Reglamento de representaciones institucionales del Colegio de Profesionales en Bibliotecología

Artículo 1

El presente reglamento tiene como objeto regular las disposiciones que rigen la representación institucional del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica (COPROBI), ante órganos internos, externos y junta directiva.

Artículo 2

El reglamento es de aplicación obligatoria para todas las personas colegiadas que sean designadas como representantes del COPROBI.

Artículo 3

Se reconocen como principios rectores la legalidad, transparencia, rendición de cuentas, equidad, responsabilidad institucional y ética profesional.

Artículo 4

Se entenderá por representación institucional la designación formal realizada y la Junta Directiva del COPROBI para actuar en nombre de la institución ante un ente u órgano.

Artículo 5

Las representaciones podrán ser clasificadas como permanentes, temporales, nacionales o internacionales, según su naturaleza y alcance. SECCIÓN 2: Definiciones

Artículo 6

Representante: Persona colegiada en condición activa, designada formalmente por la junta directiva para actuar en nombre del colegio.

Artículo 7

Órganos externos e internos: Se consideran órganos externos a entidades gubernamentales, organizaciones profesionales u otras instituciones ajenas a COPROBI; y órganos internos, a comisiones, juntas o instancias propias del colegio.

Artículo 8

Reunión oficial: Encuentro presencial o virtual debidamente convocado y documentado, que forma parte de una agenda institucional.

Artículo 9

Sesión institucional: Actividad formal de deliberación o resolución en el marco de una instancia legalmente constituida.

Artículo 10

Representación activa y pasiva: Se entiende como activa aquella donde la persona participa directamente; y pasiva, aquella donde se asiste como observador/a institucional.

Artículo 11

Derecho a voz y voto: Toda persona designada como representante institucional tendrá derecho a participar activamente con voz y voto en los órganos donde se le haya delegado.

Artículo 12

Derecho a capacitación: Las personas representantes podrán acceder a procesos de capacitación o inducción relacionados con la naturaleza de la representación.

Artículo 13

Derecho a reembolso de gastos: Tendrán derecho a solicitar el reembolso de los gastos debidamente comprobados y autorizados incurridos durante el ejercicio de su representación.

Artículo 14

Derecho a rendición institucional: La persona representante podrá solicitar informes institucionales o datos necesarios para ejercer su función de manera efectiva.

Artículo 15

Derecho a resguardo legal y respaldo moral: En casos donde se presenten conflictos derivados del ejercicio de su función, el COPROBI brindará respaldo institucional, siempre que su actuación haya sido conforme a derecho. SECCIÓN 2: Deberes

Artículo 16

Representación con ética y responsabilidad: Las personas representantes deberán actuar con diligencia, responsabilidad y apego a los principios éticos del ejercicio profesional.

Artículo 17

Presentación de informes: Deberán presentar informes escritos de su gestión en un plazo no mayor a 15 días hábiles posteriores a la finalización de cada evento o ciclo de representación.

Artículo 18

Asistencia obligatoria: La participación en sesiones, reuniones o actividades oficiales será de carácter obligatorio salvo causas debidamente justificadas.

Artículo 19

Confidencialidad y fidelidad institucional: La información a la que accedan en virtud de su representación deberá ser manejada con confidencialidad, respetando los intereses del colegio.

Artículo 20

Uso correcto de recursos: Toda persona representante deberá velar por el uso eficiente y responsable de los recursos que le sean asignados para cumplir con sus funciones.

Artículo 21

Convocatoria pública: Toda representación institucional deberá ser sometida a un proceso de convocatoria pública mediante los medios oficiales del COPROBI, al menos con 10 días hábiles de antelación.

Artículo 22

Requisitos para postulación: Las personas postulantes deberán ser colegiadas activas, estar al día en sus obligaciones y no tener sanciones vigentes de ningún tipo con el colegio.

Artículo 23

Composición del Comité Evaluador: La Junta Directiva designará un Comité Evaluador conformado por al menos tres miembros, quienes garantizarán la transparencia del proceso.

Artículo 24

Criterios de selección: Se valorarán méritos académicos, experiencia profesional, vinculación con la temática de la representación, y disponibilidad para asistir a reuniones o actividades.

