Reglamento para la depuración y conciliación de datos de gestión tributaria y del pendiente de cobro del Cantón de Matina

Artículo 1

Objeto . El presente reglamento tiene por objeto establecer las normas, procedimientos y responsabilidades que permitan la depuración, actualización y conciliación de la base de datos tributaria y del pendiente de cobro de la Municipalidad de Matina, conforme a lo dispuesto en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios el Código Municipal y demás leyes conexas. Su finalidad es garantizar la veracidad, exactitud, trazabilidad y confiabilidad de la información tributaria municipal, en concordancia con los principios de control interno y contabilidad pública establecidos por la Contraloría General de la República y la Contabilidad Nacional ente rector de la Contabilidad gubernamental .

Artículo 2

Fundamentación Legal . Este reglamento se ampara en las siguientes disposiciones: . Constitución Política de la República de Costa Rica. . Código Municipal, Ley N° 7794. . Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N° 4755 y sus reformas. . Ley General de Control Interno, N° 8292. . Ley N° 7509, Impuesto sobre Bienes Inmuebles. . Ley N° 10640, Impuestos Municipales del Cantón de Matina. . Ley N° 9047, Regulación y Comercialización de Bebidas con Contenido Alcohólico. . Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). . Lineamientos de la Contraloría General de la República sobre depuración de cuentas y conciliación de saldos.

Artículo 3

Definiciones : . Depuración de datos : Proceso mediante el cual se corrigen, actualizan o eliminan registros erróneos o inconsistentes de la base de datos tributaria o contable, conforme al artículo 8° del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. . Conciliación : Comparación entre la base de datos que posee el departamento tributario de todas las cuentas por cobrar y el registro que posee la Municipalidad de Matina en las cuentas del balance, para que dichos tengan los mismos saldos. . Pendiente de cobro : Monto total adeudado a la Municipalidad por concepto de tributos, tasas o servicios, registrado como cuentas por cobrar anualmente. . Expediente de depuración : Conjunto documental físico o digital que respalda cada ajuste, corrección o eliminación realizada.

Artículo 4

Coordinación Técnica . La jefatura tributaria ejercerá la coordinación técnica del proceso y tendrá las siguientes funciones: . Solicitar al personal del área tributaria los casos identificados que requieren ser depurados. . Solicitar al encargado del TI un informe de contribuyentes donde existan casos duplicados de: cédula, fincas, entre otros. . Supervisar los análisis técnicos y emitir informes de avance. . Elaborar las recomendaciones y resoluciones administrativas correspondientes. . Velar por el cumplimiento de los plazos y la custodia documental.

