Reglamento para la organización y realización del Festival Navideño de San Ramón

Artículo 1

Objeto y Naturaleza. El presente reglamento tiene por objeto regular la planificación, organización, ejecución y rendición de cuentas del “Festival Navideño” de la Municipalidad de San Ramón. Su naturaleza comprende, de manera enunciativa y no limitativa, la realización de actividades deportivas, recreativas, culturales, sociales y comerciales, incluyendo desfiles, conciertos, ferias, comercio, exhibiciones y demás actividades afines al Festival, siempre que cuenten con la viabilidad técnica, presupuestaria, ambiental y legal correspondiente, así como con los permisos y autorizaciones requeridos por el ordenamiento jurídico.

Artículo 2

Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente reglamento son de acatamiento obligatorio para la Municipalidad, la Comisión Organizadora del Festival Navideño, las subcomisiones que se conformen para su ejecución, las personas funcionarias municipales que intervengan en su planificación, organización, administración, fiscalización o desarrollo, así como para las personas físicas o jurídicas que participen en el Festival en calidad de contratistas, patrocinadores, permisionarios, emprendedores, comerciantes, artistas, expositores, colaboradores, voluntarios o cualquier otro participante autorizado. Así mismo, este reglamento será aplicable a todas las actividades oficiales que integren el Festival Navideño y que se desarrollen en bienes de dominio público municipal o en cualquier otro espacio autorizado por la Municipalidad para su realización, sin perjuicio de las competencias que correspondan a otras autoridades públicas y del cumplimiento de la normativa nacional vigente.

Artículo 3

Definiciones. Para la correcta interpretación, aplicación y control de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones de acatamiento obligatorio: a. Aforo: Capacidad máxima autorizada de personas que pueden permanecer simultáneamente en las áreas destinadas para las actividades del Festival, determinada de manera estricta bajo criterios técnicos y lineamientos del Ministerio de Salud u órganos competentes para garantizar la seguridad pública. b. Bienes reutilizables: Bienes muebles, estructuras, elementos decorativos, mobiliario, equipos, iluminación, cableado y demás activos adquiridos o administrados por la Municipalidad para ser utilizados en una o varias ediciones del Festival. c. Comisión organizadora: Órgano designado por la Alcaldía Municipal, responsable directo de la planificación, dirección, ejecución, control y rendición de cuentas del Festival Navideño. En adelante “La Comisión”. d. Donación: Transferencia gratuita de dinero, bienes o servicios realizada a favor de la Municipalidad para el desarrollo del Festival, conforme al ordenamiento jurídico. e. Emprendimiento: Persona física o jurídica que desarrolla una actividad económica organizada para la producción, comercialización de bienes o la prestación de servicios, y que participa en el Festival Navideño mediante la oferta de sus productos o servicios, conforme a las disposiciones del presente reglamento. f. Espacio municipal autorizado: Área, inmueble o bien de dominio público o privado municipal habilitado por la Municipalidad para el desarrollo de actividades del Festival. g. Expediente Administrativo Único: Conjunto ordenado de documentos físicos o electrónicos que respaldan la planificación, ejecución, seguimiento y cierre del Festival. h. Festival Navideño: Conjunto de actividades oficiales de interés público cantonal, organizadas por la Municipalidad durante la época navideña, orientadas a promover la recreación, la cultura, el deporte, la convivencia ciudadana y el desarrollo económico local. i. Patrocinio: Aporte voluntario en dinero, bienes o servicios realizado por una persona física o jurídica para apoyar el desarrollo del Festival, de conformidad con la normativa aplicable. j. Recursos del Festival: Recursos presupuestarios, donaciones, patrocinios, cánones, aportes y cualquier otra fuente de financiamiento legalmente autorizada destinada al Festival. k. Subcomisiones: Equipos de trabajo operativos, de carácter temporal o ad hoc, creados y delegados formalmente por la Comisión Organizadora para atender áreas técnicas y operativas específicas del evento (logística, patrocinios, cultura, seguridad, entre otras), los cuales actúan bajo la fiscalización y los lineamientos de la Comisión. l. Voluntario: Persona que colabora de manera gratuita con actividades relacionadas con el Festival, sin que ello genere relación laboral con la Municipalidad.

Artículo 4

Declaratoria de Interés Cantonal. Se declara el “Festival Navideño” como una actividad oficial de la Municipalidad de San Ramón, de Interés Público, Cultural, Recreativo y Cantonal, por constituir un instrumento estratégico para el fortalecimiento de la identidad cultural, la cohesión social, el fomento de la recreación familiar, la inclusión y accesibilidad de todas las poblaciones, así como la dinamización de la economía local. En virtud de esta declaratoria, todas las dependencias municipales deberán priorizar la colaboración, el apoyo logístico y la colaboración institucional necesarios para el adecuado desarrollo del Festival, dentro del ámbito de sus competencias.

