Reglamento garantías de caución de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A

Artículo 1

Definiciones . Para efectos del presente Reglamento, se entenderán los siguientes términos según se indica a continuación: FUNCIONARIO : Trabajador de la ESPH, S.A. que por el puesto que desempeña, debe rendir garantía o fianza por recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos. CUSTODIA: La función de custodiar se refiere esencialmente a quienes tienen a su cargo la guarda o tenencia de recursos, valores y bienes propiedad de la ESPH, S.A. RECAUDACIÓN: La función de recaudar se orienta a la cobranza de los ingresos de la ESPH, S.A. por los servicios que suministra. Póliza de fidelidad: contrato de seguro diseñado para proteger a la ESPH, S.A. contra pérdidas financieras directas causadas por actos deshonestos, fraudulentos o delictivos cometidos por sus propios empleados o colaboradores, cuyo objeto de protección es resguardar el patrimonio institucional ante delitos como robo, fraude, abuso de confianza, administración fraudulenta o peculado, incluyendo la pérdida de dinero en efectivo, valores, mercancías, documentos y otras propiedades bajo la responsabilidad de la empresa. y funcionando como una garantía o caución para indemnizar a la misma ESPH, S.A. por los daños sufridos debido a los extremos antes citados por parte de su personal en el ejercicio de sus cargos. Caución: garantía jurídica específica, constituida para asegurar el cumplimiento de una obligación de recaudar, custodiar, o administrar fondos y valores institucionales y que debe rendirse a favor de ESPH, S.A. a aplicada a los funcionarios encargados de recaudar, custodiar, o administrar fondos y valores institucionales, deben rendir a favor de ESPH, S.A. como parte integral de la hacienda Pública. Administración de fondos públicos : conjunto de sistemas, normas y procedimientos (presupuesto, tesorería, contabilidad) que regulan la obtención, manejo y aplicación de los recursos financieros de la ESPH, S.A., cuyo objetivo es asegurar el uso eficiente, transparente y legal de dinero proveniente de fondos públicos para satisfacer los intereses legítimos generales de la los administrados y de la ESPH, S.A. como un todo. Y que comprende todas aquellas acciones diligentes, eficaces y efectivas de las funciones administrativas, desarrolladas para el cumplimiento de los fines, y atribuciones establecidas por ley

Artículo 2

Este reglamento tiene el propósito de regular las garantías que de su propio peculio deben rendir a favor de la Empresa de servicios Públicos de Heredia S.A. todos los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos, bienes y valores propiedad de ésta, con las salvedades previstas en la Ley Constitutiva de la Empresa N° 5889 de 8 de marzo de 1976- correspondientes a los funcionarios indicados en el artículo 22 de la expresada ley.

Artículo 3

Para los efectos de este Reglamento, sólo se incluyen a los funcionarios que custodian activos por un valor superior a un salario base.

Artículo 4

Fijación de la garantía: Para fijar la garantía que deben otorgar los funcionarios la empresa se considerará: a. El puesto y salario del funcionario que rinde la garantía. b. Que las garantías sean proporcionales al riesgo probable. c. Que el costo de su aplicación no exceda el beneficio resultante. d. Las medidas de control aplicadas actualmente y su efectividad en el puesto. Que el monto que se aplique responda a criterios lógicos, razonables y proporcionales.

Artículo 5

Están obligados a cumplir este requisito durante su gestión, los siguientes servidores: los miembros de la Junta Directiva, el Gerente General, el Subgerente , el Contralor Interno, los directores de los Negocios, el director de Investigación y Desarrollo Empresarial, el Líder de Tesorería, los Lideres de Tecnología de Información, el Líder de Proveeduría, el Líder del Almacén, el Líder del Fondo de Retiro Ahorro y Préstamo (FRAP), los Ejecutivos de Apoyo Dos (Tesorería), el Administrador de Plataforma de Tecnología de información (Base de Datos). Es potestad de la Gerencia General, determinar con base en este Reglamento, cuáles otros funcionarios según los puestos que desempeñen deben rendir garantías.

Artículo 6

Las garantías que deben rendir de su propio peculio los funcionarios a quienes ESPH, S.A. se las requiera, deben hacerlo por medio de pólizas de fidelidad individuales que suscribirán anualmente con el Instituto Nacional de seguros, u otra opción que este ente asegurador ofrezca, siempre y cuando sea en beneficio de la ESPH S.A., de acuerdo con los montos fijados por la ESPH, S.A., según el procedimiento establecido en este Reglamento. Con excepción de Los miembros de la Junta Directiva, el Gerente y el Auditor en cuyo caso las primas, correrán por cuenta de la Empresa. Según art. 22 de la Ley 5889 Ley Constitutiva de Empresa de Servicios Públicos de Heredia La póliza deberá adquirirse en conjunto con Sostenibilidad Financiera y el funcionario en un plazo no mayor a 15 días contados desde la fecha del nombramiento del funcionario en el cargo que genere la obligación de rendir la garantía. Posterior a su adquisición Sostenibilidad Financiera remitirá a Gestión y Desarrollo Humano una copia de esta para su respectivo expediente.

