Reglamento para el pago de gastos de representación de la ESPH.SA

Artículo 1

Objeto El presente reglamento regula la asignación, uso y control de los gastos de representación otorgados a determinados funcionarios, asegurando el uso eficiente, razonable y transparente de los recursos públicos. Cuyo fin actividades oficiales, protocolarias y de representación institucional. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por: Actividad o evento oficial : Cualquier actividad o evento determinado en el que los funcionarios autorizados participan en representación de la ESPH S.A. en el cumplimiento de sus funciones como anfitrión o invitado dentro o fuera del país. Gastos de representación : Son erogaciones económicas justificadas, para brindar atenciones de carácter oficial a personas representantes de instituciones o empresas la ESPH, con el objetivo de fomentar relaciones públicas, imagen de la empresa, o fidelizar con el cliente. • Atenciones : Comidas, almuerzos o cenas de negocios o relaciones públicas, con terceros. • Hospedaje o Traslados : Gastos relacionados con la atención de terceros en eventos oficiales de la empresa. • Actividades sociales : Eventos para mejorar la imagen corporativa. Los cuales deben ser liquidados con la presentación de la factura a nombre de la ESPH. Liquidación: Acto por el cual el funcionario solicita se le cancelen determinadas sumas por concepto de gastos de atención en actividades o eventos oficiales.

Artículo 2

Funcionarios autorizados Podrán recibir gastos de representación los siguientes cargos: a) Presidente de Junta Directiva b) Gerente General c) Subgerente General d) Líderes u otros funcionarios de la empresa, autorizados por la Gerencia General, en casos especiales en que se requiera representar a la ESPH, S.A en actividades de interés empresarial. En el caso señalado en el inciso d) de este artículo se deberá motivar debidamente el acto de aprobación.

Artículo 3

Naturaleza Los gastos de representación: No constituyen salario ni forman parte de la base para cálculo de aguinaldo, cesantía u otros derechos laborales. Son asignaciones económicas destinadas exclusivamente a cubrir actos oficiales, reuniones, protocolo y representación empresarial, en presencia de terceras personas ajenas a la ESPH SA.

Artículo 4

Monto La Junta Directiva fijará anualmente los montos máximos de gastos de representación, los cuales serán depositados mensualmente en una tarjeta de débito que la ESPH habilitará para tal fin, tomando en cuenta: - La jerarquía del cargo. - La naturaleza de las funciones. - La disponibilidad presupuestaria. Cargo Tope anual Presidente Junta Directiva ó3.000.000 Gerente General ó6,000,000 Subgerente General ó2,500,000 Otros ó1,500,000 Los montos podrán revisarse anualmente, considerando: - La inflación acumulada. - La situación financiera de la empresa.

Artículo 5

Principio de proporcionalidad Para efectos presupuestarios y de ejecución ese monto máximo deberá distribuirse en la subpartida de gastos de representación en forma tal que no se agoten antes de finalizar el periodo presupuestario.

Artículo 6

Presupuesto Para efectos presupuestarios y de ejecución ese monto máximo deberá distribuirse en la subpartida de gastos de representación en forma tal que no se agoten antes de finalizar el periodo presupuestario.

Artículo 7

Liquidación Todo gasto deberá justificarse mediante factura electrónica, con su respectiva firma digital, la cual deberá estar validada por la Dirección de Certificaciones de Firma Digital del MICITT, así como la validación de bien o servicio recibido a satisfacción. La liquidación se presentará mensualmente ante Tesorería. En aquellos casos en que el proveedor no genere factura electrónica, únicamente Gerencia General autorizará la utilización de estas. La factura es un documento formal por lo que debe cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda para las facturas electrónicas, tratándose de lugares dentro o fuera del país que no cuenten con factura electrónica, la misma debe indicar al siguientes datos: • nombre completo del proveedor o beneficiario, • número de cédula, • dirección, • número de teléfono, • fecha de emisión. • Nombre completo de la empresa. • Moneda. • Cédula Jurídica de la ESPH. • El concepto de la factura debe coincidir con el gasto solicitado. Dentro de los primeros siete días hábiles siguientes al mes en que se produjo el gasto, se deberá presentar la liquidación de gastos de representación. Para tal efecto, deberán presentarse las facturas correspondientes acompañadas de una justificación que deberá indicar: a) Cargo y nombre de los funcionarios o personas atendidas e institución a la que pertenecen. b) Motivo de la atención (interés institucional). c) Clase o tipo de la atención. d) Nombre y firma del funcionario responsable del pago. e) Nombre del establecimiento que brinda el servicio. f) Tipo de servicio brindado con el detalle de los conceptos consumidos. g) Nombre del cliente a cuyo cargo se brindó el servicio. h) Monto y sello de cancelado, si procede. No se tramitarán facturas que contengan solo la leyenda “gasto de representación”. En ninguna circunstancia se tramitarán facturas cuyas cifras no estén claras, que contengan borrones o tachaduras, sin membrete del local que la emitió, o que contenga cualquier otro detalle que haga dudar de su legitimidad. Los gastos no justificados deberán ser reintegrados por el funcionario en un plazo máximo de 10 días.

Artículo 8

Control La Auditoría Interna y Tesorería verificará periódicamente el uso correcto de los gastos de representación. La Contraloría General de la República podrá fiscalizar en cualquier momento la aplicación de este reglamento.

Artículo 9

Prohibiciones No se podrán utilizar los gastos de representación para fines personales, familiares o ajenos a la función institucional, únicamente para atenciones de carácter oficial a personas representantes ajenas a la ESPH S.A.

Artículo 10

Aquellos casos que se presenten y que no están regulados por este Reglamento, se regirán por la normativa que al respecto tenga o indique la Contraloría General de la República.

Artículo 11

Vigencia : Rige a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva.