Reglamento para el trámite de certificaciones de reportes de emergencia CÓDIGO: R-CE-001

Artículo 1

Términos. Para efectos del presente reglamento se entenderá por: a. Certificación: Documento oficial emitido por el Sistema de Emergencias 9-1- 1 que hace constar el reporte de llamadas o incidentes. b. Firma digital: Conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento. c. Grabación: Archivo de audio correspondiente a la llamada realizada al 9-1-1. d. Incidente: Documento generado como resultado de un reporte al 9-1-1. e. Solicitante: Persona física, jurídica o institución autorizada que gestiona una solicitud de certificación.

Artículo 2

Accesibilidad y atención prioritaria. La Administración garantizará facilidades razonables para personas adultas mayores, con discapacidad o en condición de vulnerabilidad, pudiendo habilitar apoyos adicionales, acompañamiento personalizado o medios alternativos para la realización del trámite. En estos casos, se valorará flexibilizar ciertos requisitos formales siempre que se respete la confidencialidad y se valide adecuadamente la identidad.

Artículo 3

Requisitos generales. Toda solicitud debe realizarse utilizando el formato oficial “F-OP-004” o mediante un escrito formal que contenga: a. Nombre completo del solicitante. b. Número de identificación. c. Fecha y hora aproximada del evento. d. Número telefónico desde el cual se originó la llamada (no indispensable). e. Dirección de los hechos. f. Breve descripción del caso. g. Medio de notificación preferido. h. Copia de documento de identidad vigente. i. Consentimiento o personería cuando corresponda.

Artículo 4

Requisitos adicionales. Estos aplican en alguna de las siguientes circunstancias: a. Cuando la línea telefónica no esté registrada a nombre del solicitante, este deberá aportar certificación del operador telefónico donde conste la titularidad del servicio en la fecha solicitada. b. Si se requiere copia de audio, se deberá aportar dispositivo USB con al menos un día de antelación. Mientras no se cumpla lo requerido, no se podrá completar el trámite que corresponda.

Artículo 5

Medios para solicitar una certificación a. Correo electrónico institucional (certificaciones@911.go.cr), firmada digitalmente o adjuntando documento de identidad escaneada por ambos lados. b. Presencial, mediante cita previa. c. Videollamada, previa coordinación, en donde se verificará la identidad del solicitante mediante la cédula de identidad o su homólogo.

Artículo 6

Priorización de trámite de solicitudes. La Administración dará prioridad a las solicitudes de los tribunales de justicia y del OIJ, especialmente en casos de flagrancia.

Artículo 7

Asignación de consecutivo y apertura de expediente digital. Cada solicitud recibida se registrará bajos un número de consecutivo único y se creará una carpeta digital con la documentación respectiva, para garantizar la trazabilidad.

Artículo 8

Verificación de requisitos. La persona encargada de certificaciones revisará que la solicitud cumpla con todos los requisitos establecidos utilizando los sistemas institucionales disponibles y conforme a los controles de acceso y seguridad definidos. En caso de estar incompleta deberá notificar al solicitante en un plazo de tres días hábiles y el solicitante contará con un plazo de cinco días hábiles para completarla. Caso contrario, el trámite se archivará sin resolución.

Artículo 9

Búsqueda de información. La persona encargada de certificaciones será la responsable de obtener la información relacionada con el evento de la solicitud de conformidad con el procedimiento interno para responder al usuario.

Artículo 10

Entrega de información. La Administración contará con un plazo de diez días hábiles a partir de la solicitud del usuario para la entrega de la información requerida. En caso de que por la complejidad de la solicitud y la institución necesita un plazo mayor para la atención de la gestión, deberá comunicarlo al solicitante dentro del plazo inicial de los diez días hábiles, con la debida justificación, e indicando de cuánto será la ampliación, la cual no podrá exceder de un mes.

Artículo 11

Notificación de resultado negativo en la búsqueda. Cuando no se logre localizar ningún incidente, llamada o grabación relacionada con los datos proporcionados en la solicitud, la persona encargada de certificaciones notificará formalmente al solicitante informando la situación. El solicitante podrá presentar una nueva solicitud con información más precisa si así lo desea.

Artículo 12

Modalidades de entrega. La certificación será entregada de acuerdo con el medio definido en la solicitud.

Artículo 13

Entrega a terceros. Si el solicitante no puede retirar la certificación personalmente, podrá autorizar a un tercero, por medio de un poder especial autenticado por un abogado.

Artículo 14

Plazo para retiro de certificado. Una vez emitida la certificación, estará disponible para ser retirada por un plazo de 30 días naturales. Pasado ese tiempo, se deberá presentar una nueva solicitud.

Artículo 15

Archivo digital. La Administración mantendrá un archivo digital con todos los elementos del trámite, según la normativa interna vigente para su conservación y seguridad.

Artículo 16

Control y Seguimiento del reglamento. La Administración realizará revisiones periódicas para verificar el cumplimiento de este reglamento, incluyendo tiempos de respuesta, exactitud de la información y aplicación de los requisitos. 4. Control de cambios Versión Descripción de la modificación Nombre de quién realizó la modificación Fecha de Vigencia