Reglamento de regulaciones generales para la participación de la empresa privada en las ferias internacionales con el Instituto Costarricense de Turismo

Artículo 1

Este Reglamento tiene como objetivo general, establecer las normas, derechos y requisitos de las empresas del sector privado, que participan juntamente con el Instituto Costarricense de Turismo, en las ferias internacionales de promoción turística que se realizan en los diferentes mercados.

Artículo 2

El alcance de estas regulaciones comprende tanto a las empresas del sector privado que cuenten con Declaratoria Turística o Certificación de Sostenibilidad Turística, como a las organizaciones turísticas, que deseen participar junto con el Instituto Costarricense de Turismo, en cualquiera de las ferias internacionales incluidas dentro de la planeación anual. Capítulo II Disposiciones generales

Artículo 3

Para los efectos de estas regulaciones se entenderá por: a) Área de Ferias Internacionales: es la unidad del Departamento de Estrategia de Marca y Comunicación del Instituto Costarricense de Turismo, encargada de coordinar la participación de Costa Rica en las ferias internacionales. b) Certificación de Sostenibilidad Turística (CST): programa del Instituto Costarricense de Turismo diseñado para categorizar y diferenciar empresas turísticas de acuerdo con el grado en que su operación se acerque a un modelo de sostenibilidad, en cuanto al manejo de los recursos naturales, culturales y sociales. c) Coordinador o coordinadora durante la feria: funcionario o funcionaria del Instituto Costarricense de Turismo que cuenta con las facultades suficientes para resolver cualquier situación o conflicto que se presente entre los organizadores, proveedores de servicios, la empresa privada y el Instituto Costarricense de Turismo durante la realización de la feria. d) Cuota de participación: monto definido por el Instituto Costarricense de Turismo, que deberá cancelar la empresa turística por concepto de su participación en cada feria internacional. e) Declaratoria Turística: reconocimiento otorgado por la Gerencia General del Instituto Costarricense de Turismo a las empresas que estén relacionadas directa o indirectamente con el turismo y que hayan cumplido con una serie de requisitos técnicos, legales y económicos, según lo establecido en el Reglamento de empresas y actividades turísticas, DE-41370- MEIC TUR. f) Delegado o delegada: Persona física que se encuentra autorizada por el representante legal de una persona jurídica o física para asistir y actuar en su nombre, en una feria internacional. g) Empresas o participantes: las asociaciones debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad, cuyo objetivo principal sea el turismo y reúnan los requisitos señalados en este Reglamento, así como aquellas empresas declaradas turísticas por el Instituto Costarricense de Turismo o que cuenten con Certificación de Sostenibilidad Turística. h) Ferias Internacionales: eventos de promoción turística efectuados en el exterior o en territorio nacional, donde el Instituto Costarricense de Turismo disponga de espacio para la promoción de Costa Rica, distribución de información, activaciones, citas y negociación, compartiendo participación con las empresas del sector privado. i) Gerencia General del ICT: Según la Ley N° 1917, Ley Orgánica del ICT, corresponde a la administración general y jefatura superior del Instituto Costarricense de Turismo, que vigila la organización, funcionamiento y coordinación de todas sus dependencias y la observación de las leyes, reglamentos y resoluciones de la Junta Directiva del ICT. j) ICT: Instituto Costarricense de Turismo. k) Mesa de Negociación: el espacio asignado dentro del stand al ICT y a cada co expositor, siendo este ocupado por uno o dos delegados como máximo. l) Módulo de exhibición: espacio asignado al ICT dentro del recinto ferial. m) Representante legal: persona física que actúa en interés y por cuenta de otra pudiendo representarlo y proceder en su nombre, tanto para actuar extrajudicialmente como para hacerlo judicialmente. n) Segmento leisure : se refiere al segmento del turismo enfocado a los viajes de ocio que realizan las personas de forma voluntaria durante su tiempo libre con el objetivo principal de descansar, divertirse, recrearse o vivir experiencias placenteras, sin que exista una motivación laboral, profesional o de negocios. o) Turismo de lujo: se define como experiencias altamente exclusivas y personalizadas, enfocadas en brindar servicios excepcionales y experiencias únicas inmersas en la naturaleza, pero con todas las comodidades. p) Turismo de reuniones (MICE): Sector de la actividad turística dedicado a la organización, promoción y realización de reuniones, incentivos, congresos y exposiciones, cuyo objetivo principal es el intercambio de conocimientos, la realización de negocios y la capacitación, caracterizado por su infraestructura moderna y especializada, servicios profesionales de alto nivel y una propuesta diferenciada en el segmento prémium, que incluye hoteles de alta gama, venues exclusivos, experiencias personalizadas y una oferta auténtica basada en la naturaleza, la sostenibilidad y la cultura local. q) Turismo Segmentos Especializados: Se define como el conjunto de actividades realizadas por personas durante sus viajes y estancias en lugares distintos a su entorno habitual, cuyo motivo principal es distinto al ocio recreativo tradicional o las vacaciones de descanso. Bajo el marco de la ONU Turismo, estos segmentos abarcan los desplazamientos por motivos profesionales y de negocios (MICE), así como aquellos motivados por la adquisición de conocimientos, la salud, el deporte o el contacto profundo con la naturaleza y la cultura, entre otros. Estas tipologías se caracterizan por una alta especialización de la oferta, un mayor nivel de gasto promedio y una búsqueda de experiencias con propósito, basadas en necesidades específicas del viajero que demandan una gestión técnica y servicios diferenciados.

Artículo 4

Cada empresa u organización participante deberá someterse a un proceso de inscripción previo a la participación en cada feria. Este trámite incluye la presentación del formulario de inscripción ante el Área de Ferias Internacionales, dentro del plazo previamente establecido por ésta, así como los documentos para validar el cumplimiento de los requisitos obligatorios y posteriormente, aplicar los criterios de evaluación que se describen en este Reglamento, para la asignación de cupos.

Artículo 5

Corresponderá a la Dirección de Mercadeo del ICT, la aprobación del Plan de Ferias Internacionales que incluirá -entre otros aspectos- las ferias internacionales en que se participará, los objetivos, las metas y los indicadores, de acuerdo con el Plan Operativo Institucional, el Marco Orientador de Mercadeo y el Plan Estratégico Institucional.

Artículo 6

El Departamento de Estrategia de Marca y Comunicación en coordinación con el Departamento de Promoción y Desarrollo del Segmento Vacacional recomendará, en consulta con otras áreas del ICT cuando sea necesario, a los funcionarios del ICT que se encargarán de la atención de las ferias de leisure y de lujo. En el caso de las ferias enfocadas en segmentos especializados como MICE, turismo náutico y otros, la recomendación sobre los funcionarios que atenderán cada feria será emitida por el Departamento de Promoción y Desarrollo de Segmentos Especializados. Todas las delegaciones del ICT deberán ser aprobadas por la Gerencia General mediante el formulario para aprobación de gastos de viaje al exterior.

Artículo 7

El Departamento de Estrategia de Marca y Comunicación definirá en conjunto con el Departamento de Promoción y Desarrollo del Segmento Vacacional, los objetivos específicos, indicadores y metas para cada uno de los eventos enfocados en l eisure y lujo. Para las ferias enfocadas en segmentos especializados, la definición de objetivos, indicadores y metas será responsabilidad del Departamento de Promoción y Desarrollo de Segmentos Especializados. Lo anterior a fin de que se obtenga informes de participación congruentes con los objetivos planteados. Capítulo III De las empresas participantes

Artículo 8

En las ferias internacionales podrán inscribirse y participar aquellas empresas que cuenten con la Declaratoria Turística en firme o con la Certificación de Sostenibilidad Turística vigente. Se hace énfasis en que el requisito de contar con Declaratoria Turística y CST vigente es necesario tanto para el proceso de inscripción ante el ICT, como en el momento de inscripción en los directorios de cada una de las ferias y en el momento de participar en las ferias internacionales. Es decir, la Declaratoria Turística y la Certificación de Sostenibilidad Turística deberán estar vigentes durante todo el proceso de participación en ferias internacionales para que una empresa pueda optar por un espacio en estos eventos.