Artículo 5

Declaratoria de Interés Turístico Cantonal. La Municipalidad promoverá el Festival Navideño como una actividad de interés para el desarrollo turístico del cantón, con el propósito de posicionar al Cantón de San Ramón como un destino atractivo durante la temporada de fin y principio de año. Esta declaratoria tiene como objetivos fundamentales: 1. Fomento Económico: Impulsar el consumo en los sectores de servicios, gastronomía, comercio local, hospedaje y transporte, potenciando la llegada de visitantes nacionales y extranjeros al cantón. 2. Promoción y Marca Cantón: Integrar el Festival en las estrategias de promoción turística municipal y regional, resaltando los valores, tradiciones y la oferta cultural ramonense. 3. Articulación con el Sector Privado: Facilitar la creación de alianzas estratégicas entre la Municipalidad y las cámaras de comercio, asociaciones turísticas y emprendedores locales para el desarrollo de paquetes y experiencias complementarias al Festival. La Comisión Organizadora, en coordinación con la unidad de Desarrollo Económico o la oficina municipal encargada de turismo, promoverá activamente acciones de difusión y mercadeo que maximicen el impacto positivo de esta declaratoria en el desarrollo productivo del cantón.

Artículo 6

Declaratoria de Fomento al emprendedor local. La Municipalidad procurará promover la participación de personas emprendedoras y del comercio local con la finalidad de considerar la inclusión, promoción y protección de los micro, pequeños y medianos emprendedores locales dentro de las actividades del Festival.

Artículo 7

Del uso de espacios públicos. Se autoriza el uso de parques, plazas, bulevares y demás espacios municipales que cuenten con las condiciones para albergar eventos y actividades del Festival Navideño durante todo el mes de noviembre y diciembre de cada año.

Artículo 8

De la Comisión Organizadora. La planificación, organización, coordinación y ejecución del Festival Navideño estará a cargo de una Comisión Organizadora, la cual será conformada por la Alcaldía Municipal mediante resolución administrativa. La Comisión estará integrada por las personas funcionarias municipales que la Alcaldía considere necesarias, atendiendo la naturaleza, complejidad y requerimientos del Festival, pudiendo disponer del apoyo de las distintas dependencias municipales para el cumplimiento de sus funciones, de conformidad con las competencias de cada una y las necesidades del evento.

Artículo 9

Mecanismos de Flexibilidad Operativa y Subcomisiones. Para garantizar el dinamismo, la especialización y el éxito del Festival Navideño, se dota a la Comisión Organizadora de los siguientes mecanismos de flexibilidad: a. Creación de Subcomisiones: Se faculta la creación de subcomisiones, como órganos de apoyo, necesarias para la planificación, organización y ejecución del Festival Navideño. Estas podrán estar integradas por personas funcionarias municipales, miembros del Concejo Municipal, representantes de organizaciones comunales, personas voluntarias o ciudadanos interesados en colaborar con el desarrollo del Festival, y que actuarán bajo la coordinación y supervisión de la Comisión Organizadora, sin que ello implique el ejercicio de competencias administrativas o decisorias. b. Contratación de servicios de apoyo. Cuando las necesidades operativas del Festival no puedan ser atendidas con personal municipal o mediante voluntariado, la Comisión Organizadora podrá gestionar ante la Administración Municipal la contratación temporal de los servicios de apoyo que resulten indispensables para la adecuada ejecución del evento. Estas contrataciones deberán estar debidamente justificadas, contar con contenido presupuestario y realizarse de conformidad con los procedimientos establecidos en la normativa de contratación pública vigente.

Artículo 10

Planificación del Festival. La Comisión Organizadora elaborará, para cada edición del Festival Navideño, un plan de trabajo que contemple las principales actividades por desarrollar, así como una estimación de los ingresos y egresos requeridos para su ejecución. Dicho plan servirá como instrumento de planificación y coordinación de las acciones necesarias para el desarrollo del Festival y será presentado a la Alcaldía Municipal para su conocimiento y las gestiones administrativas que correspondan. La ejecución de las actividades y la realización de los gastos estarán sujetas a la disponibilidad presupuestaria, la normativa financiera aplicable y los procedimientos administrativos vigentes.

Artículo 11

Expediente Administrativo Único. La Alcaldía Municipal, mediante la persona funcionaria que ésta designe, deberá gestionar la creación, el seguimiento y la conservación de un expediente administrativo en donde se documentará cronológicamente cada aspecto y detalle alusivo al Festival Navideño, en coordinación con la Comisión Organizadora. Se ordena a la Administración Municipal la creación de una directriz institucional para el debido manejo y regulación de este expediente, donde también se incluirá el control de los bienes reutilizables.

