Reglamento interno de modificaciones presupuestarias de la Municipalidad de Orotina

Artículo 1

Objeto . El objeto de este reglamento es establecer las normas aplicables para el trámite y aprobación modificaciones internas al presupuesto municipal, así como definir los requisitos mínimos de las solicitudes, la conformación del expediente administrativo, el registro institucional, la custodia documental, la evaluación periódica y el régimen de responsabilidades. El trámite y aprobación se realizarán conforme al bloque de legalidad presupuestaria (Ley 8131, Ley 7794, NTPP y lineamientos CGR vigentes), sin menoscabo de las competencias exclusivas del Concejo Municipal ni de la gestión administrativa que corresponde a la Alcaldía.

Artículo 2

Definición de modificación presupuestaria . Para los efectos de la correcta aplicación del presente reglamento, se entenderá por modificación presupuestaria la variación autorizada en los egresos presupuestarios aprobados, sin alterar el monto total del presupuesto vigente.

Artículo 3

Límite máximo de redistribución mediante modificaciones presupuestarias . De conformidad con la normativa técnica aplicable a los presupuestos públicos, el monto máximo de recursos que se redistribuya, sumando la totalidad de las modificaciones presupuestarias aprobadas durante el ejercicio económico, no podrá exceder el veinticinco por ciento del monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados durante el periodo en curso. Este porcentaje constituye el límite máximo de acción para la gestión de variaciones del presupuesto aprobado. El límite establecido, no será aplicable en aquellas circunstancias excepcionales en las que la variación presupuestaria deba realizarse: a) Para atender una obligación imprevista que deba cumplir la Administración en acatamiento de una orden judicial o de una disposición contenida en una ley. b) Por requerimiento expreso de la Contraloría General de la República como consecuencia del ejercicio de sus competencias de fiscalización superior de la Hacienda Pública. La unidad administrativa responsable del proceso presupuestario remitirá trimestralmente a la Alcaldía Municipal, la información sobre el seguimiento realizado a la verificación del límite establecido para tramitar en modificaciones presupuestarias durante el ejercicio económico, contemplando las modificaciones tramitadas y aprobadas a la fecha. Esta información se publicará por los medios electrónicos y físicos disponibles de conformidad con el inciso g), artículo 5° de la Ley N° 8131.

Artículo 4

Cantidad anual de modificaciones ordinarias y supuestos extraordinarios . Bajo la observancia del límite previsto en el artículo anterior, las solicitudes de modificación se presentarán en forma consolidada periódicamente, procurando su agrupación o integridad sin limitar la cantidad anual, siempre que se respete el límite máximo establecido según la normativa técnica vigente. Lo indicado no limita que se tramiten modificaciones cuando se requiera de manera extraordinaria para atender necesidades derivadas de caso fortuito, fuerza mayor o declaratoria de emergencia cantonal, sin que ello constituya incumplimiento del presente reglamento.

Artículo 5

Requerimientos de verificación previa por la unidad responsable del proceso presupuestario . Para cualquier modificación presupuestaria, la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario verificará, previo a su consolidación y trámite, que las solicitudes presentadas por las jefaturas cumplan con lo siguiente: a) Verificación del cumplimiento de la normativa técnica y el bloque de legalidad vigente, exigido por la CGR, congruencia con el PAO según lineamientos de Hacienda y clasificadores presupuestarios vigentes. b) Que no se utilicen ingresos de capital para atender gastos corrientes, conforme al artículo 6° de la Ley número 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. c) Que el uso de recursos originados en tasas municipales se ajuste a las limitaciones establecidas en el artículo 83 del Código Municipal. d) Que los recursos de destino específico se utilicen únicamente en actividades o gastos que concuerden con su finalidad legal o administrativa. e) Que la persona solicitante y firmante sea la jefatura debidamente acreditada como responsable del presupuesto asignado. f) Que la solicitud cuente con las aprobaciones internas y la información requerida para su trámite. g) Que la solicitud respete los principios presupuestarios. h) Que la solicitud contenga los egresos detallados en su último nivel, según la clasificación presupuestaria exigida por la Contraloría General de la República y el Ministerio de Hacienda. i) Que las justificaciones sean verificables, claras, concretas y suficientes para comprender la necesidad institucional a satisfacer. j) Que los recursos a disminuir no estén comprometidos por licitaciones o contratos. Cuando la solicitud incumpla alguno de los requisitos anteriores, la unidad responsable devolverá formalmente la gestión a la jefatura solicitante, indicando las observaciones correspondientes para su corrección. La verificación de los requerimientos indicados se formalizará en el criterio técnico por parte de la unidad responsable del proceso presupuestario, mismo que deberá remitirse a la Alcaldía, como adjunto de respaldo al documento resumen de la modificación presupuestaria.