Artículo 9

Las empresas participantes deberán encontrarse al día y a derecho ante el ICT con las obligaciones que establezcan las leyes, este Reglamento y los demás reglamentos vigentes. Para ello deberán: a) Estar al día con las obligaciones obrero-patronales que establece la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS, Ley N.º 17 del 22 de octubre de 1943 y sus reformas, lo cual será verificado en la dirección electrónica correspondiente de la CCSS. b) Estar al día con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) según la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, Ley N.º 5662 del 23 de diciembre de 1974 y sus reformas, lo que será corroborado en la dirección electrónica correspondiente del FODESAF. c) En los casos que aplique, estar al día con el impuesto a las sociedades mercantiles, sucursal de una sociedad extranjera o su representante y empresas individuales de responsabilidad limitada que se encuentren inscritas en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional., según lo establece la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas, Ley N.º 9428 del 21 de marzo del 2017 y sus reformas, lo que será verificado en la dirección electrónica correspondiente. d) Estar al día con sus obligaciones tributarias, lo que será verificado con vista en la herramienta de consulta pública en línea del Ministerio de Hacienda. e) El ICT verificará a lo interno de la Institución que la empresa se encuentre al día con los compromisos monetarios, técnicos y legales. f) Tener patente municipal y permiso sanitario de funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud, ambos deben encontrarse al día y vigentes durante todo el proceso de participación en las ferias internacionales. En caso de que la empresa cuente con arreglo de pago con alguna de las instituciones antes mencionadas, deberá presentar la documentación de respaldo del trámite realizado.

Artículo 10

La información aportada por los participantes en el proceso de inscripción, se mantendrá en custodia del Departamento de Estrategia de Marca y Comunicación de forma digital por el tiempo que se defina por la Dirección General del Archivo Nacional, de conformidad con la normativa vigente en la materia. Capítulo IV Proceso de inscripción

Artículo 11

Las fechas límite para la presentación del formulario de inscripción en ferias internacionales, así como el cupo para cada uno de los eventos, serán determinadas y comunicadas a los interesados por el Área de Ferias Internacionales, a través de la página web del ICT, redes sociales institucionales y mediante un email que se enviará a la base de datos del ICT de empresas del sector privado.

Artículo 12

Para la inscripción en las ferias internacionales, se tomará en cuenta a las empresas u organizaciones que presenten el formulario completo ante el ICT antes de las fechas límite establecidas para cada caso y comunicadas previamente.

Artículo 13

El formulario de inscripción estará disponible en línea hasta la fecha límite de inscripción ordinaria, de acuerdo con lo definido en el artículo 11 de este Reglamento. Todas las empresas que deseen participar junto con el ICT en las ferias, deberán completar en tiempo y forma el debido formulario de inscripción, aportando la información que se requiere y adjuntando los documentos solicitados por parte del ICT para formalizar el proceso.

Artículo 14

La definición de la cantidad de cupos disponibles para la participación en las ferias internacionales, se efectuará conforme a la disponibilidad de espacio en cada stand y al número de espacios para empresas establecido para cada evento por parte del Área de Ferias Internacionales, según lo indicado en la boleta de inscripción.

Artículo 15

La asignación de cupos a cada empresa debidamente inscrita y que se haya verificado previamente que cumple con todos los requisitos de participación incluidos en los artículos 17,18 y 19 de este Reglamento, se hará respetando los criterios de evaluación definidos para cada tipo de feria, ya sea de leisure , de MICE, de lujo u otros segmentos especializados, según lo definido en el Capítulo V de este Reglamento.

Artículo 16

La participación en las ferias internacionales junto al ICT se realizará utilizando para todos los efectos, el nombre de la empresa con el que esta fue consignada en el formulario de inscripción en las ferias internacionales, nombre que debe coincidir con el cual le fue otorgada la Declaratoria Turística o la Certificación de Sostenibilidad Turística.

Artículo 17

Requisitos de admisibilidad obligatorios para la participación en ferias internacionales. Además de haber cumplido con los requisitos indicados en el artículo 9 de este Reglamento, las empresas interesadas en participar en estas ferias con el ICT, deberán cumplir con los siguientes requisitos indispensables para poder ser evaluadas durante el proceso de inscripción: 1. Contar con Certificación de Sostenibilidad Turística vigente, tanto en el momento de la inscripción en ferias internacionales, como en la fecha en que se realiza la feria. 2. Las empresas que no tengan CST deben contar con Declaratoria Turística vigente, tanto en el momento de la inscripción en ferias internacionales, como en la fecha en que se realiza la feria. 3. Declaración jurada del representante legal de la empresa que respalde la información solicitada asegurando que todos los documentos e información aportada son reales y verdaderos. 4. No reportar quejas o denuncias interpuestas ante el ICT. 5. No haber acumulado ni una sola falta grave en el período anterior de participación en ferias internacionales, según lo indicado en artículo 53 de este Reglamento. El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos impedirá continuar con el proceso de evaluación e inhabilitará a la empresa para optar por un cupo en las ferias internacionales.

Artículo 18

Requisitos de admisibilidad obligatorios, específicos para las ferias de lujo. Además de los requisitos de admisibilidad del artículo 17 de este Reglamento, las empresas que deseen optar por un cupo en las ferias de lujo deberán contar con un manual de ventas especializado en este segmento. Para comprobarlo debe aportar el manual en forma digital. No es necesario aportar el detalle de precios sobre los servicios. El cumplimiento de este requisito será valorado por el equipo técnico que el ICT designe.

Artículo 19

Requisitos de admisibilidad obligatorios, específicos para las ferias MICE. Además de los requisitos de admisibilidad del artículo 17 de este Reglamento, las empresas que deseen optar por un cupo en las ferias MICE deberán cumplir con los siguientes requisitos que serán valorados por el equipo técnico que el ICT designe: a) Contar con un manual de ventas especializado en este segmento. Para comprobarlo debe aportar el manual en forma digital. No es necesario aportar el detalle de precios sobre los servicios. b) Tener experiencia comprobada en atención a clientes del segmento MICE. Para comprobarlo debe presentar al menos tres (3) cartas emitidas por clientes internacionales u hoteles locales, con no más de tres (3) meses de emitidas, que hagan constar la experiencia de la empresa en este segmento especializado en eventos de los últimos dos (2) años y confirmando un alto nivel de satisfacción por el servicio brindado. Capítulo V Proceso de evaluación de empresas

Artículo 20

Las empresas seleccionadas para participar en ferias internacionales deben maximizar el posicionamiento de Costa Rica como destino diferenciado, sostenible, competitivo y de alto valor agregado y demostrar capacidad real de generar beneficio económico y reputacional para el país. Por tanto, para la selección de las empresas que podrán optar por un cupo para la participación en ferias internacionales se aplicará una evaluación especifica con criterios técnicos de valoración a fin de asegurar una oferta idónea de servicios y productos que corresponda con el perfil de las ferias internacionales en que se participará.

Artículo 21

Proceso de evaluación. Con el fin de asegurar la adecuada representación del país en las ferias internacionales de los distintos segmentos, los empresarios interesados en participar en estas ferias con el ICT deberán someterse a un proceso de evaluación técnica a cargo del Área de Ferias Internacionales, con apoyo de otros Departamentos de ICT según se estime necesario. Para ser admitida en las ferias, la empresa deberá obtener una nota mínima de 70 puntos en el proceso de evaluación. El resultado de la evaluación será comunicado mediante oficio a cada empresa solicitante. En caso de empate para la obtención de un cupo en determinada feria, se asignarán los espacios en primer lugar dando prioridad a quienes tengan mayor nivel de CST. De persistir el empate, se asignará el cupo a quienes tengan mayor participación en los programas del ICT como Red Sofía, Código de Conducta, Turismo para todas las personas, o licenciamiento de Marca País. De persistir el empate luego de aplicados estos criterios, se asignará el espacio de acuerdo al orden de ingreso de los formularios de inscripción ante el Departamento de Comunicación y Tecnologías de la Información.