Artículo 12

Gestión de los Recursos del Festival. Los recursos económicos destinados a la organización y desarrollo del Festival Navideño, provenientes del presupuesto municipal, patrocinios, donaciones, cánones, inscripciones, aportes, permisos o cualquier otra fuente de financiamiento legalmente autorizada, serán administrados y ejecutados de conformidad con la normativa financiera, presupuestaria, de contratación pública, de control interno y demás disposiciones legales e institucionales aplicables. Para la ejecución de dichos recursos podrán emplearse los mecanismos administrativos y financieros legalmente previstos, incluyendo los procedimientos de contratación pública, fondos de caja chica, convenios, patrocinios, donaciones y cualquier otro instrumento autorizado por el ordenamiento jurídico, siempre que su utilización se ajuste a la normativa vigente y a los principios de legalidad, eficiencia, transparencia y rendición de cuentas. La Comisión Organizadora colaborará en la planificación, gestión y seguimiento de los recursos destinados al Festival, sin perjuicio de las competencias que correspondan a las dependencias municipales responsables de su administración, ejecución y control.

Artículo 13

Excepción para la contratación de servicios artísticos. Con fundamento en el artículo 3, inciso i), de la Ley General de Contratación Pública, Ley N° 9986, y su Reglamento, la contratación de servicios artísticos, culturales y de entretenimiento podrá realizarse mediante el régimen de excepción previsto en dicha normativa, cuando por la naturaleza especial del servicio o por las cualidades propias del artista resulte procedente su aplicación. Para estos efectos, deberá incorporarse al expediente administrativo la justificación técnica y jurídica que motive la contratación de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.

Artículo 14

Régimen de donaciones, patrocinios y convenios. La Municipalidad podrá recibir donaciones y patrocinios en dinero, bienes o servicios; así como suscribir convenios destinados al Festival Navideño, las cuales serán administradas y registradas conforme a la normativa nacional vigente y a las disposiciones institucionales aplicables, garantizando la transparencia, la legalidad y la adecuada rendición de cuentas.

Artículo 15

Contrataciones y adquisiciones Toda contratación de bienes, obras y servicios requerida para la organización y ejecución del Festival Navideño se realizará de conformidad con la Ley General de Contratación Pública, su reglamento y demás normativa nacional vigente que resulte aplicable.

Artículo 16

Permisos y autorizaciones La Administración Municipal realizará oportunamente las gestiones relacionadas con los permisos, autorizaciones y demás trámites de su competencia que resulten necesarios para el desarrollo de las actividades reguladas en este Reglamento, considerando su declaratoria de interés cantonal. Cuando la naturaleza de la actividad requiera permisos o autorizaciones de otras instituciones u órganos competentes, la Administración efectuará las solicitudes correspondientes, de conformidad con la normativa aplicable y los procedimientos establecidos por cada autoridad.

Artículo 17

Manejo de residuos sólidos. Las actividades reguladas por este Reglamento procurarán desarrollar acciones orientadas al manejo adecuado de los residuos sólidos que se generen, de conformidad con la normativa nacional y la reglamentación municipal vigente que resulte aplicable.

Artículo 18

Informe final y rendición de cuentas. Concluidas las actividades del Festival Navideño, la Comisión Organizadora elaborará y presentará a la Alcaldía Municipal un informe final que consolide la gestión realizada durante el evento. Dicho informe podrá incorporar, según corresponda, la descripción de las actividades desarrolladas, la ejecución de los recursos, la información financiera disponible, los principales resultados obtenidos y las recomendaciones para futuras ediciones, sin perjuicio de las competencias que correspondan a otras dependencias municipales en materia financiera, presupuestaria o de control interno. El informe formará parte del Expediente Administrativo Único del Festival.

Artículo 19

Casos no previstos. Los casos no previstos en el presente Reglamento serán resueltos por la Alcaldía Municipal, con el criterio técnico de las dependencias municipales competentes, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, los principios de legalidad, razonabilidad, proporcionalidad, interés público y buena administración. Cuando la naturaleza del asunto corresponda a una competencia exclusiva del Concejo Municipal o requiera la adopción de un acuerdo por parte de dicho órgano, la Alcaldía remitirá el caso para su conocimiento y resolución. En todo caso, las decisiones que se adopten deberán respetar las disposiciones del Código Municipal, la Ley General de la Administración Pública, la Ley General de Contratación Pública y demás normativa aplicable. Texto del Artículo no encontrato

Artículo 20

Normativa Supletoria. En todo lo no previsto expresamente en este reglamento, se aplicarán de forma supletoria las disposiciones contenidas en el Código Municipal (Ley N° 7794), la Ley General de Contratación Pública (Ley N° 9986) y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública (Ley N° 6227), la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley N° 8131) y la jurisprudencia vinculante de la Contraloría General de la República y de la Sala Constitucional.

Artículo 21

Derogatoria. El presente reglamento deroga de forma integral cualquier otra disposición, reglamento interno, acuerdo municipal o lineamiento de igual o menor rango jerárquico dictado con anterioridad y que tenga por objeto regular cualquier aspecto del Festival Navideño. Rige a partir de su publicación. San Ramón, 21 de julio de 2026.