Artículo 6

Contenido obligatorio de la solicitud de modificación presupuestaria . Es obligatorio presentar la solicitud utilizando para dicho trámite, como mínimo: a) Fecha y consecutivo interno de la solicitud. b) Dependencia municipal solicitante. c) Identificación del rubro presupuestario en su último nivel de clasificación. d) Descripción o nomenclatura del rubro. e) Número y descripción de la meta asociada al rubro presupuestario. f) Monto a disminuir del rubro. g) Monto a aumentar del rubro. h) Justificación de la variación de rubros presupuestarios y las metas, indicando razones amplias, razonables y sustentadas, conforme al Plan Anual Operativo. i) Documentación anexa de respaldo, tales como formularios internos, cálculos salariales, proyecciones, resoluciones administrativas, sentencias, oficios u otros documentos pertinentes. La unidad administrativa responsable del proceso presupuestario podrá solicitar documentación anexa adicional si así lo considera. j) Las solicitudes deben consignar la firma de la dependencia municipal solicitante, el visto bueno de la jefatura inmediata y la aprobación administrativa por parte de Alcaldía Municipal. Toda solicitud deberá acompañarse de la correspondiente disponibilidad presupuestaria, con el formato establecido, donde se detalle la justificación del aumento a realizar, el detalle de la meta, rubro y subpartida presupuestaria de las disminuciones de la modificación; debidamente firmado por la unidad solicitante, la validación por parte de presupuesto, el visto bueno de la jefatura inmediata y la aprobación por parte de la Alcaldía. Cuando la Administración Municipal disponga de herramientas digitales, formularios electrónicos u otros medios equivalentes para la gestión de las solicitudes de modificación presupuestaria, estas deberán tramitarse utilizando dichos formatos, conforme a los lineamientos que se establezcan mediante directriz emitida por la Alcaldía Municipal.

Artículo 7

Procedimiento para el trámite de las modificaciones presupuestarias . El trámite de las modificaciones presupuestarias se desarrollará conforme al siguiente procedimiento: a) Presentación de la solicitud y disponibilidad presupuestaria : La jefatura responsable de las metas, servicio o proyecto presentará formalmente la solicitud de modificación y la correspondiente disponibilidad presupuestaria ante la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario, acompañada de la documentación y justificación exigidas en el Art. 6° del presente reglamento. b) Recepción y verificación preliminar : Una vez recibida la solicitud, la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario verificará en un periodo máximo de 3 días hábiles el cumplimiento de los requisitos formales, técnicos y legales establecidos en el Art. 5° de este reglamento, así como la consistencia de la información remitida. c) Consolidación de solicitudes : Cumplida la verificación preliminar, la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario, conformará y custodiará el expediente administrativo correspondiente y consolidará las solicitudes de modificación presupuestaria que se encuentren completas y conformes, consecuentemente elaborará un documento resumen para su remisión a la Alcaldía Municipal, en un periodo máximo de 3 días hábiles. El documento resumen contendrá como mínimo un informe integral con detalle aritmético de las disminuciones y aumentos por programa, por partida, por subpartida presupuestaria demostrando equilibrio presupuestario; y la debida justificación técnica y administrativa de las variaciones validando los impactos positivos y negativos. Este informe deberá estar firmado por la persona encargada del presupuesto municipal, con visto bueno y revisado de su jefatura inmediata y con aprobación administrativa de Alcaldía. d) Análisis de impacto al PAO : La unidad responsable de la Planificación Municipal analizará el documento resumen, lo analizará y emitirá un Informe integral que detalle el impacto sobre el Plan Anual Operativo, en el que se especifique a nivel de metas las justificaciones de las variaciones y por ende los impactos positivos y negativos o, en su caso, la inexistencia de afectación sobre las metas y objetivos institucionales. El informe deberá estar firmado por la unidad responsable de la planificación municipal y con aprobación administrativa de Alcaldía Municipal. e) Remisión a la Alcaldía Municipal : La unidad administrativa responsable del proceso presupuestario remitirá mediante oficio a la Alcaldía Municipal el expediente administrativo completo de la modificación presupuestaria, con el respectivo documento resumen de la modificación, el Informe integral de impacto al PAO y el criterio técnico, para su valoración y trámite ante el Concejo Municipal. f) Traslado al Concejo Municipal : La Alcaldía Municipal someterá el proyecto de modificación presupuestaria al conocimiento del Concejo Municipal, para que este disponga lo correspondiente conforme a sus competencias. g) Análisis por la Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto . El Concejo Municipal trasladará las solicitudes de modificación presupuestaria a la Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto para su análisis y dictamen. No obstante, de manera excepcional y mediante acuerdo debidamente motivado, el Concejo Municipal podrá dispensar el trámite ante la Comisión cuando, por razones de conveniencia u oportunidad administrativa, estime necesario conocer y resolver directamente la solicitud en el Concejo en pleno, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y presupuestarios aplicables. h) Dictamen de la Comisión . La Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto sesionará a la mayor brevedad posible para analizar las solicitudes remitidas y emitir el dictamen correspondiente. i) Aprobación por el Concejo Municipal : Recibido el dictamen de la Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto, el Concejo Municipal conocerá y resolverá sobre las solicitudes de modificación presupuestaria, dejando constancia íntegra de las modificaciones aprobadas en el acta respectiva. El Concejo Municipal contará con un plazo máximo de diez días hábiles para resolver sobre las solicitudes de modificación presupuestaria que le sean presentadas. j) Comunicación del acuerdo : La Secretaría del Concejo Municipal comunicará el acuerdo de aprobación a la Alcaldía Municipal y a la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario, de forma clara y expresa respecto de las modificaciones autorizadas. k) Registro e incorporación de la modificación . Una vez notificado el acuerdo , la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario incorporará las modificaciones aprobadas en los registros presupuestarios institucionales y en los sistemas oficiales de información presupuestaria vigentes , dentro de los plazos legales aplicables . l) Remisión ante la CGR : la unidad administrativa responsable del proceso presupuestario remitirá a la Contraloría General de la República, las modificaciones al presupuesto que han sido aprobadas, dentro de los próximos 15 días hábiles. m) Publicación de las variaciones al presupuesto de la institución : La unidad administrativa responsable del proceso presupuestario, publicará las modificaciones aprobadas por los medios electrónicos y físicos disponibles de conformidad con el inciso g), artículo 5° de la Ley N° 8131.