Artículo 22

Criterios de evaluación específicos para la participación de empresas en ferias de lujo. Las ferias de lujo son aquellas en las que la negociación ocurre entre proveedores de servicios de turismo de lujo, que ofrecen experiencias y productos de alto nivel, experiencias altamente exclusivas y personalizadas, enfocadas en brindar servicios excepcionales a viajeros con alto poder adquisitivo. Con el fin de asegurar la adecuada representación del país en las ferias internacionales del segmento de turismo de lujo, podrán participar tour operadores y empresas de hospedaje quienes deberán someterse a un proceso de evaluación técnica, a cargo del Área de Ferias Internacionales, con apoyo de otros Departamentos de ICT según se estime necesario. Las empresas que cumplan con los requisitos indicados en los artículos 17 y 18 de este Reglamento serán evaluadas según los siguientes criterios, con los que se podrá obtener una puntuación máxima de 100 puntos, obteniendo así una lista de empresas elegibles, en orden de prioridad, para obtener un cupo en las ferias de lujo de cada período, según la cantidad de espacios definida por el ICT para cada una de estas ferias. A) Criterios de evaluación para la participación de empresas tour operadoras en ferias de lujo: Criterio: Puntaje máximo: 1. Experiencia y trayectoria en eventos especializados del segmento de lujo, con participación previa en los eventos especializados que se especifican en la siguiente lista: ILTM CANNES ILTM NORTEAMERICA ILTM LATINOAMERICA LE Miami Se asignará un punto por cada evento (o ediciones del mismo evento) en el que la empresa haya participado en los últimos 10 años, para un máximo de 30 puntos. Pure GTM Luxury Luxperience TTG Luxury Travel Conference T- Fest Emotions Remote Luxury Connection Para comprobarlo, deberá remitir una declaración jurada firmada por el representante legal de la empresa, en la que indique los eventos en los que ha participado y el año de cada participación. 2. Tener experiencia comprobada en atención a clientes del segmento 6 puntos por cada de lujo. Para comprobarlo debe presentar al menos 3 cartas emitidas carta que haga por agencias o tour operadores, con no más de 3 meses de emitidas, constar la que hagan constar la experiencia de la empresa en la atención y experiencia en servicios brindados a clientes del segmento de lujo y confirmando un servicios de lujo, alto nivel de satisfacción por el servicio brindado. para un máximo de 18 puntos. 3. Cuenta con material promocional impreso o digital alineado con imagen de lujo. Para verificarlo debe aportar muestras del material en formato digital o enlaces web para comprobar la existencia del material requerido. 14 puntos. 4. La empresa tiene contratos vigentes con al menos 5 hoteles proveedores de categoría cinco estrellas, o bien que pertenezcan a consorcios internacionales de lujo. Para comprobarlo debe aportar una carta firmada por el representante de cada hotel o del consorcio que haga constar su relación comercial. 4 puntos por cada carta para un total de 20 puntos. 5. Aportar la certificación o documento respectivo que compruebe su membresía, afiliación vigente, o denominación de preferred partner de consorcio de lujo, obtenidos de al menos una de las asociaciones o agrupaciones internacionales especializadas en turismo de lujo como las siguientes: Se asignará 1 punto por cada membrecía o afiliación, para un Criterio: Puntaje máximo: Virtuoso Signature Travel Network Serendipians Travel Leaders - Select Gifted Travel Montecito Village Coast Line Travel Entre otras Nota: la afiliación o membrecía debe estar vigente al momento de la participación en la feria. máximo de 2 puntos. 6. La empresa cuenta nivel Elite o su equivalente en la Certificación de Sostenibilidad Turística del ICT. 8 puntos. 7. La empresa es parte de otros programas del ICT como Red Sofía, Código de Conducta, Turismo para todas las personas u otros, o tiene licenciamiento de Marca País. 2 puntos por cada adhesión a estos programas, hasta un máximo de 8 puntos. TOTAL 100 puntos. B) Criterios de evaluación para la participación de empresas de hospedaje en ferias de lujo: Criterio: Puntaje máximo: 1. Experiencia y trayectoria en eventos especializados del segmento de lujo, con participación previa en los eventos especializados que se especifican en la siguiente lista: ILTM CANNES ILTM NORTEAMERICA ILTM LATINOAMERICA LE Miami Pure GTM Luxury Luxperience Se asignará un punto por cada evento (o ediciones del mismo evento ) en el que la empresa haya participado en los últimos 10 años, para un máximo de 30 puntos. Criterio: Puntaje máximo: TTG Luxury Travel Conference Private events by Luxury Travel Consortium T- Fest Emotions Remote Luxury Connection Para comprobarlo, deberá remitir una declaración jurada firmada por el representante legal de la empresa en la que indique los eventos en los que ha participado y el año de cada participación. 2. Aportar la certificación o documento respectivo que compruebe su membresía, afiliación vigente, o denominación de preferred partner de consorcio de lujo , obtenidos de las asociaciones o agrupaciones internacionales especializadas en turismo de lujo como las siguientes: Virtuoso Signature Travel Network Serendipians Travel Leaders - Select Relais & Chateaux Michelin Key Small Luxury Hotels of the World (SLH) Leading Hotels of the World (LHW) Gifted Travel Montecito Village Coast Line Travel Mister and Mrs Smith Entre otras Nota: la afiliación o membrecía debe estar vigente al momento de la participación en la feria. Se asignará 1 punto por cada membrecía o afiliación, para un máximo de 10 puntos. 3. Tener experiencia comprobada en atención a clientes del segmento de lujo. Para comprobarlo debe presentar al menos 5 cartas emitidas por agencias o tour operadores con no más de 3 meses de emitidas, que hagan constar la experiencia de la empresa en la atención y servicios brindados a clientes del segmento de lujo y confirmando un alto nivel de satisfacción por el servicio brindado. 5 puntos por cada carta que haga constar la experiencia en servicios de lujo, para un máximo de 25 puntos. 4. Cuenta con material promocional impreso o digital alineado con imagen de lujo. Para verificarlo debe aportar muestras del material en 14 puntos. Criterio: Puntaje máximo: formato digital o enlaces web para comprobar la existencia del material requerido. 5. La empresa cuenta con nivel Elite o su equivalente en la Certificación de Sostenibilidad Turística del ICT. 13 puntos. 6. La empresa es parte de otros programas del ICT como Red Sofía, Código de Conducta, Turismo para todas las personas u otros, o tiene licenciamiento de Marca País. 2 puntos por cada adhesión a estos programas, hasta un máximo de 8 puntos. TOTAL 100 puntos.

Artículo 23

. Criterios de evaluación específicos para la participación de empresas turísticas en ferias MICE. Las ferias del segmento MICE son eventos especializados que reúnen a organizadores de congresos, convenciones, conferencias y viajes de incentivos para generar oportunidades de negocio, atraer eventos internacionales y promover al país como sede de reuniones, convenciones y eventos de alto nivel. Con el fin de asegurar la adecuada representación del país en las ferias internacionales del segmento MICE, podrán participar tour operadores y empresas de hospedaje quienes deberán someterse a un proceso de evaluación técnica, a cargo del Área de Ferias Internacionales, con apoyo de otros Departamentos de ICT según se estime necesario. Los tours operadores y empresas de hospedaje que cumplan con los requisitos indicados en los artículos 17 y 19 de este Reglamento, serán evaluadas según los siguientes criterios con los que se podrá obtener una puntuación máxima de 100 puntos, obteniendo así una lista de empresas elegibles, en orden de prioridad, para obtener un cupo en las ferias MICE de cada período, según la cantidad de espacios definida por el ICT para cada una de estas ferias. m Criterio: Puntaje máximo: SITE (1 punto) ICCA (1 punto) AMEX (1 punto) Para comprobarlo, deberá remitir una declaración jurada firmada por el presentante legal de la empresa en la que indique los eventos en que ha participado y el año de cada participación. 2. La empresa asigna para participar en las ferias MICE, a delegados que cuentan con certificaciones, membresía o afiliación vigente, a asociaciones o grupos de turismo especializados en el segmento MICE, a nivel internacional, las cuales se especifican en la siguiente lista: ICCA (Asociativo) SITE (Incentivos) PCMA (Corporativo) MPI AIPC Se asignará 5 puntos por cada membrecía o afiliación, para un máximo de 10 puntos. 3.Cuenta con material promocional impreso o digital alineado con el segmento MICE. Para verificarlo debe aportar muestras del material en formato digital o enlaces web para comprobar la existencia del material requerido. 10 puntos. 4.Cuenta con división o departamento especializado en el segmento MICE. Para comprobarlo debe presentar una declaración jurada firmada por el representante legal de la empresa. 14 puntos. 5.Está afiliado al Costa Rica Convention Bureau o a organizaciones con objetivos similares en Costa Rica. Para comprobarlo debe presentar la respectiva certificación que haga constar que su afiliación está vigente. 20 puntos. 6.La empresa cuenta con nivel Elite o su equivalente en la Certificación de Sostenibilidad Turística del ICT. 13 puntos. 7. La empresa es parte de otros programas del ICT como Red Sofía, Código de Conducta, Turismo para todas las personas u otros, o tiene licenciamiento de Marca País. 2 puntos por cada adhesión a estos programas, hasta un máximo de 8 puntos. TOTAL 100 puntos.

