Reglamento para la operación del fondo de caja chica del CONACOOP

Artículo 1

Objeto . El presente reglamento establece las directrices que regirán la administración del Fondo de Caja Chica del CONACOOP, asegurando su correcta gestión y uso. La caja chica se utilizará únicamente para gastos menores, urgentes e indispensables que no puedan atenderse oportunamente mediante los procedimientos ordinarios. No podrá emplearse para evitar o desvirtuar la planificación o los procesos de contratación, pagar compras no autorizadas ni cubrir gastos previsibles o recurrentes. (*) Se tomó como referencia el Reglamento de Caja Chica de la Contraloría General de la República. R-DC-00077-2025 del 07 de julio de dos mil veinticinco.

Artículo 2

Definiciones Los siguientes términos se utilizarán conforme las descripciones establecidas en este reglamento y se adecuará a ambos géneros cuando corresponda. 2.1 Fondo de Caja Chica. Suma de dinero fija asignada por Directorio del CONACOOP y depositada en una cuenta autorizada a favor del CONACOOP, bajo su administración, destinada para realizar gastos menores, indispensables e impostergables, conforme lo estipulado en el artículo 3 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública y artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública. 2.2 Reintegro del Fondo de Caja Chica. Procedimiento de reintegro de recursos de Caja Chica, cubriendo los gastos realizados y volviendo a su origen el monto fijo total. 2.3 Faltantes y Sobrantes de Caja Chica. Resultan de las operaciones de carga y descarga de la Caja Chica. En caso de faltante será cubierto por el custodio de la Caja Chica y los Sobrantes declarados a favor de la Caja General del CONACOOP.

Artículo 3

Supuestos para las adquisiciones mediante el Fondo de Caja Chica. Toda adquisición realizada a través del Fondo de Caja Chica deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 3 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública y artículo 12 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública., los cuales se detallan a continuación: 3.1 Que la solución sea indispensable e impostergable. 3.2 Que la adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación aplicable. 3.3 Que el valor de la compra no exceda el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida. 3.4 Que se acredite el costo-beneficio para la Administración. 3.5 Que no se incurra en fragmentación de las contrataciones públicas. Toda compra que se realice deberá contar con la autorización interna respectiva, de conformidad con lo mencionado en el artículo 17 de este reglamento.

Artículo 4

EL CONACOOP establecerá una cuenta única y exclusiva para la gestión del Fondo de Caja Chica. Dicha cuenta se habilitará para los depósitos permanentes, temporales o ampliaciones del Fondo, así como para los reintegros que se soliciten.

Artículo 5

Establecimiento del Monto Fijo de Caja Chica. Será el Directorio quien definirá el monto de operación del Fondo Fijo de Caja Chica. Cualquier modificación que se requiera deberá ser solicitada por la Dirección Financiera a la Secretaría Ejecutiva y ésta elevar la solicitud al Directorio, justificando la necesidad, con la siguiente información: 5.1 Análisis del comportamiento del Fondo. 5.2 Presupuesto inicial y disponibilidad de las partidas. 5.3 Composición del fondo durante el último semestre y saldo de la cuenta al último día del mes anterior. 5.4 Flujo de transacciones electrónicas de los últimos tres meses. 5.5 Número de cuenta del Fondo de Caja Chica. 5.6 Monto mínimo estimado que debe mantenerse en el Fondo para solicitar reintegros. 5.7 Estimación de recursos necesarios.

Artículo 6

Monto Límite Caja Chica: El Directorio aprobará y revisará anualmente, el monto total del fondo y el límite máximo por compra. El límite interno será inferior al techo previsto en el artículo 3 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública. Se prohíbe dividir compras o pagos para evadir estos límites.

Artículo 7

Faltantes de dinero y/o pagos indebidos. Los faltantes de dinero detectados en los arqueos o los pagos indebidos realizados con fondos de Caja Chica deberán ser reintegrados. El reintegro será inmediato por parte del personal responsable del faltante de dinero y/o pago indebido. Cualquier disconformidad al respecto será resuelta por la Secretaría Ejecutiva o en su defecto el Directorio. Si existieren faltantes de dinero y/o pagos indebidos que revisten indicios de dolo o culpa grave en grado de probabilidad razonable, o no medie la aceptación de la persona funcionaria, se iniciará el respectivo procedimiento administrativo ordinario conforme a la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 8

Sobrantes de dinero. Los sobrantes de dinero detectados durante los arqueos deberán depositarse en la cuenta designada por la institución para este propósito.

