Reglamento para la prevención y el establecimiento de sanciones administrativas por sobregiros presupuestarios en la Refinadora Costarricense de Petróleo S. A.

Artículo 1

Objetivo Establecer las disposiciones que permitan garantizar el cumplimiento del marco jurídico en materia presupuestaria y los mecanismos para la prevención de los sobregiros en la ejecución del presupuesto. El presente reglamento tiene como finalidad: a) Velar porque la ejecución presupuestaria se cumpla conforme lo autorizado como parte del control interno institucional en el marco de las competencias y responsabilidades asignadas. b) Definir el marco de responsabilidad de las personas participantes en la administración del presupuesto, a fin de ejercer un efectivo control sobre las autorizaciones de gasto y los recursos destinados a la satisfacción de los objetivos y programas institucionales. c) Dictar los lineamientos y procedimientos necesarios a fin de prevenir los sobregiros presupuestarios en armonía con el marco jurídico vigente en materia presupuestaria. d) Establecer la normativa técnica para lograr la sana administración de los recursos presupuestarios, que permitan tomar las acciones necesarias para que el control institucional se lleve a cabo con eficacia y transparencia. e) Establecer las causales de responsabilidad, las consecuencias del incumplimiento y los mecanismos de sanción pertinentes, cuando se incurra en sobregiros presupuestarios acorde con la normativa vigente.

Artículo 2

Ámbito de aplicación Este reglamento será aplicable a las personas que ostenten el puesto de titular en la Presidencia, Auditoría General, Gerencia General, Gerencias de Área, Direcciones, jefaturas de departamento y las personas trabajadoras que coordinen el POI-Presupuesto responsable del centro gestor, proyectos u obras y demás personas trabajadoras que participan en el proceso presupuestario de la Empresa.