Artículo 24

. Criterios de evaluación específicos para la participación de empresas turísticas en ferias del segmento vacacional ( leisure ). Las empresas turísticas que cumplan con los requisitos indicados en el artículo 18 de este Reglamento, serán evaluadas según los siguientes criterios con los que se podrá obtener una puntuación máxima de 100 puntos, obteniendo así una lista de empresas elegibles, en orden de prioridad, para obtener un cupo en las ferias de leisure de cada período, según la cantidad de espacios definida por el ICT para cada una de estas ferias. Criterio: Puntaje máximo: 1. Experiencia y trayectoria en eventos de comercialización turística, en los últimos 7 años. Se evaluará de la siguiente forma: 1.1. Empresas que no han participado previamente en ferias internacionales con ICT: 1.1.1. Participación previa al menos una vez en Expotur : 5 puntos. 1.1.2. Participación en road shows internacionales, caravanas, eventos de comercialización turística regional o rueda de negocios de gestión de destinos como vendedor: 5 puntos. 1.2. Empresas con experiencia previa en ferias y eventos turísticos internacionales: 1.2.1. Participación previa al menos una vez en Expotur : 2 puntos. 1.2.2. Participación en road shows internacionales, caravanas, eventos de comercialización turística regional o rueda de negocios de gestión de destinos como vendedor: 2 puntos. 1.2.3. Participación previa en ferias internacionales con el ICT: 6 puntos. Para acreditar su experiencia, las empresas deberán presentar declaración jurada con el nombre de los eventos y año en que participaron, firmada por representante legal. 10 puntos. 2. Cuenta con materiales comerciales e informativos en inglés y en el idioma nativo de las ferias en que está solicitando participar. Para demostrarlo debe remitir muestras en formato digital o enlaces web del material comercial y promocional para verificar que correspondan a las ferias que indica en el formulario. 5 puntos. Criterio: Puntaje máximo: 3. Inclusión. Cuenta con oferta turística o programas permanentes en la empresa que beneficien a personas con discapacidad. Debe aportar los documentos que lo demuestren. 5 puntos. 4. Integración de tecnología. La empresa cuenta con apps, plataformas de reservas en línea, está integrado en agencia de viaje en línea o dispone de medios tecnológicos y de comunicación para realizar reservas. Debe aportar los documentos que lo demuestren. 5 puntos. 5. La empresa cuenta con nivel Elite o su equivalente en la Certificación de Sostenibilidad Turística del ICT. 10 puntos. 6. Se otorgará puntaje a las empresas que desarrollen su actividad turística, cuenten con oferta comercial activa o contribuyan de manera demostrable a la promoción y fortalecimiento de uno o varios Centros de Desarrollo Turístico que hayan sido definidos como prioritarios por el Instituto Costarricense de Turismo. El listado oficial de los Centros de Desarrollo Turístico aplicables a cada período ferial será previamente incorporado en el formulario de inscripción, con base en la información técnica remitida por el Departamento de Desarrollo Turístico. Únicamente serán valoradas aquellas vinculaciones que puedan ser debidamente acreditadas mediante documentación verificable. 10 puntos. 7. Se otorgará puntaje a las empresas que cuenten con clasificación vigente como micro, pequeña o mediana empresa (MIPYME) ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC). Para tales efectos, la empresa deberá aportar copia de la constancia oficial vigente que acredite su inscripción activa y al día en el Registro PYME del MEIC, conforme a la normativa aplicable. No serán consideradas para este criterio aquellas empresas cuya constancia se encuentre vencida, suspendida o en trámite al momento del cierre del período de inscripción. 10 puntos. Criterio: Puntaje máximo: 8. Se otorgará puntaje a las empresas que acrediten contar con mecanismos activos de comercialización en mercados internacionales, tales como contratos vigentes con compradores, agencias de viajes, operadores turísticos, plataformas digitales (OTAS), marketplaces turísticos, acuerdos comerciales, cartas de intención u otros instrumentos equivalentes. El puntaje se distribuirá de la siguiente forma: 8.1 Empresas con experiencia previa en ferias y eventos turísticos internacionales: 8.1.1. Se otorgará 4 puntos por cada contrato comercial vigente, que la empresa logre demostrar que tiene con compradores, agencias, operadores, OTAs o plataformas internacionales, hasta un máximo de 16 puntos. 8.1.2 Si la empresa presenta una combinación de contratos vencidos recientes, con no más de 24 meses de vencidos, que demuestren que cuenta con experiencia internacional, o bien cartas de intención o procesos formales de negociación en curso, se le asignará 2 puntos por cada uno de ellos, hasta un máximo de 8 puntos. 8.1.3 Si la empresa no tiene contratos vigentes, pero sí cuenta con acciones comprobables de prospección internacional estructurada, tales como participación en ferias, ruedas de negocios B2B, caravanas, road shows , catálogos y otros, se les asignará 1 punto por cada uno de ellos hasta un máximo de 5 puntos. 8.1.4 Si la empresa no presenta respaldo documental ni evidencia verificable que acredite su experiencia, no se le asignará puntaje. La empresa deberá presentar una declaración jurada en la que indique los nombres de sus contrapartes comerciales y presente los comprobantes que acrediten su experiencia según corresponda. 8.2 Empresas que no han participado previamente en ferias internacionales con ICT: 9. Podrán ser consideradas, bajo este criterio, aquellas empresas que participen por primera vez en ferias internacionales organizadas por el ICT y que demuestren acciones comprobables de prospección comercial, negociación en curso o preparación para la internacionalización. La ausencia de contratos formales no constituirá, por sí sola, un motivo de exclusión del proceso de selección en estos casos. 16 Puntos . Criterio: Puntaje máximo: 10. Se utilizarán los siguientes criterios: . La empresa demuestra contar con contratos comerciales vigentes con compradores, agencias, operadores, OTAs o plataformas internacionales. Se le otorgará 8 puntos por cada contrato, hasta un máximo de 16 puntos. . Si la empresa no tiene contratos vigentes, pero sí cuenta con acciones comprobables de prospección internacional estructurada, tales como participación en ferias, ruedas de negocios B2B, caravanas, road shows , catálogos y otros, se les asignará 2 puntos por cada uno de ellos hasta un máximo de 10 puntos. . Si la empresa no presenta respaldo documental ni evidencia verificable que acredite su experiencia, no se le asignará puntaje. 11. La empresa deberá presentar una declaración jurada en la que indique los nombres de sus contrapartes comerciales, y presente los comprobantes que acrediten su experiencia según corresponda. 12. 9. Es afiliado de CANATUR, ACOT, CCH, CANAECO, ACAR, cámara regional, organización gremial o asociación, tanto a nivel nacional como internacional. La puntación se distribuye de la siguiente forma: 9.1 Afiliado a dos o más cámaras de turismo, asociaciones u organizaciones gremiales a nivel nacional: 12 puntos. 9.2 Afiliado a una cámara, asociación u organización gremial de turismo a nivel nacional: 6 puntos. 9.3 Afiliado a alguna organización gremial de turismo a nivel internacional: 2 puntos. Para comprobarlo deben aportar certificación que haga constar su afiliación. 12 puntos. Criterio: Puntaje máximo: La empresa es parte de otros programas del ICT como Red Sofía, Código de Conducta, Turismo para todas las personas u otros, o tiene licenciamiento de Marca País. 3 puntos por cada adhesión a estos programas, hasta un máximo de 12 puntos. No presenta ninguna falta durante todo el período de ferias anterior al proceso de inscripción en el que están participando, según lo estipulado en el Reglamento vigente para la participación en ferias internacionales. 5 puntos. TOTAL 100 puntos.