Artículo 7

Monto: Para los efectos del cálculo del monto de la garantía y tomando en consideración las medidas de control interno aplicadas en la empresa se establecen los montos según sea el nivel jerárquico/salario del funcionario. FUNCIONARIO MONTO DE LA GARANTÍA Los miembros de la Junta Directiva, el Gerente, Junta Directiva y Auditor Deberán rendir caución de su ejercicio por ó 50,000.00 (cincuenta mil colones), mediante garantías reales o póliza de fidelidad del Instituto Nacional de Seguros, en cuyo caso las primas, correrán por cuenta de la Empresa. Según art. 22 de la Ley 5889 Ley Constitutiva de Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH). Subgerencia, directores de negocios, director de Investigación y Desarrollo Empresarial Líder de Tesorería, Líder de Proveeduría, Líderes de las unidades de Tecnología de Información, Líder del Fondo de Retiro Ahorro y Préstamo FRAP, Líder del Almacén. Deberán de rendir una caución equivalente a tres salarios base. Encargado de Base de Datos, Ejecutivos de Apoyo 2 de Tesorería, Deberán de rendir una caución equivalente a dos salarios base.

Artículo 8

Los salarios brutos mensuales de los empleados se agrupan en los siguientes tres niveles, para determinar el monto de la póliza que le corresponde a cada uno, con el fin de ajustar las garantías que se deben suscribir a favor de la ESPH S.A.: Según INTERPRETACION DEL TERMINO "SALARIO BASE": Fue interpretado por el artículo 2º de la ley Nº 7337 de 5 de mayo de 1993, según corresponda el año en curso.

Artículo 9

Sostenibilidad Financiera. podrá ajustar el monto de la póliza tomando en consideración el salario base según la publicación en la Gaceta, esto será una vez al año.

Artículo 10

Las pólizas deberán ser cubiertas por un período de 12 meses y renovadas cada año.

Artículo 11

Ejecución de las garantías: Las garantías serán ejecutadas cuando se demuestre mediante un procedimiento administrativo con respeto de las garantías constitucionales del debido proceso, que el funcionario encargado de la custodia de los fondos o recursos públicos a que se refieren este reglamento haya incurrido en actos u omisiones que destruyan, distraigan o de alguna manera causen daños a esos bienes o recursos, por dolo, culpa, negligencia o impericia. Si el monto de los daños y perjuicios causados a la ESPH, S.A. supera el monto de la garantía, se deberán tomar las acciones legales correspondientes con el fin de cubrir el monto faltante."

Artículo 12

Trámite, control y fiscalización de la Póliza de Fidelidad. Corresponderá a Gestión y Desarrollo Humano: a) Informar por escrito a Sostenibilidad Financiera, de aquellos movimientos de personal en los que se dé un nombramiento o cese del personal cuyas funciones impliquen recaudar, custodiar o administrar valores o fondos públicos. b) Indicar al nuevo funcionario sobre la obligación de rendir esta garantía a favor de la empresa, debido al puesto que desempeñara dentro de la Empresa. c) Informar a Sostenibilidad Financiera de cualquier de cambio en las actividades sujetas de los funcionarios que deben rendir la póliza, con el propósito de mantener actualizados los listados de los funcionarios sujetos a caución y el control de estas. Corresponderá a la Jefatura de los funcionarios que deben rendir la póliza: a) Colaborar con Sostenibilidad Financiera para que los funcionarios obligados a rendir la póliza brinden la información solicitada en el tiempo indicado. b) Verificar con Sostenibilidad Financiera, que los funcionarios cumplan con su obligación de rendir la póliza. c) Emitir las sanciones correspondientes ante Gestión y Desarrollo Humano cuando un funcionario incumpla con el pago de la póliza. Corresponderá a Sostenibilidad Financiera: a) Informar a los funcionarios con un mes de anticipación sobre el vencimiento de la póliza. b) Velar por que la persona obligada haya rendido la garantía correspondiente al momento de asumir el cargo, sin perjuicio de las responsabilidades que corresponden al jerarca y los titulares subordinados. c) calcular y mantener actualizados los montos de las garantías fijados por la Administración. d) Verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías. e) Velar porque los funcionarios cumplan con su obligación de renovar o actualizar la garantía, cuando corresponda. f) Mantener un registro actualizado con información de los funcionarios y de las respectivas garantías rendidas. g) Promover o realizar, según sea el caso, los trámites de ejecución de la garantía, cuando proceda, o cancelarla cuando el funcionario cese en la institución. h) Establecer los mecanismos y condiciones para la actualización de la normativa interna sobre rendición de garantías de fidelidad. i) Informar a las jefaturas correspondientes el incumplimiento de pago de la póliza.

Artículo 13

Incumplimiento. El funcionario que no cumpla con la rendición de la póliza será sujeto de la siguiente aplicación de sanciones: • Amonestación Verbal. • Amonestación escrita. • Suspensión de ocho días. • Despido sin responsabilidad patronal.

Artículo 14

La obligación de rendir la póliza de fidelidad cesará por la renuncia, despido o traslado del funcionario a otro puesto en el que no requiera rendir la póliza.

Artículo 15

Queda derogada cualquier disposición de los diferentes reglamentos de la ESPH S.A., que se opongan a las regulaciones establecidas en este ordenamiento reglamentario y, específica mente, el reglamento de garantías aprobado por esta Junta Directiva, en acuerdo. Transitorio 1 Las reformas a este reglamento se aplicarán a los funcionarios que hayan rendido las garantías conforme se van venciendo los plazos de las pólizas que hayan suscrito. Transitorio Transitorio 2 Este reglamento deroga el Acuerdo JD 179 -2008 y anteriores. 2. RIGE A PARTIR DE SU COMUNICACIÓN. 3. ACUERDO FIRME. Transitorio