Artículo 3

Definiciones . Para efectos del presente reglamento, se entenderá por: Centro Gestor: Es la unidad administrativa o dependencia a cuyo cargo está asignada la administración de programas, subprogramas, actividades, proyectos, obras u otros. Asimismo, tiene asignados recursos financieros del presupuesto. Control presupuestario: Está constituido por una serie de acciones administrativas que permiten medir, controlar y corregir la ejecución presupuestaria, para que esté dentro de los límites previstos en el presupuesto aprobado. Ejecución presupuestaria: Se debe entender como el conjunto de transacciones, operaciones financieras o de otra naturaleza, realizadas para recibir los fondos correspondientes; así como para gastar con cargo a las asignaciones presupuestarias autorizadas y disponibles en cada programa. Empresa: Refinadora Costarricense de Petróleo S. A. o RECOPE S. A. Estructura presupuestaria: Se entiende como la estructura programática conformada por programas, subprogramas, actividades, proyectos, obras, centros gestores; así como la estructura de cuentas según el objeto de gasto, integrada por partidas, subpartidas y renglones presupuestarios; cuando corresponda. Persona trabajadora responsable de la administración de los recursos presupuestarios: Es la persona trabajadora encargada de la administración del centro gestor, proyecto u obra, que tienen a cargo el control presupuestario y las unidades administrativas de la Empresa, responsables por la asignación de recursos presupuestarios y la aplicación de gastos a otros centros gestores. Titular subordinado encargado de los centros gestores, proyecto u obra: Es el titular subordinado de la unidad administrativa o dependencia, a quien se le asignan los recursos y está encargado de la administración y ejecución del presupuesto. Persona Trabajadora responsable del control presupuestario: Es la persona funcionaria que recibe la delegación de la función del control presupuestario en cada centro gestor. Informe de ejecución: Es el documento producto de la contabilización presupuestaria, que contiene el detalle del presupuesto debidamente aprobado, tanto de ingresos como de gastos y sus variaciones, así como las cifras de su ejecución. También incluirá todo ingreso no presupuestado que se ejecute. Obra: Es una subdivisión referida a un proyecto o subproyecto de inversión. Partida presupuestaria: Se entiende por partida presupuestaria, aquellos grupos generales en los cuales se incorporan varias subpartidas presupuestarias, de acuerdo con el Clasificador por Objeto del Gasto. Presupuesto: Instrumento que expresa en términos financieros el plan operativo institucional, mediante la estimación de los ingresos y gastos necesarios para cumplir con los objetivos, metas y actividades definidos en el Plan Operativo Institucional, de los programas establecidos. Presupuesto institucional por programas: Se define como la estimación de los flujos de ingresos y egresos, del movimiento de recursos de efectivo que se generarán al ejecutar el presupuesto por los diferentes programas presupuestarios; así como los recursos de crédito u otras fuentes de financiamiento correspondientes al ejercicio económico. Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa: Las asignaciones presupuestarias de los gastos, con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existan saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios. Proceso presupuestario: Es un conjunto de fases continuas dinámicas, participativas y flexibles, mediante las cuales se formula, discute, aprueba, ejecuta, controla y evalúa la actividad institucional, en sus dimensiones físicas y financieras, de conformidad con el bloque de legalidad. Profesional coordinador del presupuesto: Es la persona designada a nivel de la Gestión Corporativa (Presidencia y Auditoría General), de la Gestión Gerencial (Gerencia General) y Gestión del Negocio (Gerencias de Área), para coordinar la función presupuestaria de su área. Programa: Es la unidad productiva por excelencia, el medio para cumplir con los objetivos, metas establecidos mediante la agrupación de actividades y proyectos afines y sus correspondientes autorizaciones presupuestarias. Proyecto: Es una división referida a un programa de inversión que se subdivide en obras para la formación de bienes de capital. Representa el conjunto de acciones orientadas a la ejecución de construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación y reconstrucción de las ya existentes. Reserva de Recursos: Permite separar fondos presupuestarios para la adquisición de bienes o servicios, o para el pago de obligaciones con terceros que no requieren formalizarse mediante un proceso de contratación pública. Para efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el presupuesto asignado. Renglón presupuestario : Es la mayor especificidad de una determinada erogación o subpartida presupuestaria. Sistema de información presupuestaria vigente: Sistema de información automatizado mediante el cual se registra y procesa la información del presupuesto, sus variaciones y la ejecución a nivel Empresarial, de acuerdo con la estructura programática, orgánica y de cuentas de los clasificadores de ingresos y gastos vigente en la Empresa. Sobregiro presupuestario: El presupuesto ordinario y las variaciones a éste aprobadas por la Contraloría General de la República, la Junta Directiva y otras instancias generales, según corresponda, constituyen el límite de la acción financiera de la Empresa, de manera que el sobregiro presupuestario se define como la realización de erogaciones más allá de ese límite aprobado, incluyendo los casos en que se ordene, autorice o pague un gasto sin el correspondiente saldo disponible en la subpartida y el centro gestor respectivo, aun cuando exista disponibilidad en otras partidas o en el presupuesto total de la Empresa Subpartida: Corresponde a aquellos rubros en los cuales se desglosan las partidas presupuestarias. Tiene como finalidad agrupar los bienes y servicios de acuerdo con su naturaleza. Las subpartidas comúnmente agrupan conceptos de gasto homogéneos, los cuales en la estructura presupuestaria se denominan renglón presupuestario. Variaciones al presupuesto : Corresponden a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias internas y externas competentes, necesarios para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades, derivados de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que pueden ocurrir durante el desarrollo del proceso presupuestario.

Artículo 4

Competencia . Compete al Departamento de Planificación Empresarial adscrito a la Gerencia General, el suministro a nivel empresarial, de los informes de ejecución presupuestaria. Les corresponde a las personas encargadas de cada Centro Gestor y Coordinadores POI-Presupuesto de cada Gerencia y Dirección, asegurar los recursos necesarios para atender de manera oportuna los compromisos adquiridos. Le corresponde a los órganos disciplinarios competentes de la Empresa iniciar, tramitar y resolver los procedimientos administrativos disciplinarios, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Procedimientos Laborales de la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), dirigidos a determinar las eventuales responsabilidades derivadas del incumplimiento, inobservancia o transgresión de las normas, principios, lineamientos, directrices y procedimientos que integran el Sistema de Administración Financiera del Sector Público, así como de las disposiciones contenidas en el presente reglamento. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades de naturaleza administrativa, civil y/o penal que pudieren resultar procedentes conforme al ordenamiento jurídico vigente, cuando de los hechos investigados se desprenda la posible comisión de conductas sancionables o generadoras de daño patrimonial para la Administración Pública o para terceros. Capítulo II Deberes y obligaciones