Artículo 25

. Criterios de evaluación específicos para la participación de empresas turísticas en ferias de segmentos especializados. Las empresas turísticas que cumplan con los requisitos indicados en el artículo 17 de este Reglamento, serán evaluadas según los criterios de evaluación y selección que respondan a los objetivos, el público meta y las características propias de cada feria, obteniendo así una lista de empresas elegibles, en orden de prioridad, para obtener un cupo en las ferias de segmentos especializados de cada período, según la cantidad de espacios definida por el ICT para cada una de estas ferias. Los criterios serán definidos por el Departamento de Promoción y Desarrollo de Segmentos Especializados, en conjunto con las instancias que corresponda, y serán comunicados mediante el formulario de inscripción de cada feria, en cada período.

Artículo 26

Proceso de validación. Una vez efectuado el proceso de evaluación según el tipo de feria, y teniendo ya una lista de empresas elegibles en orden prioritario según la calificación obtenida para las ferias de cada segmento, el Área de Ferias Internacionales procederá a emitir un oficio de validación, donde se detallarán las ferias en las que cada empresa postulante resultó admitida, las fechas máximas de pago y la cuota de participación definida para cada caso. El proceso de inscripción quedará en firme una vez que el ICT reciba el pago de cada una de las empresas, cuando esto aplique. Capítulo VI Listas de espera

Artículo 27

Solicitudes extemporáneas. En caso de que una empresa manifieste su interés de participar en ferias internacionales en fechas posteriores a las establecidas en el proceso de inscripción, se considerará como una solicitud extemporánea. Estas solicitudes extemporáneas deberán presentarse mediante el formulario de inscripción completo ante el Área de Ferias Internacionales y someterse al mismo proceso de evaluación detallado en el Capítulo V de este Reglamento y pasarán a ser parte de la lista de espera extraordinaria, aguardando que se libere algún espacio por la cancelación de participación de alguna empresa que sí haya efectuado el proceso de inscripción a tiempo. Las solicitudes extemporáneas serán procedentes solo si se reúnen las siguientes condiciones: a) Que alguna empresa debidamente registrada y confirmada en el proceso de inscripción ordinario, cancele su participación en la feria y que ya se haya cubierto el cupo para las empresas que están en lista de espera ordinaria. b) Que se habilite un espacio disponible con al menos treinta y cinco (35) días hábiles de anticipación a la realización de la feria, bajo el entendido de que el Área de Ferias Internacionales no podrá garantizar la inclusión de estas empresas en los catálogos de las ferias y la empresa deberá efectuar por su cuenta las gestiones necesarias para asegurarse las citas de negociación durante el evento para que su participación resulte exitosa. c) Que, una vez aprobada su participación, cancele ante el ICT la cuota respectiva, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la fecha de aprobación de la inscripción.

Artículo 28

Listas de espera. Se habilitará una lista de espera ordinaria para todas las ferias para las que haya demanda con aquellas empresas que hayan sido parte del proceso de inscripción ordinario y que no hayan logrado obtener un cupo por falta de espacio. Asimismo, pasarán a formar parte de la lista de espera extraordinaria las solicitudes extemporáneas que serán listadas después de las empresas que sí fueron parte del proceso de inscripción oportunamente.

Artículo 29

Asignación de cupos de las listas de espera. a) Asignación de cupos de lista de espera ordinaria: En el caso de que se liberen espacios asignados a empresas que previamente tuvieron cupo confirmado porque decidan cancelar su participación en forma oportuna, antes del cierre de la fecha de pago, se procederá a asignar los nuevos cupos que se hayan liberado otorgando prioridad a aquellas empresas de la lista de espera ordinaria que cuenten con la Certificación de Sostenibilidad Turística (CST) vigente y, entre ellas, en primera instancia a quienes posean el nivel Elite (o su equivalente) y en segundo lugar a las que posean el nivel Básico (o su equivalente). Una vez agotada la lista de espera ordinaria de empresas con CST, podrá considerarse para llenar los cupos que se liberaron a aquellas empresas que estén en lista de espera ordinaria y que solo cuenten con Declaratoria Turística. b) Asignación de cupos de lista de espera extraordinaria: Luego de asignados los cupos en la lista de espera ordinaria y de contar aún con espacios disponibles, se procederá a asignar los cupos restantes a aquellas empresas de la lista de espera extraordinaria que cuenten con el Certificación de Sostenibilidad Turística (CST) vigente y entre ellas, en primera instancia a quienes posean el nivel Elite (o su equivalente) y en segundo lugar a las que posean el nivel Básico (o su equivalente). De continuar aún la disponibilidad de cupos, éstos se podrán asignar a aquellas empresas que estén en lista de espera extraordinaria y que solo cuenten con Declaratoria Turística. Para la asignación de todos estos cupos a empresas con CST o Declaratoria Turística según el caso, se debe considerar además la calificación obtenida según la evaluación definida para el tipo de feria que corresponda, asignando los espacios en orden de prioridad por orden de la calificación obtenida, según lo que se detalla en el capítulo V de este Reglamento. Capítulo VI Figuras especiales de participación

Artículo 30

Mesas compartidas. En el caso de que alguna empresa que sea parte de la lista de espera ordinaria o extraordinaria, realice por cuenta propia la gestión ante alguna empresa con cupo confirmado para compartir mesa con ella, siempre que esta esté de acuerdo, el ICT podrá autorizar su participación en mesa compartida dentro del área de co expositores con cupo confirmado. Para ello se debe cumplir con las siguientes condiciones: a) Que la solicitud sea presentada formalmente y por escrito ante el Área de Ferias Internacionales con la suficiente antelación a la fecha límite de pago de la feria en cuestión, de manera que el pago de la respectiva cuota de inscripción pueda ser efectuado a tiempo. b) Que la solicitud del interesado sea acompañada por una carta firmada por el representante legal de la empresa con cupo confirmado donde manifieste estar de acuerdo con compartir mesa con el interesado y estar dispuesto a sacrificar para su representada, uno de los espacios de los dos (2) delegados que como máximo se asigna en cada feria. c) El interesado debe pagar antes de la fecha límite la respectiva cuota de participación que corresponda según el caso, y debe cumplir con todas las obligaciones que se le asigna en el presente Reglamento. d) La mesa compartida tendrá los nombres de ambas empresas y se les inscribirá como co expositores ante la feria. Esto implica que cada una de las dos (2) empresas podrá gestionar su gafete con la feria y acceder a la plataforma de citas para gestionar sus respectivas agendas, cuando esto aplique según la modalidad de la feria. e) Ambas empresas deberán coordinar entre ellas para la atención de sus citas en el mismo espacio y mesa. Capítulo VI Figuras especiales de participación

Artículo 30

Mesas compartidas. En el caso de que alguna empresa que sea parte de la lista de espera ordinaria o extraordinaria, realice por cuenta propia la gestión ante alguna empresa con cupo confirmado para compartir mesa con ella, siempre que esta esté de acuerdo, el ICT podrá autorizar su participación en mesa compartida dentro del área de co expositores con cupo confirmado. Para ello se debe cumplir con las siguientes condiciones: a) Que la solicitud sea presentada formalmente y por escrito ante el Área de Ferias Internacionales con la suficiente antelación a la fecha límite de pago de la feria en cuestión, de manera que el pago de la respectiva cuota de inscripción pueda ser efectuado a tiempo. b) Que la solicitud del interesado sea acompañada por una carta firmada por el representante legal de la empresa con cupo confirmado donde manifieste estar de acuerdo con compartir mesa con el interesado y estar dispuesto a sacrificar para su representada, uno de los espacios de los dos (2) delegados que como máximo se asigna en cada feria. c) El interesado debe pagar antes de la fecha límite la respectiva cuota de participación que corresponda según el caso, y debe cumplir con todas las obligaciones que se le asigna en el presente Reglamento. d) La mesa compartida tendrá los nombres de ambas empresas y se les inscribirá como co expositores ante la feria. Esto implica que cada una de las dos (2) empresas podrá gestionar su gafete con la feria y acceder a la plataforma de citas para gestionar sus respectivas agendas, cuando esto aplique según la modalidad de la feria. e) Ambas empresas deberán coordinar entre ellas para la atención de sus citas en el mismo espacio y mesa.

