Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

Artículo 1

Objetivo y Marco Normativo . Este Reglamento regula la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en adelante Auditoría Interna, conforme se estipula en el Artículo 23 de la Ley General de Control Interno, de manera que el accionar de ésta, se oriente al cumplimiento de los principios y disposiciones de orden legal que le atañen y agregue valor al buen funcionamiento del Ministerio.

Artículo 2

Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y funcionarios de la Administración Activa en lo que les resulte aplicable.

Artículo 3

Del Reglamento y sus Actualizaciones. La formulación del presente Reglamento, así como sus respectivas actualizaciones se realizarán conforme a lo dispuesto por la Contraloría General de la República., en su Resolución R-DC-119-2009.-del 16 de diciembre de 2009. Le corresponde a la persona Auditora Interna, promover y proponer a la Administración Activa las modificaciones que considere necesarias, para su respectiva aprobación, con plena observancia de los lineamientos que al respecto emita la Contraloría General de la República. En caso de discrepancias entre el jerarca y la persona auditor interno sobre el contenido del reglamento y sus modificaciones estos deben procurar llegar a un acuerdo satisfactorio; y en caso de no llegarse a este debe actuarse de la siguiente forma: Si el asunto se relaciona con aspectos de la organización de la Auditoría Interna, deben considerarse las normas internas que regulan esa materia en el Ministerio y lo establecido en la Ley General de Control Interno. Por su parte si la discrepancia se refiere a aspectos funcionales, debe plantearse una consulta a la Contraloría General de la República, para que disponga lo que proceda. Una vez resuelta cualquier discrepancia, el Ministro de Relaciones Exteriores y Culto debe aprobar el reglamento.

Artículo 4

Concepto funcional . La función de la Auditoría Interna constituye la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad razonable al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, que tiene como propósito validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, además proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal, técnico y a las sanas prácticas.

Artículo 5

Marco Normativo . La Auditoría Interna se rige fundamentalmente por lo establecido en la siguiente normativa: i. Constitución Política de la República de Costa Rica. ii. Ley Nº8292, Ley General de Control Interno. iii. Ley Nº7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. iv. Ley N°6227, Ley General de la Administración Pública. v. Ley Nº8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento (Decreto Ejecutivo No. 32333 del 12/04/2005). vi. Ley N°8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. vii. Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, (Resolución R-CO83- 2018 del 9 de julio del 2018). viii. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) del 6 de febrero del 2009. ix. Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, (R-DC-642014 del 11 de agosto del 2014). x. Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares (RDC-102-2019) del 14 de octubre de 2019. xi. Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE). xii. Las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público. xiii. Normas Internacionales para el ejercicio Profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors IIA). xiv. El presente Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. xv. El Reglamento para la tramitación de denuncias presentadas ante la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. xvi. Así como las normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos o que en el futuro emita el órgano contralor en el ámbito de su competencia, supletoriamente las normas y prácticas profesiones y técnicas pertinentes. También forman parte del ámbito de su gestión las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizadas por el Auditor Interno. Y las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el Artículo 34 de la Ley General de Control Interno. xvii. Así como las resoluciones formales que en apego a la Ley 8292, Ley General de Control Interno y la Ley 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, emita esa Contraloría.

Artículo 6

Organización, funcionamiento y Planeación Estratégica . La Auditoría Interna contará con un proceso de planificación estratégica, el cual deberá revisar y actualizar (visión, misión y principales políticas que regirán su accionar, riesgos) en concordancia con lo incluido en el Plan Estratégico Institucional vigente y disponible en la página web del Ministerio.

Artículo 7

Ámbito de acción . La Auditoría ejercerá sus competencias en todas las Embajadas, Consulados y Misiones de Costa Rica en el exterior, dependencias, órganos, procesos, actividades y otros que conforman el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y sobre los recursos públicos sujetos a su competencia institucional.

Artículo 8

Actualización del ámbito de acción . La Auditoría Interna definirá y mantendrá actualizado el ámbito de acción, denominado Universo Auditable, citado en el artículo 7 anterior, el cual debe ser revisado y actualizado una vez al año, antes de realizar el proceso de planificación anual.