Artículo 5

Etapas integrales del procedimiento de depuración . La depuración de datos y de cuentas por cobrar constituye un procedimiento administrativo de carácter técnico-contable y legal, que deberá desarrollarse en las siguientes fases sucesivas e interdependientes, con la conformación de un expediente administrativo para cada uno de los casos a depurar. Fase I: Identificación Responsable: Jefatura tributaria- Plataforma de servicios. de conformidad con el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículos, artículos 6, 8, NICSP 1 y 3. 1. El personal del área tributaria deber emitir informes que permitan analizar posibles casos de depuración: Fincas sin imponible, cedulas con inconsistencias, propiedades sin ocupaciones, deuda vencida, entre otros; adicionalmente incluyendo la información de los informes del departamento de TI. 2. Plataforma de servicios: Recepción de solicitudes de revisión de deuda, servicios, entre otros por parte del contribuyente. 3. Detectar diferencias, duplicidades o inconsistencias entre ambos registros. 4. Clasificar los saldos en tres categorías: a- Bienes inmuebles b- Servicios c- Patentes d- Cementerio 5. Enviar el informe de los casos clasificados y sus montos al responsable correspondiente de acuerdo a este reglamento artículo 5 fase V. Fase II: Análisis técnico-tributario Responsable: Administración Tributaria y Catastro. de conformidad con el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículos 12, 16, 17 y 81, Ley N° 7509 y Ley N° 10640. 1. Verificar la existencia real del hecho generador del tributo o servicio municipal. 2. Revisar en el Catastro y en el Registro Nacional la titularidad del bien o la vigencia de la patente. 3. En caso de inexistencia del hecho generador, proceder a recomendar la anulación del registro. 4. Elaborar un informe técnico con respaldo documental y recomendación motivada. Fase III: Resolución administrativa Responsable: Administrador Tributario o Alcalde Municipal, de conformidad con el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículos 17 y 81 y Código Municipal artículos 13 y 14. 1. Si el monto a depurar es igual o inferior a ó1.000.000, la resolución será firmada por el Administrador Tributario. 2. Si el monto es superior al millón de colones, corresponderá al Alcalde Municipal su aprobación mediante resolución administrativa. 3. Toda resolución deberá citar los fundamentos legales, adjuntar el dictamen técnico-contable, ordenar el ajuste contable y notificarse al área financiera. Fase IV: Ejecución Responsable: Área Tributaria, de conformidad con las NICSP 1 y la Ley N° 8292 artículo 10, deberán: 1. Se realiza la ejecución según el estudio previo de la Anulación de Transacciones, generando el asiento contable de manera automática. 2. Generar un respaldo digital del expediente completo. Fase V: Conciliación de Transacciones Anuladas Responsable: Contabilidad y Cobros Administrativos. de conformidad con la Ley N° 8292, artículos 8° y 10 y Código Municipal, artículos 5° inciso f). Las Transacciones Anuladas corresponden a la reversión de cuentas por cobrar generadas incorrectamente en el sistema municipal, por error operativo o técnico. Cuando se detecta este tipo de inconsistencia, mediante el estudio previo, se procede a la anulación total o parcial del registro en el sistema integrado municipal, con el fin de evitar distorsiones en los saldos y asegurar la integridad de la información financiera. Una vez anulada la transacción de la cuenta por cobrar, el sistema automáticamente rebaja el monto principal, dejando sin efecto los intereses generados por el mismo sistema; juntamente con el asiento contable correspondiente. Fase VI: Custodia y control legal Responsable: Administración Tributaria, de conformidad con el Código de Normas y Procedimientos Tributarios en su artículo 81 y la Ley N° 8292 en su artículo 10, deberá: 1. Conservar los expedientes de depuración por un plazo mínimo de diez-años en archivo físico y digital. 2. Garantizar el acceso controlado al personal autorizado. 3. Mantener un registro electrónico con trazabilidad completa del proceso.

Artículo 6

Revisión y fiscalización . La Auditoría Interna Municipal y la Contraloría General de la República podrán auditar en cualquier momento los procesos de depuración y conciliación, verificando el cumplimiento del presente reglamento y la adecuada aplicación del principio de legalidad, razonabilidad y rendición de cuentas establecido en la Ley N° 8292.

Artículo 7

Custodia y Archivo . Los expedientes de depuración deberán conservarse en formato físico y digital por un plazo mínimo de diez años, conforme al artículo 81 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. El Departamento de Administración Tributaria será responsable de su custodia y del acceso controlado a la información, para lo cual deberá remitir cada uno de los expedientes al archivo municipal conforme a los procedimientos de archivo, debidamente rotulados, con un número de expediente, debidamente foliados.

Artículo 8

Responsabilidad funcional . El incumplimiento de las disposiciones de este reglamento constituirá falta laboral grave, sancionable según el art. 149 del Código Municipal y la Ley N° 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Trámites.

Transitorio 9

Transitorio . En un plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigencia del presente reglamento, la Municipalidad deberá implementar: . Un Plan de Depuración 2025-2026 con cronograma, responsables y metas. . La capacitación del personal en la aplicación del presente reglamento.

Artículo 10

Vigencia . El presente reglamento deroga el "Reglamento de Depuración de Datos de Gestión Tributaria" aprobado en sesión ordinaria N° 163-2012 y cualquier disposición contraria. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta . II vez