Artículo 31

Las cámaras nacionales, asociaciones turísticas, Instituciones del Estado Costarricense, así como aeropuertos, u otras entidades que tengan interés de participar en las ferias turísticas a las que asiste el ICT deberán enviar una solicitud formal por escrito a la Gerencia General, al menos con treinta (30) días naturales de antelación a la fecha del evento, explicando cuál es el objetivo de su participación e indicando los nombres de los delegados. Con la aprobación de la Gerencia General, el Área de Ferias Internacionales gestionará el respectivo gafete para su participación. La Gerencia General se reservará el derecho de denegar la participación, de conformidad con la cantidad de espacios disponibles en cada feria para un adecuado funcionamiento del stand. Las cámaras nacionales, asociaciones turísticas, Instituciones del Estado Costarricense, así como aeropuertos, u otras entidades, podrán asistir a las ferias solo cuando el ICT cuente con espacio disponible dentro del stand según las limitaciones de cada evento y cuando su solicitud haya sido aprobada por la Gerencia General. Lo podrán hacer únicamente con un delegado que estará destacado en el mostrador principal del stand brindando apoyo al ICT para la atención de este y estarán sujetos a las obligaciones citadas en el artículo 35 de este Reglamento. Con la aprobación de la Gerencia General, el Área de Ferias Internacionales gestionará el respectivo gafete para su participación.

Artículo 32

Para el caso del Buró de Convenciones de Costa Rica, en las ferias del segmento MICE se les otorgará una mesa de negociación con cupo confirmado.

Artículo 33

Para las participaciones en ferias o eventos de interés estratégico para el ICT en el sector de cruceros, el ICT invitará formalmente a las instituciones o instancias competentes, como acompañantes de la delegación institucional dentro de los espacios asignados para atender las citas de negociación vinculadas a la actividad. Esto considerando que la intervención especializada de dichos acompañantes resulta determinante para sustentar compromisos, validar información técnica y consolidar oportunidades de posicionamiento, mantenimiento o incremento de escalas en el país.

Artículo 34

Grupos de empresas. Para los casos de marcas o grupos que representan a más de dos empresas, todas las empresas sin excepción que tengan interés de ser representadas en las ferias internacionales por esa marca o grupo deben contar con Declaratoria Turística o CST, y cumplir con los demás requisitos citados en el artículo 17, y en los artículos 18 y 19 de este Reglamento según corresponda. En todos los casos, se deberá completar un formulario de inscripción por cada una de las empresas que desea tener representación en la feria, según lo estipulado en el artículo 12 de este Reglamento. Cada una de las empresas que deseen ser representadas en la feria y que obtengan un cupo para participar en las ferias luego de cumplir con el proceso de evaluación explicado en el capítulo V de este Reglamento, o mediante el proceso de listas de espera citado en el capítulo VI de este Reglamento deberá pagar la cuota de participación que le corresponda según lo establecido en al capítulo VII de este Reglamento. A la hora de su participación en las ferias se les asignaría un único espacio para ser ocupado por la persona delegada para la representación colectiva de las empresas que así lo dispongan, según sea el caso en cada feria. El nombre con el que cada empresa será inscrita en los registros de las ferias y con que aparecerá en todos los listados del stand , será el mismo nombre con que le fue otorgada la Declaratoria Turística o el CST, según lo establecido en el artículo 16 de este Reglamento.

Artículo 35

Son obligaciones de los participantes de estas entidades: a) Participar en las reuniones virtuales o presenciales de coordinación que organice el ICT antes y después de cada feria, cuando el Área de Ferias Internacionales lo considere necesario. b) Mantener dentro de la feria un comportamiento y presentación personal acorde a las normas de moralidad, profesionalismo, urbanidad, ética e higiene, que dejen en alto el nombre del país y respetando las disposiciones, protocolos y lineamientos de vestimenta de cada feria. c) Cumplir estrictamente con los horarios y días de funcionamiento dentro de la feria. En caso de algún retraso durante el viaje o de no poder presentarse en el recinto ferial por situaciones ajenas a su control deberá remitir un correo electrónico al Área de Ferias Internacionales lo antes posible. d) Cada empresa participante deberá encargarse del transporte del material promocional que estará utilizando en la feria, cuando su uso y distribución sea permitido por la organización de la feria. e) Completar después de su participación en cada feria y dentro del plazo definido por el ICT, un informe de resultados, cuyo formato será remitido vía correo electrónico por el Área de Ferias Internacionales. f) Acatar las disposiciones sanitarias fijadas por los organizadores de los eventos, por las autoridades internacionales y por el Ministerio de Salud de Costa Rica, cuando corresponda, para la participación en eventos masivos. g) Portar su gafete de identificación durante todos los días del evento. h) Gestionar y cubrir los gastos de viaje, reservas de hotel, seguros de viaje, seguros médicos y cualquier otro relacionado con los viajes requeridos para asistir a las ferias en que la empresa esté inscrita. i) Acreditar a los delegados idóneos dependiendo de las características de cada una de las ferias. Si por circunstancias de fuerza mayor la empresa se ve forzada a sustituir a los delegados acreditados durante el proceso de inscripción, se debe comunicar al ICT por escrito la sustitución. j) Los delegados de asociaciones o cámaras a quienes el ICT le facilite el acceso a la feria deberán estar presentes durante todos los días de feria, ya sean estas de profesionales o público, apoyando al ICT con la atención del mostrador principal del stand . k) El material promocional de las asociaciones y cámaras ya sea digital o impreso, de acuerdo con lo dispuesto por los organizadores de la feria, deberá ser propio de cada entidad. l) Las empresas inscritas en las ferias deben mantenerse en su puesto dentro del stand durante todos los días de feria, brindando la debida atención a los visitantes y contribuyendo con la buena imagen del país y bajo ningún motivo dejar su puesto desatendido. En caso de que la empresa decida no participar durante los días de público en las ferias mixtas - que tienen días de profesionales y de público- se debe presentar al ICT la debida justificación por parte del representante legal, mínimo con 45 días naturales de antelación al inicio de la feria en la que dispense la participación de sus delegados, de lo contrario se estaría aplicando la sanción correspondiente. Capítulo VII Pago de cuota de participación

Artículo 36

El Área de Ferias Internacionales hará una recomendación sobre la cuota de participación a la Dirección de Mercadeo para su aprobación y posterior ratificación de la Gerencia General. Esta cuota se fijará sin que resulte prohibitiva con el fin de promover la participación de los empresarios interesados.