Artículo 9

Los documentos de ejecución señalados en este reglamento, tales como facturas, reservas de recursos y liquidaciones de gastos de viaje, tanto dentro como fuera del país, deberán ser autorizados por la Dirección Financiera. Además, se deberá gestionar, en coordinación con las unidades solicitantes, los documentos a su cargo (autorización de gasto, solicitud de compra, trámite de pago con cargo a reservas de recursos y facturas) todo de conformidad con la normativa aplicable.

Artículo 10

Garantía a favor del CONACOOP. Toda persona que participe en el manejo y custodia del Fondo de Caja Chica deberá rendir garantía de su propio peculio a favor del CONACOOP.

Artículo 11

Contenido presupuestario. Los desembolsos realizados con cargo al Fondo de Caja Chica deberán estar respaldados por el contenido presupuestario correspondiente.

Artículo 12

Mecanismos para los desembolsos. Todo desembolso que se realice desde la cuenta del Fondo Fijo de Caja Chica se efectuará mediante transferencia electrónica u otros medios de pago autorizados por la Dirección Financiera o en su defecto la Secretaría Ejecutiva.

Artículo 13

Beneficiario del pago. Independientemente del medio de desembolso utilizado, todos los pagos realizados desde el Fondo de Caja Chica, deberá efectuarse a nombre de la persona física o jurídica beneficiaria correspondiente; es decir pago directo al proveedor conservando la trazabilidad hacia el beneficio final. En caso de cesión, deberá justificarse apropiadamente.

Artículo 14

Responsables del Fondo de Caja Chica. La administración de los recursos del Fondo de Caja Chica estará bajo la responsabilidad de la Jefatura de la Dirección Financiera, sin perjuicio de la designación de otros responsables que participen directamente en su administración y/o gestión.

Artículo 15

Para garantizar la correcta administración y gestión del Fondo de Caja Chica, se deberá cumplir: 15.1 Llevar un control diario de los movimientos que afecten la cuenta del Fondo de Caja Chica. 15.2 Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes estén directamente relacionados con la autorización, la solicitud de compra o la reserva de recursos correspondiente. 15.3 Realizar las retenciones del impuesto sobre la renta cuando corresponda. 15.4 Mantener un archivo electrónico adecuado de los documentos relacionados con la administración y gestión del Fondo. 15.5 Se efectuarán arqueos sorpresivos al menos trimestralmente, al cambiar el custodio y cuando exista una señal de riesgo. Los realizará una persona independiente de la custodia, el pago y el registro. Cada arqueo conciliará el monto autorizado con saldos bancarios o físicos, comprobantes, anticipos autorizados y partidas pendientes, y se realizará un informe con diferencias, responsables de seguimiento y plazos. asegurando dejar constancia firmada por el personal que los realizó. Lo anterior, sin perjuicio de los arqueos que realice la Auditoría Interna, los cuales podrán efectuarse en cualquier momento, de acuerdo con sus competencias. 15.6 Realizar conciliaciones mensuales de la cuenta. 15.7 Mantener un sistema adecuado y suficiente del control interno. 15.8 Confeccionar un informe mensual sobre el manejo del Fondo. 15.9 Las ausencias del Custodio de los fondos o del responsable de los arqueos, sea por vacaciones, permiso, incapacidad, renuncia o despido, deberá nombrar inmediatamente, un suplente. En el caso de ausencia del Custodio de los fondos, éste debe entregar antes de salir un arqueo del fondo con sus respectivos comprobantes y efectivo, el cual deberá recibir de conformidad el suplente. 15.10 Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en este reglamento.

Artículo 16

Justificación para compras por Fondos de Caja Chica. Toda compra que se realice a través del Fondo de Caja Chica debe contener una justificación por parte de la unidad solicitante, misma que deberá indicar: 16.1 Detalle del bien o servicio a adquirir. 16.2 Cantidad requerida. 16.3 Subpartidas afectadas. 16.4 Monto máximo requerido. 16.5 Razón detallada que justifique la compra. 16.6 El contenido presupuestario disponible. 16.7 Justificación de la omisión del objeto (bien o servicio) en el plan anual de compras. 16.8 Acreditación del cumplimiento de los supuestos mencionados en el artículo 3. 16.9 En la medida de lo posible, se debe remitir al menos una factura proforma del bien y/o servicio a adquirir. Toda justificación deberá remitirse por la Secretaría Ejecutiva y demás Jefaturas de Departamentos o responsables de la unidad solicitante, a través del mecanismo que defina la Dirección Financiera y debe dirigirse a la Jefatura de la Dirección Financiera. Esta potestad puede delegarse al encargado de presupuesto en casos debidamente justificados y con previa comunicación a la Secretaría Ejecutiva.