Artículo 8

Composición mínima del expediente administrativo de la modificación presupuestaria . Toda modificación al contenido presupuestario deberá tramitarse mediante un expediente administrativo debidamente conformado, el cual deberá contener, como mínimo, la siguiente documentación: a) Solicitud formal de modificación y disponibilidad presupuestaria, presentada por la o las dependencias municipales interesadas, debidamente firmada y los adjuntos correspondientes. b) Informe integral con el detalle aritmético de la modificación, en el que se consignen de manera integrada, como mínimo los montos a disminuir y aumentar por programa, por partida y por subpartida presupuestaria el monto total de las disminuciones y el monto total de los aumentos, demostrando equilibrio presupuestario y las justificaciones técnicas y administrativas de las variaciones validando los impactos positivos y negativos, debidamente firmado por la persona encargada del Presupuesto Municipal, con el visto bueno y revisado por su jefatura inmediata y la aprobación de la Alcaldía Municipal. c) Informe integral con el análisis del impacto sobre el Plan Anual Operativo, en el que se especifique a nivel de metas los impactos positivos y negativos por las variaciones producidas o, en su caso, la inexistencia de afectación sobre las metas y objetivos institucionales, debidamente firmado por la unidad administrativa responsable de la planificación municipal y aprobado por Alcaldía Municipal. d) Criterio técnico de verificación de los requerimientos estipulados en el artículo 5° del presente reglamento. e) Copia de las actas y acuerdos de la Junta Vial Cantonal, cuando la modificación presupuestaria involucre recursos destinados a la gestión vial cantonal con recursos específicos de la Ley N° 8114 y N° 9329, conforme a la normativa especial aplicable. f) Dictamen de la Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto, cuando la modificación presupuestaria haya sido remitida a dicha comisión para su análisis. g) Acuerdo de aprobación del Concejo Municipal, mediante el cual se autoriza la modificación presupuestaria. h) Reporte de la transacción registrada en los sistemas oficiales de información presupuestaria vigentes. i) Oficio de remisión de la Alcaldía Municipal a la Contraloría General de la República, cuando corresponda de conformidad con la normativa vigente y la naturaleza de la modificación aprobada. La documentación indicada deberá incorporarse de manera ordenada , completa y digitalizada inmediata al expediente respectivo , en un plazo máximo de 5 días hábiles al cumplir con el último componente señalado , con el fin de garantizar la trazabilidad del trámite , el control interno y la fiscalización posterior. La persona encargada del Presupuesto Municipal será responsable de la conformación, custodia, conservación y actualización del expediente administrativo de cada modificación presupuestaria, debiendo asegurar su adecuada organización, integridad y trazabilidad, así como su digitalización y resguardo en los sistemas institucionales que se dispongan para tales efectos.

Artículo 9

Aplicación supletoria y régimen de responsabilidades . Ante falta de disposición específica en este reglamento y respecto del régimen de responsabilidades, aplicarán en materia de modificaciones presupuestarias, con base en los principios de temporalidad y especialidad, las siguientes disposiciones: a) Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131. b) Ley General de Control Interno, N° 8292. c) Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422. d) Código Municipal, Ley N° 7794. e) Normas técnicas emitidas por la Contraloría General de la República en materia de presupuesto.

Artículo 10

Derogatoria . El presente reglamento deroga el Reglamento para la formulación, aprobación y ejecución de modificaciones presupuestarias de la Municipalidad de Orotina , publicado en La Gaceta N° 176 de 13 de setiembre de 2007, y sus reformas. También deroga el Reglamento para la Aprobación de Variaciones al Presupuesto de la Municipalidad de Orotina , publicado en La Gaceta N° 18 de 27 de enero de 2014, y sus reformas

Artículo 11

Vigencia . El presente reglamento comenzará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta . Publíquese .