Artículo 5

Deberes del titular designado en la Presidencia, Gerencia General, Gerencias de Área y Auditoría General. Conforme a lo dispuesto por la Ley General de Control Interno, corresponde a estas personas lo siguiente: a) Velar por la sana administración, ejecución y control de los recursos financieros incorporados en el presupuesto institucional de la Empresa; así como por los recursos asignados a sus respectivas áreas y unidades administrativas. b) Adoptar en forma oportuna las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviación o irregularidad que aseguren el equilibrio presupuestario. c) Dar seguimiento a las decisiones y medidas correctivas adoptadas que garanticen el cumplimiento de los objetivos y metas empresariales. d) Las personas que ocupen el puesto de Gerente General y Gerentes de Área deberán informar por escrito a su superior jerárquico del resultado de las irregularidades y desviaciones detectadas y las medidas adoptadas. Asimismo, las personas que ocupen el puesto de Gerentes de Área deberán gestionar ante la Gerencia de Administración y Finanzas el inicio de los procedimientos administrativos disciplinarios que en derecho correspondan, con observancia del debido proceso y el derecho de defensa cuando el involucrado sea un Director (a) de Área. e) Todos los otros deberes que le señalan las leyes y reglamentos.

Artículo 6

Deberes de los titulares subordinados responsables del centro gestor, proyecto u obra, por la asignación de recursos presupuestarios: Son deberes de los titulares subordinados a cargo de los centros gestores, proyectos u obras, los siguientes: a) Velar por la sana administración de los recursos incorporados en los presupuestos de sus respectivas unidades administrativas o dependencias. b) Prevenir que se originen los sobregiros presupuestarios durante la ejecución del presupuesto institucional, o a nivel de los programas presupuestarios, monitoreando que se cuentan con los recursos suficientes para atender los pagos programados. c) Velar porque las actividades de control previo y seguimiento de la ejecución presupuestaria se realicen de conformidad con las disposiciones y directrices emitidas en esta materia. d) Tomar acciones correctivas para prevenir la ocurrencia de sobregiros presupuestarios que se puedan presentar en sus respectivas áreas. e) Gestionar oportunamente las variaciones al presupuesto requeridas para prevenir los sobregiros presupuestarios. f) Velar porque en toda variación al presupuesto los movimientos de recursos que se realicen no sean destinados a cubrir sobregiros, sino para atender erogaciones futuras. g) Velar porque no se generen sobregiros presupuestarios cuando se rebajen recursos en las variaciones al presupuesto. h) Velar por el cumplimiento del presente reglamento. i) Deberán informar por escrito a su superior jerárquico acerca de las irregularidades o desviaciones detectadas y las medidas administrativas adoptadas. Asimismo, corresponderá al Titular Subordinado gestionar ante la Gerencia de Administración y Finanzas el inicio de los procedimientos administrativos disciplinarios que en derecho correspondan, con observancia del debido proceso y el derecho de defensa.

Artículo 7

De la persona trabajadora responsable del control presupuestario de centros gestores proyectos u obras . Las personas trabajadoras responsables del control presupuestario de centros gestores, proyectos u obras, serán responsables de lo siguiente: a) Establecer procedimientos de control que le aseguren contar con los fondos presupuestarios para la adquisición de bienes o servicios, o para el pago de obligaciones con terceros que no requieren formalizarse mediante un proceso de contratación pública. b) Realizar las actividades de control previo y de seguimiento de la ejecución presupuestaria de conformidad con las disposiciones y directrices emitidas en esta materia. c) Analizar y dar seguimiento a la información que se obtiene de los sistemas de información que dispone la Empresa, así como los informes de ejecución presupuestaria por centro gestor, proyecto u obra que remite el Departamento de Planificación Empresarial, para detectar desviaciones con respecto a lo programado y recomendar acciones correctivas (trámite de variaciones presupuestarias) cuando proceda, para prevenir los sobregiros presupuestarios. d) Prevenir con las acciones de su competencia los sobregiros que se puedan presentar en el presupuesto institucional o en los programas presupuestarios. e) Informar a su superior jerárquico cualquier irregularidad presupuestaria detectada en su centro gestor asignado.