Artículo 17

Autorizaciones para la adquisición de bienes y servicios. Toda solicitud de compra de bienes y servicios deberá contar con autorización previa por escrito, documentada mediante un correo electrónico dirigido a quien autoriza, en un plazo no mayor de 24 horas. Ninguna solicitud de autorización podrá exceder el límite autorizado del 10% del límite establecido para la Licitación Reducida. De requerirse modificar el bien o servicio a adquirir, deberá solicitarse una nueva autorización. En casos de urgencia institucional debidamente justificada ante la Secretaría Ejecutiva y la Dirección Financiera, podrá otorgarse una autorización verbal, la cual deberá formalizarse en forma posterior mediante correo electrónico. Se considera urgencia institucional cualquier situación que afecte negativamente o interrumpa la prestación adecuada y continua del servicio público, o que comprometa la integridad física del personal o a los activos de la institución.

Artículo 18

Trámite de adquisiciones. 18.1 Verificar y evaluar la procedencia de la justificación de la compra presentada por las unidades solicitantes. 18.2 Revisar la información contenida en la solicitud de compra o en la reserva de recursos. 18.3 Confirmar que, en la solicitud de autorización presentada por las unidades solicitantes, se incluya las cotizaciones del bien o servicio a adquirir. Deben cumplirse los requisitos indicados en el artículo 16 de este reglamento. 18.4 Se debe asegurar que el trámite de compra de un bien o servicio cumpla con lo establecido en el artículo 3 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 12 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. 18.5 Verificar que las compras incluyan el pago del Impuesto de valor agregado (IVA), en los casos que corresponda.

Artículo 19

Respaldo de las compras. Toda compra realizada mediante el Fondo de Caja Chica deberá estar respaldada por una factura comercial o un comprobante probatorio del gasto. Toda compra deberá contar con su respectivo comprobante o váucher, ya sea físico o digital, que demuestre el gasto realizado.

Artículo 20

Requisitos para la cancelación de facturas comerciales, tiquetes de caja o comprobantes. Para que una factura comercial, tiquete de caja o comprobante, pueda ser cancelado, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 20.1 Los comprobantes que respalden la adquisición de bienes y servicios deberán ser emitidos por la respectiva casa comercial, en original, a nombre del CONACOOP, sin borrones ni tachaduras, con indicación clara del bien o servicio adquirido, la fecha de adquisición y su valor. Además, deberán cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente. 20.2 En casos de tiquetes de caja u otro tipo de comprobantes que sustituyan a la factura, estos deberán cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente. 20.3 Toda factura, tiquete o comprobante deberá incluir la confirmación de recepción a conformidad de los bienes y servicios, indicando el nombre del personal responsable, su puesto, la dependencia en la cual labora, firma y fecha.

Artículo 21

Reintegro de Caja Chica: Se consolida utilizando un formulario preestablecido al efecto, mediante el cual el custodio de los fondos, presenta un detalle de los pagos efectuados mediante el Fondo de Caja Chica, donde debe indicar las descripciones de los pagos, las fechas de los comprobantes que justifican esos pagos, el número del comprobante, su monto y basado en un catálogo de cuentas, el número de cuenta que debe afectar un cheque o transferencia por suma igual al total de la sumatoria de la columna “Monto” indicado, como reposición del Fondo. Una persona distinta verificará sumas, autorizaciones, presupuesto, comprobantes, recepción, impuestos y ausencia de duplicados; la autoridad competente aprobará la reposición. Este documento debe constar de original y una copia sea: Original: Contabilidad Copia 1: Consecutivo Todo cheque o transferencia que se emita en calidad de reintegro debe ser girado a nombre del custodio del fondo y será codificado a las respectivas cuentas por los diferentes conceptos de los pagos y contra la cuenta de bancos, nunca a la cuenta de Fondo de Caja Chica. Al comprobante del cheque o transferencia, debe ir adjunto el formulario en original ya firmado y su copia al archivo consecutivo. El documento que refleje el Reintegro de los recursos debe presentarse sin tachaduras, correcciones u errores de sumatoria u otra situación que ponga en duda la veracidad del documento.

Artículo 22

Gastos prohibidos: Se prohíbe utilizar el Fondo para: a) salarios, honorarios permanentes, adelantos de remuneración o préstamos; b) donaciones, bebidas alcohólicas, multas, i ntereses o recargos atribuibles a negligencia; c) alquileres, suscripciones u obligaciones periódicas previsibles; d) cambio de cheques o efectivo; e) pagos divididos o repetitivos que constituyan fragmentación; y f) cualquier gasto ajeno al fin público o sin respaldo presupuestario y documental. Aprobación y vigencia: El presente Reglamento de Compras del Consejo Nacional de Cooperativas (CONACOOP) fue aprobado por el Plenario mediante Acuerdo N.° 9, adoptado en la Sesión N.° 07, celebrada el 07 de agosto de 2026, y entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.