Artículo 25

Plazo para resolver: El Comité Evaluador contará con un plazo máximo de 5 días hábiles después del cierre de la convocatoria para emitir la recomendación correspondiente. SECCIÓN 2: Ejecución del Cargo

Artículo 26

Tiempo de vigencia: El nombramiento tendrá una duración definida por la naturaleza del órgano representado o según lo estipulado en el acuerdo de Junta Directiva.

Artículo 27

Causas de cesación: Serán causas para cesar en la representación el incumplimiento de deberes, la pérdida de condición de persona colegiada activa o la renuncia voluntaria.

Artículo 28

Renuncia voluntaria: La persona podrá renunciar mediante nota escrita, con al menos 5 días hábiles de antelación, justificando los motivos.

Artículo 29

Sustitución temporal o definitiva: La Junta Directiva podrá nombrar una persona sustituta temporal o definitiva cuando así se requiera por razones debidamente justificadas.

Artículo 30

Renovación de nombramiento: La continuidad en el cargo podrá ser renovada previa valoración institucional, respetando los principios de equidad y rotación.

Artículo 31

Criterios de proporcionalidad: La compensación económica será establecida con base en el tiempo de representación, del 50% de la cuota colegiada mensual.

Artículo 32

Se dará estipendio por sesión presencial, monto adicional a lo establecido en el artículo 31, pero por sesión presencial debidamente probada el monto será del 100% de la cuota colegiada mensual.

Artículo 33

Equidad en cantidad de sesiones: Las diferencias en el número de sesiones entre órganos representados no afectarán el monto mensual determinado según duración total de la representación.

Artículo 34

Pago semestral proporcional al tiempo: El monto de retribución será calculado de forma semestral, tomando como base los meses de representación y las sesiones asistidas.

Artículo 35

Monto máximo permitido por representación: El pago total mensual no podrá superar el monto por mora de colegiatura vigente, salvo aprobación expresa de la Junta Directiva en casos excepcionales. SECCIÓN 2: Reuniones fuera del COPROBI

Artículo 36

Reuniones fuera de sede: Toda reunión oficial en la que participe una persona representante fuera del COPROBI, deberá constar en acta o documento oficial, presentando su debido informe y que incluya actas o documentos oficiales de las reuniones. Los anteriores deben de ser enviados a junta directiva para que formen parte de la memoria institucional.

Artículo 37

Pago de devolución de cuota: Las personas representantes podrán solicitar la devolución de una cuota por reunión realizada fuera del COPROBI, previa evidencia documental firmada.

Artículo 38

Estipendios por transporte: Cuando se acumule entre 6 y 9 reuniones bimestrales, se otorgará un estipendio de transporte o gasolina, que no puede ser mayor al monto máximo de atraso por mora.

Artículo 39

Requisitos de acta y firmas: La solicitud del estipendio deberá venir acompañada de las actas firmadas que evidencien la participación efectiva en las reuniones.

Artículo 40

Límites según cantidad de reuniones: En caso de superar las 10 reuniones bimestrales, el pago será efectivo únicamente de las 10 primeras sesiones. SECCIÓN 3: Representaciones por invitación

Artículo 41

Representaciones nacionales: En casos nacionales, el COPROBI cubrirá viáticos completos y transporte por los días activos de representación institucional.

Artículo 42

Representaciones internacionales: Para representaciones fuera del país, se reconocerán gastos de tiquetes aéreos en clase turista y hospedaje en hotel de al menos tres estrellas.

Artículo 43

Viáticos por día activo: Los viáticos internacionales serán otorgados solo por los días activos de representación, con base en agenda oficial de trabajo.

Artículo 44

Hospedaje autorizado: El hospedaje deberá ajustarse a tarifas razonables sin exceder el estándar de hotel de tres estrellas y será cubierto únicamente durante los días de agenda institucional.

Artículo 45

Pasajes autorizados y condiciones: El pago de pasajes estará sujeto a presentación de itinerario, factura y documentación oficial que acredite la invitación institucional recibida.

Artículo 46

Informe de representación: Las personas representantes deberán presentar un informe por semestre, detallado ante la Junta Directiva del COPROBI sobre sus gestiones, avances y participación.

Artículo 47

Revisión por la Junta Directiva: Todos los informes serán revisados y aprobados por la Junta Directiva en un plazo no mayor a 15 días naturales posteriores a su entrega.

Artículo 48

Publicación en medios oficiales: Los resúmenes de gestión podrán ser divulgados en los medios oficiales del COPROBI para garantizar transparencia ante la comunidad colegiada.