Artículo 8

Del Departamento de Planificación Empresarial . El Departamento de Planificación Empresarial es responsable de lo siguiente: a) Comunicar oportunamente a la Presidencia, Auditoría General, Gerencia General y Gerencias de Área, el informe mensual de ejecución presupuestaria empresarial, desglosado por Gerencia de Área, centros gestores, proyectos, obras, a nivel de subpartida presupuestaria, así como también remitir mensualmente el informe de ejecución que se tramita ante las instancias externas correspondientes, a nivel Institucional y de Programas, por renglón presupuestario. b) Dar seguimiento a los libros creados a nivel de Centro Gestor y proyectos, a fin de verificar la correcta ejecución presupuestaria. c) Tramitar oficio ante la dependencia que genere el sobregiro, indicando la ocurrencia del mismo con el siguiente desglose: Dependencia, Gerencia, Centro Gestor, Centro de Costo, partida presupuestaria y monto del sobregiro, con la finalidad de que se solicite un informe detallado y con el debido respaldo a la dependencia correspondiente para que se tomen las medidas correctivas. El oficio debe tramitarse antes del cierre presupuestario mensual y de la generación de informes de ejecución presupuestaria. En caso de no realizarse la corrección del sobregiro, se enviará oficio al Superior jerárquico de esa dependencia quien deberá iniciar el debido proceso según se indica en el artículo 14 y siguientes de este reglamento. d) Remitir a la Gerencia General y a las Gerencias de Área el informe mensual de sobregiros presupuestarios, si corresponde. e) Tramitar de acuerdo con una programación preestablecida, las variaciones al presupuesto solicitadas por las dependencias de la Empresa.

Artículo 9

De los Gerentes de Área . Las personas trabajadoras que ocupen el puesto de Gerente de área son responsables de lo siguiente: a) Velar por el cumplimiento del presente reglamento en lo que les corresponde. b) Velar porque las personas Titulares Subordinadas promuevan, cuando resulte procedente y obligatorio, el inicio de los procedimientos administrativos disciplinarios que en derecho correspondan, de conformidad con el Reglamento de Procedimientos Laborales de la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), a fin de determinar la eventual responsabilidad administrativa derivada del incumplimiento de la normativa aplicable en materia de administración de fondos públicos y de las disposiciones del presente reglamento. c) Informar a la Gerencia General o en su ausencia a la Presidencia, sobre las sanciones impuestas por sobregiros presupuestarios y las acciones correctivas tomadas para prevenir su ocurrencia en las áreas respectivas.

Artículo 10

De la persona designada como Gerente General. Será responsable de lo siguiente: a) Remitir a la Presidencia, el informe mensual de sobregiros presupuestarios a nivel de programas, proyectos, obras, partidas y subpartidas presupuestarias. b) Solicitar el inicio del procedimiento disciplinario ante la Gerencia de Administración y Finanzas, a fin de establecer la responsabilidad administrativa de personas a su cargo, que infrinjan la normativa establecida en materia de administración de fondos públicos como este reglamento. c) Coordinar con la dependencia correspondiente el procedimiento para la corrección del sobregiro presentado, de acuerdo con el oficio enviado por el Departamento de Planificación Empresarial. d) Velar por el cumplimiento del presente reglamento en lo que le corresponde. e) Informar a la Presidencia sobre las sanciones impuestas a nivel empresarial por sobregiros presupuestarios y las acciones correctivas tomadas para prevenir su ocurrencia a nivel empresarial.

Artículo 11

De la persona designada como auditor general. Será responsable de lo siguiente: a) Promover, de acuerdo con el ámbito de sus competencias, ante la Gerencia de Administración y Finanzas, el inicio de los procedimientos administrativos disciplinarios que en derecho correspondan, de conformidad con el Reglamento de Procedimientos Laborales de RECOPE, a fin de determinar la eventual responsabilidad administrativa de las personas trabajadoras a su cargo que infrinjan la normativa aplicable en materia de administración de fondos públicos y las disposiciones del presente reglamento. b) Mantener informada y brindar asesoría, en el ámbito de sus competencias, a la Presidencia acerca de la eventual imposición de sanciones derivadas de sobregiros presupuestarios, así como de las medidas correctivas, preventivas y de control interno recomendadas e implementadas para mitigar riesgos y evitar su recurrencia.

Artículo 12

De la persona nombrada como presidente . Será responsable de lo siguiente: a) Solicitar el inicio del procedimiento disciplinario ante la Gerencia de Administración y Finanzas, a fin de establecer la responsabilidad administrativa de quienes estén a su cargo, que infrinjan tanto la normativa establecida en materia de administración de fondos públicos como este reglamento. b) Velar por el cumplimiento del presente reglamento en lo que le corresponda. c) Cumplir con las obligaciones definidas en el Artículo 10, en caso de ausencia de la persona nombrada como Gerente General.