Artículo 37

Las empresas inscritas deberán realizar el pago del cien (100) por ciento de la cuota de participación, en los plazos indicados por el Área de Ferias Internacionales y cumpliendo con lo siguiente: a) El pago se debe realizar por el monto total de la cuota establecida para cada feria, en dólares o colones al tipo de cambio del día en que se realice la transacción. b) El pago podrá realizarse en efectivo, tarjeta de crédito o cheque, siempre que el trámite se realice directamente en la ventanilla del Departamento de Administración Tributaria del ICT. c) El pago podrá efectuarse mediante transferencia bancaria a las cuentas del ICT, remitiéndose el comprobante de depósito y la boleta de pago al Departamento de Administración Tributaria del ICT con copia al Área de Ferias Internacionales. d) Posterior a la realización del pago, el Departamento de Administración Tributaria del ICT remitirá la factura electrónica a cada empresa, utilizando para ello los datos suministrados al momento del pago. e) Las cámaras y asociaciones no pagarán cuota, siempre y cuando sus objetivos de participación en las ferias, sean de información y promoción y no de negociación.

Artículo 38

Cuota de participación para empresas con CST. Las empresas que cuentan con Certificación de Sostenibilidad Turística (CST) vigente, tendrán un incentivo que las exonera de la cuota de participación, según el siguiente detalle: a) Empresas con nivel Elite o su equivalente, no pagan cuota de participación. b) Empresas con nivel Básico, o su equivalente: tendrán un sesenta por ciento (60%) de exoneración de la cuota de participación, pagando un cuarenta por ciento (40%) de la misma. Para poder obtener este beneficio, las empresas que participen en ferias internacionales deberán inscribirse, según lo indicado en el artículo 16 de este Reglamento, con el mismo nombre con el que obtuvieron la Certificación de Sostenibilidad Turística y con ese mismo nombre serán listadas en los directorios de la feria y en el stand del ICT. Las empresas deben considerar el plazo establecido por el Reglamento del Programa de Sostenibilidad Turística para la recertificación, dicho trámite es responsabilidad exclusiva de la empresa interesada. Capítulo VIII Cancelación de participación

Artículo 39

Cuando después de pagada la cuota de participación la empresa decida no participar en alguna feria, se procederá de la siguiente forma: a) Si la empresa comunica su decisión de no participar durante los sesenta (60) días naturales previos al inicio de la feria en la cual está inscrita, o antes, se devolverá el cincuenta (50) por ciento de la cuota pagada, o se acreditará la misma a solicitud de la empresa interesada, a otra feria en la que se haya inscrito previamente. b) Si la empresa comunica su decisión de no participar entre cincuenta y nueve (59) y cuarenta y seis (46) días naturales previos al inicio de la feria en la cual está inscrita, o antes, se devolverá el veinticinco (25) por ciento de la cuota pagada, o se acreditará la misma a solicitud de la empresa interesada, a otra feria en la que se haya inscrito previamente. c) Si la empresa comunica su decisión de no participar durante los cuarenta y cinco (45) días naturales previos al inicio del evento, el ICT no reintegrará la cuota pagada. d) A las empresas con CST nivel Elite o su equivalente, que cancelen su participación en las ferias que inscribieron para ese período, posterior a la fecha máxima comunicada para efectuar el pago de inscripción de cada feria, o bien no se presenten durante los días de la feria, se les efectuará el cobro de la cuota normal de participación definida previamente para esa feria para las empresas sin CST, comunicándosele mediante un oficio del Área de Ferias Internacionales, con copia al Departamento de Administración Tributaria del ICT. El monto correspondiente a este cobro, debe haber sido pagado al ICT para poder participar en el próximo período de inscripción en ferias internacionales del ICT. e) Cuando una empresa con CST Básico o su equivalente cancele su participación en las ferias que inscribieron para ese período, posterior a la fecha máxima comunicada para efectuar el pago de inscripción de cada feria, o bien no se presenten durante los días de la feria, se les efectuará el cobro correspondiente a la exoneración del 60% que se le otorgó a la hora de realizar la inscripción, comunicándosele mediante un oficio del Área de Ferias Internacionales, con copia al Departamento de Administración Tributaria del ICT. El monto correspondiente a este cobro, debe haber sido pagado al ICT para poder participar en el próximo período de inscripción en ferias internacionales del ICT.

Artículo 40

Cuando el ICT cancele la participación en una feria para la cual las empresas ya habían pagado la cuota de inscripción, ya sea en defensa del interés público o bien por motivos ajenos a su control como la cancelación del evento por parte de los organizadores, o cuando no se logre alcanzar una convocatoria mínima de 5 empresas del sector privado, se realizará el reintegro del cien por ciento (100%) de la cuota cancelada por las empresas o bien será aplicada a la cuota de participación de otra feria a solicitud del interesado. Capítulo IX Derechos y obligaciones de los participantes

Artículo 41

Son derechos de las empresas turísticas participantes: a) Contar con una mesa de negociación, que será asignada durante la reunión de coordinación convocada por el ICT de previo a la realización de la feria. b) Asistir a las ferias con dos delegados como máximo por empresa, cuando la feria lo permita.

Artículo 42

Son obligaciones de las empresas turísticas participantes: a) Efectuar el pago de las inscripciones de las ferias de su interés dentro del plazo máximo otorgado por el ICT, sin posibilidad de prórrogas, bajo riesgo de perder la confirmación del cupo en cada feria. b) Participar en las reuniones virtuales o presenciales de coordinación que organice el ICT antes y después de cada feria, cuando el Área de Ferias Internacionales lo considere necesario. c) Mantener dentro de la feria un comportamiento y presentación personal acorde a las normas de moralidad, profesionalismo, urbanidad, ética e higiene, que dejen en alto el nombre del país y respetando las disposiciones, protocolos y lineamientos de vestimenta de cada feria. d) Cumplir estrictamente con los horarios y días de funcionamiento dentro de la feria. En caso de algún retraso durante el viaje o de no poder presentarse en el recinto ferial por situaciones ajenas a su control, deberá remitir un correo electrónico al Área de Ferias Internacionales lo antes posible, aportando los comprobantes respectivos, y respaldado con la justificación del representante legal de la empresa a su regreso a Costa Rica. e) Cada empresa participante deberá encargarse del transporte del material promocional que estarán utilizando en la feria, cuando su uso y distribución sea permitido por la organización de la feria. f) Completar después de su participación en cada feria, y dentro del plazo definido por el ICT, una evaluación de resultados de su participación, que será remitida vía correo electrónico por el Área de Ferias Internacionales. g) Acatar las disposiciones sanitarias fijadas por los organizadores de los eventos, por las autoridades internacionales y por el Ministerio de Salud de Costa Rica, cuando corresponda, para la participación en eventos masivos. h) Gestionar su agenda de citas con la debida antelación. i) Portar su gafete de identificación durante todos los días del evento. j) Gestionar y cubrir los gastos de viaje, reservas de hotel, seguros de viaje, seguros médicos y cualquier otro relacionado con los viajes requeridos para asistir a las ferias en que la empresa esté inscrita. k) Acreditar a los delegados idóneos dependiendo de las características de cada una de las ferias y no permitir que otras personas no acreditadas por su empresa durante el proceso formal de inscripción, ocupen un lugar en el espacio que les fue asignado. Si por circunstancias de fuerza mayor la empresa se ve forzada a sustituir a los delegados acreditados durante el proceso de inscripción, se debe comunicar al ICT por escrito la sustitución cumpliendo con el mismo proceso de inscripción efectuado para los delegados inicialmente propuestos. l) Los delegados de asociaciones o cámaras a quienes el ICT le facilite el acceso a la feria, deberán estar presentes durante todos los días de feria, ya sean estas de profesionales o público, apoyando el ICT con la atención del mostrador principal del stand. m) El material promocional de las empresas inscritas en ferias, ya sea digital o impreso, de acuerdo con lo dispuesto por los organizadores de la feria, deberá ser propio de cada entidad. n) Las empresas inscritas en las ferias, deben mantenerse en su puesto dentro del stand durante todos los días de feria, brindando la debida atención a los visitantes y contribuyendo con la buena imagen del país y bajo ningún motivo dejar su puesto desatendido. Durante los días público las empresas que deseen ceder sus espacios a sus clientes mayoristas podrán hacerlo, efectuando la debida solicitud al ICT mínimo con cuarenta y cinco (45) días naturales de antelación al inicio de la feria. En caso de que la empresa decida no participar durante los días de público en las ferias mixtas - que tienen días de profesionales y de público- se debe presentar al ICT la debida justificación por parte del representante legal, mínimo con cuarenta y cinco (45) días naturales de antelación al inicio de la feria, en la que dispense la participación de sus delegados, de lo contrario se estaría aplicando la sanción correspondiente, según lo indicado en el artículo 54. Capítulo X Facultades del ICT

Artículo 43

El ICT nombrará entre la delegación designada para cada evento un funcionario o funcionaria que será responsable de la coordinación de la feria, actuando con la diligencia requerida, atendiendo los principios de equidad y justicia. Además, tendrá las facultades suficientes para resolver " in situ " cualquier situación o conflicto que se presente entre los organizadores, proveedores de servicios, la empresa privada y el ICT, lo anterior con el apoyo de los funcionarios del ICT de mayor rango, que estén participando en la feria.