Artículo 9

Archivo Permanente. La Auditoría Interna dispondrá de la información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten su ámbito de acción y su actividad como tal, mediante los sistemas de información y archivos impresos, digitales, electrónicos y/o de cualquier otra naturaleza que sobre el particular mantenga el Ministerio.

Artículo 10

Valores Éticos . Los participantes en el proceso de auditoría en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto deben observar lo establecido en el Código de Ética Institucional, así como con lo dispuesto en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos de Costa Rica, aprobado en la sesión ordinaria 10-2019 del 18 de noviembre de 2019. Lo anterior sin perjuicio de las normas de ética emitidas por los colegios profesionales a los cuales pertenecen los funcionarios de la Auditoría Interna según su formación.

Artículo 11

Independencia funcional y de criterio . La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

Artículo 12

Independencia y objetividad individual . El personal que ejecuta el proceso de auditoría en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto debe mantener y mostrar una actitud de criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de manera objetiva, profesional e imparcial y evitar conflictos de intereses, en los hechos y en la apariencia.

Artículo 13

Garantía de la Independencia y objetividad. La persona Auditora Interna debe establecer políticas y directrices que permitan prevenir y detectar situaciones internas o externas que comprometan la independencia y la objetividad del personal que realiza el proceso de auditoría en el sector público. El personal que realiza el proceso de auditoría en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto es responsable de informar a la persona Auditora Interna de cualquier impedimento que pueda afectar su independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes; además, se deberá abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación. La persona Auditora Interna, en su relación con el jerarca deberá informar de cualquier impedimento que pueda afectar su independencia y objetividad.

Artículo 14

Ubicación dentro de la Institución. La Auditoría Interna es un órgano asesor, con independencia funcional y de criterio, único en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto respecto de su actividad de auditoría interna. Por lo tanto, su ubicación dentro de la estructura corresponde a la de un órgano asesor de alto nivel con dependencia orgánica del Despacho del Ministro.

Artículo 15

Estructura Organizativa . La Auditoría Interna está a cargo de la persona Auditor Interno. Está organizada y funciona de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.

Artículo 16

De la persona Auditora Interna . La persona Auditora Interna ejerce el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. La persona Auditora Interna responderá por su gestión ante el Despacho del Ministro y en lo conducente ante la Contraloría General de la República.

Artículo 17

Designaciones temporales en ausencia de la persona Auditora Interna. Cuando se ausente temporalmente la persona auditora interna de la Institución, el jerarca podrá disponer un recargo o una sustitución por un funcionario de la auditoría interna, de conformidad con lo establecido al respecto por el párrafo segundo del numeral 31 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.

Artículo 18

Jornada Laboral. La jornada laboral de la persona Auditora Interna será de tiempo completo y obedece a las funciones y requisitos establecidos por la Contraloría General de la República mediante los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83-2018 del 9 de julio del 2018". Así como lo que prescribe la demás normativa de la Contraloría General de la República y la Ley de Control Interno

Artículo 30

Artículo 19

Deberes de la persona Auditora Interna . La persona Auditora Interna deberán cumplir sus funciones con independencia, pericia, debido cuidado profesional, objetividad, profesionalismo, integridad y gestión asesora, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y serán vigilantes de que su personal responda de igual manera para que la actividad de la Auditoría Interna genere valor al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno.

Artículo 20

Requisitos del puesto de la persona Auditora Interna . Los requisitos del puesto de la persona Auditora Interna están definidos en el Manual de perfiles de puestos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Dichos requisitos se encuentran conforme a lo establecido en los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución RCO-83-2018 del 9 de julio del 2018".

Artículo 21

Requisitos para el nombramiento del cargo de la persona Auditora Interna . El procedimiento por seguir lo define el Despacho del Ministro, el nombramiento de este funcionario se regirá por lo que establecen el Artículo 31 de la Ley General de Control Interno, el Artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los "Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, aprobados mediante resolución R-CO-83-2018 del 9 de julio del 2018" y los artículos del 14 al 18 de la Ley Marco de Empleo Público No. 10159 del 8 de marzo de 2022. En cuanto al trámite de suspensión o destitución de dicho funcionario, se regirá por lo que establecen los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República, en su apartado 3, así como lo que dispone el Órgano Contralor en la normativa correspondiente y en lo pertinente por el artículo 20 de la Ley Marco Publico.