Artículo 13

Control a priori . Son requisitos indispensables para prevenir los sobregiros presupuestarios los siguientes: a) Todo documento que genere trámites administrativos, que culmine con la ejecución de un gasto en el presupuesto institucional de la Empresa, debe contar con la respectiva reserva de recursos para la adquisición de bienes y servicios, así como el pago de obligaciones con terceros que no requieren formalizarse mediante un proceso de contratación pública. b) Las personas responsables por Centro Gestor deben considerar que no se puede utilizar una reserva presupuestaria de un centro gestor diferente al centro gestor aprobador para liquidar la compra de bienes y servicios por medio de caja chica, debido a la implementación del control automático en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) que impide dicha acción, por lo que cada dependencia deberá disponer de sus propios recursos para atender sus compromisos. c) Las personas encargadas de coordinar el POI-Presupuesto y los titulares subordinados a cargo de los centros gestores, proyecto u obra, velarán porque en sus respectivas áreas se realicen las actividades de control previo necesarias, que permitan alertar y prever la necesidades de recursos presupuestarios antes de que se materialice la falta de contenido presupuestario. Asimismo, tendrán la responsabilidad de monitorear los disponibles presupuestarios, de acuerdo con las herramientas que tiene a disposición la Empresa para realizar las debidas verificaciones. d) Las personas que tengan a cargo el proceso presupuestario en los centros gestores deben validar el contenido presupuestario de las solicitudes para reconocimiento de tiempo extraordinario. Firmar el campo designado de contenido presupuestario una vez realizada la verificación. Este certificará que se cuentan con los recursos suficientes para proceder con el pago.

Artículo 14

Hechos generadores de responsabilidad administrativa . Al constituir el presupuesto el límite máximo de autorización para gastar, son hechos generadores de responsabilidad administrativa, los que se señalan en el marco normativo que rige el Sistema de Administración Financiera del Sector Público, entre los que se indican a continuación: a) Apartarse de las normas técnicas y los lineamientos en materia presupuestaria y contable emitidos por los órganos competentes. b) El sobregiro presupuestario reflejado en los informes de ejecución y liquidación presupuestaria a nivel de programas, proyectos, obras, centro gestor y subpartida presupuestaria, c) Autorizar, ajustar, comprometer o pagar un gasto sin que exista el saldo presupuestario disponible en la correspondiente subpartida o centro gestor. d) No gestionar oportunamente las variaciones presupuestarias necesarias para cubrir gastos impostergables. e) Utilizar reservas presupuestarias de un centro gestor diferente al que efectivamente ejecutó el gasto para liquidar obligaciones. f) Ocultar, omitir o retardar dolosamente la información sobre la existencia de un sobregiro presupuestario. Capítulo III Sanciones

Artículo 15

Sanciones administrativas . En materia disciplinaria u sancionatoria, las actuaciones u acciones correctivas que se ejecuten deberán sustanciarse con observancia de las disposiciones, etapas y garantías establecidas en el Reglamento de Procedimientos Laborales de la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE) y demás normativa aplicable. Capítulo IV Disposiciones finales

Artículo 16

Variaciones al presupuesto . Cuando se tramiten modificaciones presupuestarias, ajustes presupuestarios o presupuestos extraordinarios, no se incorporarán recursos al presupuesto que tengan como objetivo cubrir sobregiros presupuestarios; tampoco se considerarán solicitudes de rebajas de recursos que puedan generar sobregiros presupuestarios. El Departamento de Planificación Empresarial realizará el trámite de variaciones al presupuesto, con base en la constancia que le presenten los centros gestores por medio de quien realice la coordinación del POI-Presupuesto de cada Gerencia de Área, en los términos definidos en el Manual de disposiciones sobre el nivel de aprobación y de variaciones al presupuesto y en el presente reglamento.

Artículo 17

Ejecución presupuestaria . Con respecto a la ejecución de los gastos se debe considerar lo siguiente: a) La información financiero-contable que se recibe como insumo para el control y seguimiento de la ejecución presupuestaria, debe ser generada por las dependencias de la Empresa y transmitida a través de los sistemas de información, para retroalimentar a todos los niveles de la Empresa. b) El sobregiro presupuestario, una vez generado, no podrá ser objeto de regularización retroactiva. Su eventual desaparición en los informes de ejecución presupuestaria de períodos posteriores obedecerá únicamente a reforzamientos de la subpartida presupuestaria afectada; no obstante, se entenderá que los recursos adicionales incorporados al presupuesto deberán destinarse exclusivamente a atender necesidades futuras. La justificación, solicitud y utilización de dichos recursos será responsabilidad del área gestionante del movimiento presupuestario.

Artículo 18

Derogatoria . El presente reglamento deroga cualquier normativa o disposición dictada por la Administración que disponga lo contrario.

Artículo 19

Vigencia . El presente reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta. Junta Directiva de RECOPE, San José a los 30 días del mes junio de 2026,

Artículo 04

Sesión Ordinaria 5518-008.