vehículo. j. Adherir a los vehículos rótulos o marbetes no oficiales.

Artículo 18

Prohibiciones de los usuarios. Se prohíbe al usuario comportarse en desacuerdo con la moral y las buenas costumbres, operar el vehículo sin el correspondiente permiso o apartarse de la ruta autorizada, haciendo incurrir al chofer en paradas innecesarias.

Artículo 19

Utilización del vehículo fuera de la jornada ordinaria. Es prohibido el uso del vehículo fuera de la jornada de labores, salvo autorización expresa del Alcalde Municipal. Esta disposición no afecta al vehículo de uso policial, que por la índole de su uso puede operar fuera de la jornada citada.

Artículo 20

Intercambio de combustible y accesorios. Los conductores de vehículos de la Municipalidad de Garabito no podrán hacer intercambios de accesorios o combustible de un vehículo a otro.

Artículo 21

Seguridad de los vehículos. Se prohíbe dejar aparcados o abandonados los vehículos oficiales en lugares donde corra peligro su seguridad, sus materiales o el equipo de transporte.

Artículo 22

Responsabilidad por uso indebido . Cualquier uso indebido, irregular, ilegal o desproporcionado del vehículo será responsabilidad del funcionario o personero que lo autorice o utilice, conforme al bloque de legalidad vigente. El empleo de fondos o bienes públicos con finalidades distintas de aquellas a las que están destinados constituye hecho generador de responsabilidad administrativa (artículo 110 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos), sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que correspondan, incluida la prevista en el artículo 361 del Código Penal, y del régimen de control y fiscalización de la Contraloría General de la República.

Artículo 23

Normativa aplicable. Las infracciones al presente Reglamento serán sancionadas de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, la Ley General de la Administración Pública, el Código Municipal, el Código de Trabajo y demás disposiciones vigentes, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que deba asumir el infractor, y de las sanciones que procedan por faltas contra la normativa técnica o jurídica vigente.

Artículo 24

Sanciones. Según la gravedad de la falta se aplicarán las siguientes sanciones: 1. amonestación verbal la primera vez; 2. amonestación escrita la segunda vez; 3. suspensión de ocho (8) a quince (15) días; y 4. despido sin responsabilidad patronal. Las disposiciones de este Reglamento no limitan a la Municipalidad para aplicar sanciones más severas, según la gravedad del caso, de acuerdo con el Código Municipal, el Código de Trabajo y demás leyes respectivas.

Artículo 25

Obligaciones del conductor en caso de accidente. En caso de sufrir un accidente, es obligación del conductor: a) que el vehículo permanezca en el lugar del accidente, con el motor apagado y tomando las demás medidas de seguridad convenientes, no pudiendo separarse del vehículo salvo que sus condiciones físicas producto del accidente no lo permitan; b) dar aviso a las autoridades competentes de tránsito y al Instituto Nacional de Seguros por el medio más expedito posible, e igualmente al Alcalde Municipal; c) en caso de colisión con otros vehículos, anotar el número de placa y el nombre y apellidos de las personas involucradas y de quienes presencien el accidente; y d) prestar toda la colaboración a las autoridades que se presenten.

Artículo 26

Prohibición de arreglo extrajudicial. Queda prohibido al conductor efectuar arreglos extrajudiciales en caso de accidentes con vehículos oficiales, debiendo comunicar al particular que se apersone o se comunique con la Municipalidad para efectuar las gestiones correspondientes.

Artículo 27

Responsabilidad del conductor declarado responsable. El chofer o conductor que fuese declarado responsable por los Tribunales de Justicia con motivo del accidente deberá cancelar el monto correspondiente al deducible del seguro y las indemnizaciones que deba hacer la Municipalidad a favor de terceros afectados, en su totalidad, cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible. En accidentes de vehículos cuya póliza no cuente con deducible, el conductor deberá pagar los daños ocasionados al vehículo municipal conforme al avalúo de la entidad aseguradora. Es igualmente responsable cuando, previa investigación, se determine que incurrió en alguna de las situaciones prohibidas en el artículo 17, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias correspondientes.

Artículo 28

Reemplazo de accesorios perdidos. Los accesorios, repuestos, herramientas y demás implementos de los vehículos que se den por perdidos o se pierdan sin justificación alguna serán reemplazados por el funcionario que tuvo a cargo el vehículo, como responsable directo de la pérdida, así como el pago de la reparación de los daños que se comprueben debidos a falta de diligencia en el cuido y tutela de los mismos.

Artículo 29

Motocicletas y cuadriciclos. Las motocicletas y cuadriciclos con que cuenta la Municipalidad quedan incluidos dentro de la categoría de vehículos de uso administrativo y se les aplicarán todas las regulaciones de este Reglamento, salvo que por su naturaleza no fuera posible.

Artículo 30

Aplicación y responsabilidad. Corresponde al Alcalde Municipal velar por la aplicación de este Reglamento y resolver las dudas en su aplicación concreta, pudiendo dictar directrices internas de ejecución. La responsabilidad del buen uso de los vehículos oficiales recae en la autoridad superior, mediante la dependencia interna encargada de su administración.

Artículo 31

Preferencia por medios de transporte más económicos. Cuando la naturaleza de la labor a desarrollar, así como la conveniencia y oportunidad del medio a usar, amerite la utilización de medios de transporte colectivo, estos deberán preferirse siempre que resulten más económicos, sin menoscabo de la labor a realizar.

Artículo 32

Reglamentación complementaria. La Administración podrá emitir directrices internas, formatos y manuales que complementen este Reglamento, siempre respetando el marco legal y los criterios emitidos por la Contraloría General de la República.

Artículo 33

Derogatoria. El presente Reglamento deroga integralmente el Reglamento para la Utilización de Vehículos de la Municipalidad de Garabito, publicado en La Gaceta No. 42, del 28 de febrero de 2001 y sus reformas publicadas en La Gaceta No. 47 del 9 de marzo de 2015 y La Gaceta No. 146 del 6 de agosto de 2019, así como cualquier otra disposición reglamentaria de igual o inferior rango que se le oponga.

Artículo 34

Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Publíquese.