Artículo 49

Control presupuestario: Los montos invertidos en representaciones serán registrados y supervisados por la Tesorería del COPROBI, conforme al presupuesto aprobado.

Artículo 50

Reintegro por uso indebido: Cualquier uso indebido o no autorizado de recursos deberá ser reintegrado al COPROBI en un plazo de 10 días hábiles desde su notificación oficial. SECCIÓN 2: Supervisión Ética

Artículo 51

Denuncias de irregularidades: Cualquier persona colegiada podrá denunciar irregularidades en el ejercicio de las representaciones mediante los mecanismos establecidos por el COPROBI.

Artículo 52

Comisión de Fiscalización: La Junta Directiva podrá conformar una Comisión de Fiscalización que investigue hechos reportados, con autonomía y derecho a emitir recomendaciones.

Artículo 53

Procedimiento de revisión: Las denuncias serán tramitadas conforme al procedimiento administrativo interno, resguardando el debido proceso y derecho de defensa.

Artículo 54

Medidas disciplinarias: El incumplimiento comprobado podrá derivar en amonestaciones, suspensión de la representación o inhabilitación temporal para futuras postulaciones.

Artículo 55

Reincidencia e inhabilitación: En caso de reincidencia, la persona podrá ser inhabilitada por hasta dos años para ejercer cualquier tipo de representación institucional.

Artículo 56

Vigencia del Reglamento: El presente reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por parte de la Asamblea General y su publicación en medios oficiales.

Artículo 57

Reformas: Cualquier modificación a este reglamento deberá ser aprobada por mayoría simple de la Junta Directiva y será publicada de forma oficial en el Diario Oficial La Gaceta .

Artículo 58

Interpretación: La interpretación de los artículos contenidos en este reglamento corresponde a la Junta Directiva del COPROBI.

Artículo 59

Derogatoria de reglamentos anteriores: Quedan derogadas todas las disposiciones anteriores que se opongan al presente reglamento.

Artículo 60

Entrada en vigor: El presente reglamento se aplicará de forma inmediata una vez aprobado y no tendrá efectos retroactivos.

Artículo 61

Representaciones ad honorem: Las personas colegiadas podrán optar voluntariamente por ejercer representaciones sin recibir remuneración alguna.

Artículo 62

Reconocimiento simbólico: Se podrán otorgar reconocimientos simbólicos a representantes que hayan tenido una participación destacada.

Artículo 63

Formación obligatoria anual: Cada persona representante deberá completar al menos una capacitación anual (patrocinada por COPROBI) sobre su representación institucional.

Artículo 64

Revisión anual del reglamento: La Junta Directiva revisará este reglamento anualmente para garantizar su pertinencia y actualización.

Artículo 65

Aplicación a suplentes: Las disposiciones de este reglamento aplicarán también a personas suplentes en funciones activas (en caso de que la representación solicite dicha figura).

Artículo 66

Inducción institucional previa: Toda persona designada deberá participar en un proceso de inducción institucional antes de iniciar su representación.

Artículo 67

Prohibición de beneficios personales: Se prohíbe el uso de la representación institucional para obtener beneficios personales o de terceros.

Artículo 68

Protección ante conflictos de interés: Las personas representantes deberán declarar cualquier conflicto de interés que pueda afectar su gestión.

Artículo 69

Prioridad a colegiados al día: Tendrán prioridad para representar al COPROBI las personas colegiadas al día en sus obligaciones.

Artículo 70

Registro digital de representaciones: El COPROBI llevará un registro digital actualizado de todas las representaciones activas.

Artículo 71

Las representaciones institucionales son designaciones oficiales mediante las cuales la organización participa en espacios externos o internos de coordinación, consulta, decisión o representación ante otras entidades. Dichas representaciones deben resguardar los intereses institucionales y actuar conforme a los principios establecidos por este reglamento.

Artículo 72

La designación de representantes será realizada por la instancia directiva correspondiente, de acuerdo con la naturaleza del espacio en el que se participa. Los representantes deberán cumplir con los requisitos establecidos por este reglamento y aceptar formalmente su designación mediante acta.

Artículo 73

Los representantes institucionales deberán cumplir con sus funciones de forma responsable, mantener informada a la organización, y participar activamente en las instancias asignadas. Tienen derecho a recibir apoyo logístico e información necesaria para el cumplimiento de su labor. El incumplimiento reiterado de sus deberes podrá ser sancionado.