Artículo 44

El ICT no asume responsabilidad alguna con los participantes, por daño, extravío o pérdida de cualquier material o dispositivo electrónico, ni lesión o enfermedad a persona alguna, que pudiere ocurrir durante el trayecto del viaje de ida y regreso a los países sede o durante la realización de la feria. Cada empresa será responsable de gestionar los seguros de viaje y médicos requeridos para los delegados asignados a cada evento.

Artículo 45

No se aceptarán dentro del módulo de exhibición, personas que no estén debidamente acreditadas, ni se podrá hacer uso de las mesas asignadas a otras empresas dentro del stand cuando por algún motivo estas se ausenten, salvo previa autorización del ICT.

Artículo 46

El ICT no aceptará ni distribuirá folletería dentro del área de stand , de ninguna empresa que no haya pagado su cuota de participación y que esté debidamente autorizada.

Artículo 47

Corresponde al ICT: a) Realizar la planificación y coordinación de la participación de Costa Rica en cada feria internacional. b) Definir el espacio y los cupos de participación para cada feria, efectuar el proceso de inscripción y levantar el listado final de empresas del sector privado participantes en cada evento. c) Comunicar al sector privado con suficiente antelación el listado de las ferias en que participará, así como la fecha en que la actividad tendrá lugar y las fechas límite para completar el formulario de inscripción en línea. d) Revisar oportunamente los formularios de inscripción en línea, efectuar el debido proceso de evaluación y comunicar el resultado de ese proceso a cada empresa interesada, ya sea notificando que obtuvo un espacio en la feria o que se encuentra en lista de espera. e) Gestionar ante la organización de las ferias, los trámites correspondientes de alquiler del piso, construcción y decoración del stand de exhibición para Costa Rica. f) Determinar el área del módulo de exhibición requerida, buscando la mayor conveniencia para el ICT y los participantes, dentro del marco de los presupuestos asignados para cubrir las necesidades del período anual de ferias internacionales. g) Enviar únicamente personal idóneo a cada feria, que se encargue de la atención al público, citas con mayoristas, atención a prensa y coordinación con los empresarios durante la realización del evento. h) Determinar el número de servidores del ICT que se requieran en cada feria para brindar un servicio óptimo tanto a los co expositores como a los visitantes. i) Procurar en la medida de sus posibilidades, aportar un espacio seguro y confortable a los empresarios, con las condiciones requeridas para que puedan desempeñar adecuadamente su labor. j) Determinar los requisitos que se debe cumplir para la participación en cada tipo de feria, procurando que las empresas que participen cuenten con el perfil idóneo, la experiencia necesaria y el producto requerido para que representen adecuadamente al país y al segmento específico que se promueve en cada feria. Capítulo XII Material promocional

Artículo 48

El Área de Ferias Internacionales definirá el tipo de material necesario a utilizar en cada feria internacional, de acuerdo con las regulaciones aplicadas por los organizadores.

Artículo 49

El coordinador o coordinadora de la feria tendrá plenos poderes de retirar del área de exhibición material que viole lo acordado en el artículo 34 inciso k) y artículo 42 inciso m) de este Reglamento, o que promueva la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes, el desarrollo inmobiliario o que vaya en perjuicio de la imagen del país.

Artículo 50

Solamente en los días de visita de público a la feria, según los horarios que los organizadores designen, el ICT podrá ofrecer un espacio dentro del módulo de exhibición para material promocional de los delegados de las agencias mayoristas, que ofrezcan productos del país, los que serán ubicados en un espacio específico, ya sea counter o mesa de negociación a compartir con su operador, de acuerdo las regulaciones de la feria. Capítulo XIII Evaluación y control

Artículo 51

El coordinador o coordinadora de la feria se encargará de consolidar en un plazo de treinta (30) días hábiles posterior al regreso del evento y en coordinación con los otros funcionarios que asistieron al evento, un informe para el Área de Ferias Internacionales que detalle: aspectos generales del evento, cumplimiento de objetivos y resultado de indicadores propuestos para esa feria, generalidades de la participación del sector privado y recomendaciones para participaciones futuras. Este informe servirá de insumo para la elaboración del informe de resultados anual que se presentará a la Junta Directiva.

Artículo 52

La Dirección de Mercadeo presentará a la Junta Directiva, una vez al año, un informe con los principales resultados de la gestión de ferias internacionales de cada período. Capítulo XIV Sanciones

Artículo 53

Serán consideradas como faltas leves las siguientes: a) Entregar al ICT en forma tardía la evaluación de resultados remitida por el Área de Ferias Internacionales al finalizar cada evento. b) Entregar en forma tardía la justificación para ausentarse en días de público, según artículo 42 inciso n) de este Reglamento. c) Tener una llegada tardía o retiro anticipado, de dos (2) horas o más en una feria del período, excepto en los casos justificados contemplados en el artículo 42 incisos d) y n) de este Reglamento. La acumulación de tres faltas leves dentro del período de ferias indicado en el formulario de inscripción se calificará como falta grave, con la aplicación sancionatoria que eso implica.

Artículo 54

Serán consideradas como faltas graves las siguientes: a) Incluir en el módulo de exhibición a personas no acreditadas por la empresa como delegados, y autorizadas previa y formalmente por el ICT como representantes de la empresa en cada feria, cumpliendo con el proceso y requisitos correspondientes para ello. b) Acumular una o más ausencias de un día de feria, durante cada período de ferias, excepto en los casos justificados contemplados en el artículo 42 incisos d) y n) de este Reglamento. c) Ausentarse por completo a una o más ferias del período vigente. d) Cancelar su participación en alguna feria en la que se hubiera concretado su inscripción con una antelación a la fecha del evento menor a los cuarenta y cinco (45) días naturales. e) No entregar al ICT la evaluación de resultados de alguna feria en la que haya participado en cada período. f) Distribuir material promocional o informativo de empresas que no estén debidamente acreditadas mediante el proceso formal de inscripción y no hayan cumplido con el proceso que les faculte para tener presencia en la feria. g) Faltar el respeto a algún funcionario del ICT o a algún otro empresario durante el proceso de inscripción o durante el desarrollo de alguna feria. h) Alterar, tergiversar o falsificar información presentada al ICT como parte del proceso de inscripción en ferias internacionales, o durante su participación en ferias internacionales. i) Representar durante las ferias o efectuar citas o negociaciones a nombre alguna empresa que no esté debidamente inscrita y que no haya cumplido con el proceso formal ante el ICT para obtener un cupo de participación. j) Desacatar las disposiciones sanitarias impuestas por instituciones regentes de salud en los países sede de las ferias y organizadores de los eventos, o bien el Ministerio de Salud de Costa Rica cuando aplique.

Artículo 55

Las empresas participantes que incurran en faltas graves, no podrán participar en el siguiente período de ferias, lo que se les comunicará mediante oficio. El ICT podrá valorar la aplicación de otras sanciones, dependiendo de la gravedad de la falta de conformidad con las reglamentaciones vigentes.

Artículo 56

Deróguese la "Reforma integral al Reglamento regulaciones generales para la participación de la empresa privada en las ferias internacionales con el Instituto Costarricense de Turismo," publicado en La Gaceta N. 60, del 31 de marzo de 2023.