Artículo 22

Trámites sobre asuntos administrativos. Le corresponde al Jerarca aprobar las vacaciones y permisos de la persona Auditora Interna.

Artículo 23

Funciones del Auditor Interno. En cuanto a la dirección superior y administración de la Auditoría Interna, la persona Auditor Interno, por su competencia, tiene las siguientes atribuciones: 23.1. Normativa interna: Gestionar políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de dicha Unidad, incluyendo los que se refieren a la administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna. 23.2. Planificación estratégica: Mantener el Plan Estratégico de la Auditoría Interna actualizado. La planificación estratégica debe incluir la visión y la orientación de la Auditoría Interna y ser congruente con la visión, misión y los objetivos institucionales. Además, la planificación debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando el alcance del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes, con especial énfasis en temas sensibles por su impacto en los objetivos institucionales y del sistema de control interno, incluidos los referentes a la prevención de la corrupción y el enriquecimiento ilícito. 23.3. Plan Anual de Trabajo: Elaborar el contenido y las modificaciones del plan anual de trabajo, de conformidad con la normativa vigente, sin perjuicio de que se atiendan las sugerencias que le manifieste la Administración Superior. El Auditor Interno deberá presentar su plan de trabajo de conformidad con lo que al respecto establezca la Contraloría General de la República y deberá hacerlo del conocimiento del Ministro, así como proponer al Jerarca, debidamente justificados, los requerimientos de recursos para cumplir su plan, incluidas las necesidades administrativas, en concordancia con lo que señala el Artículo 27 de la Ley General de Control Interno. 23.4 Presupuesto de la Auditoría: Presentar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al Presupuesto Institucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen. La Auditoría Interna tendrá una categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República. Se debe administrar de forma eficiente y efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos en función de los objetivos institucionales. 23.5 Programa de aseguramiento de calidad: Establecer un programa de aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna. Lo anterior comprende formular criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener y divulgar el programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de los principales procesos de la Auditoría Interna, que incluirá supervisión continúa, autoevaluaciones internas cada año y evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años. 23.6. Elaboración de los siguientes informes periódicos: 23.6.1. Informe Anual de labores. 23.6.2. Informe anual del estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y los entes reguladores externos. 23.6.3. Informes solicitados por el Jerarca. 23.6.4. Elaboración y presentación de informes de auditoría, relaciones de hechos y denuncias penales: Los informes de auditoría y las relaciones de hechos serán presentados al Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores y Culto, para que a través de esa Dependencia se instruya la implementación de las recomendaciones. Se excluyen las relaciones de hechos que establezcan eventuales responsabilidades de funcionarios de la Administración Superior, en cuyo caso se valorará su remisión al Consejo de Gobierno o a la Contraloría General de la República. En cuanto a las denuncias penales, éstas deben ser presentadas ante el Ministerio Público. 23.6.5. Formulación y emisión de servicios preventivos: asesorías, advertencias y autorización de libros: Las advertencias son servicios, dirigidos al fortalecimiento del control interno institucional y se envían a los órganos sujetos a la competencia institucional de la Auditoría Interna, y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones, que podrían estar contraviniendo el ordenamiento jurídico y técnico, o exponiendo a riesgo a la institución. Esta labor se ejecuta sobre asuntos que competen a la Auditoría Interna, sin que se menoscaben ni se comprometan la independencia y la objetividad en el desarrollo posterior de sus labores. Las asesorías consisten en un servicio dirigido al jerarca y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respecto a los temas que son competencia de la auditoría interna. También puede ser brindado a otras instancias institucionales, si la auditoría interna lo considera pertinente. El servicio de autorización de libros es una obligación asignada de manera específica a la Auditoría Interna, que consiste en el acto de otorgar la razón de apertura de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la institución respectiva. Así también, aquellos otros libros que a criterio de la Auditoría Interna deban cumplir con este requisito. 23.7. Con relación al personal de la Auditoría Interna, le corresponderá al Auditor Interno: 23.7.1. Ejercer todas las labores propias de un jefe de personal, tales como las relacionadas con la evaluación del desempeño de su personal, con apego a las regulaciones aplicables, el ejercicio de la potestad disciplinaria correspondiente a la jefatura inmediata y cualquier otra labor administrativa del personal. 23.7.2. Autorizar el nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias, aplicación de sanciones al personal de la Auditoría Interna y demás movimientos de personal, los cuales deben contar con la autorización formal del Auditor Interno. El jerarca y la Administración necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual el jerarca no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor Interno, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y en el inciso 6.11 de los Lineamientos sobre Gestiones que Involucran a la Auditoría Interna Presentadas ante la CGR (RDC-83-2018). 23.7.3. Gestionar la capacitación requerida por el personal de la Auditoría para llevar a cabo las labores encomendadas. 23.7.4. Gestionar ante la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, la ocupación de las plazas vacantes en la Auditoría Interna, mediante los mecanismos establecidos. 23.7.5. Promover una gestión basada en riesgos y en los objetivos estratégicos del Ministerio. 23.7.6. Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables y de este modo se logren los objetivos y las metas establecidas.

Artículo 24

Del personal. El Auditor Interno es el jefe de personal de los funcionarios de la Auditoría Interna y le corresponde todas las labores administrativas correspondientes, de conformidad con lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno. El personal de la Auditoría Interna debe en su totalidad, reunir conocimientos, destrezas, formación, experiencia, aptitudes, cualidades y competencias propias de un auditor interno, para ejecutar en forma apropiada las funciones que le son encomendadas.

Artículo 25

Pericia y debido cuidado profesional . El personal de la Auditoría Interna debe ejecutar sus funciones con el debido cuidado, pericia, juicio y ética profesional, con apego a la normativa legal y técnica aplicable, a los procedimientos e instrucciones emitidas por el Auditor Interno, debiendo mantener y perfeccionar sus capacidades y competencias profesionales mediante la participación en programas de capacitación continua.

Artículo 26

Causal de Responsabilidad Administrativa . Los funcionarios de la Auditoría Interna incurrirán en responsabilidad administrativa cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en la Ley General de Control Interno Nº8292; todo sin perjuicio de las responsabilidades que pueda imputárseles civil y penalmente.

Artículo 27

Sanciones. Según la gravedad, las faltas se sancionarán según lo que establece el artículo 41 de la Ley General de Control Interno, No.8292.

Artículo 28

Relaciones y coordinaciones a lo interno. Es obligación del Auditor Interno establecer y regular a lo interno de la Auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de la Auditoría con los titulares subordinados sujetos de auditoría.

Artículo 29

Relaciones y coordinaciones a lo externo. El Auditor Interno tiene la facultad de proveer e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control y fiscalización que conforme a la Ley correspondan en el ámbito de sus competencias. de conformidad con lo dispuesto en las Directrices Generales Relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público-D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ Resolución publicada en La Gaceta No. 236 del 8 de diciembre de 2006. Lo anterior sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna, en tanto se cumpla con lo indicado en los Artículos 6 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno y el Articulo 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

Artículo 30

Solicitud de colaboración. El Auditor Interno tiene la facultad de solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción. Lo anterior conforme se establece en el Artículo 33, inciso c) de la Ley General de Control Interno. En igual sentido la Auditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución para que lleven a cabo labores de su especialidad como soporte a los estudios que se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación pública que le son aplicables.

Artículo 31

Competencias de la Auditoría Interna. Las competencias de la Auditoría Interna se establecen en el Artículo 22 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno, en la Norma 1.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, Resolución del Despacho de la Contralora General de la República NºR-CO-9-2009 del 26 de enero del 2009 Publicado en La Gaceta Nº26 del 6 de febrero, 2009.

Artículo 32

Deberes de la Auditoría Interna. Además de los deberes que se establecen en el Artículo 32 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno y el Artículo 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública. Adicionalmente, los funcionarios de la Auditoría Interna deben cumplir con: i. Sobreponer, a sus intereses particulares, los fines superiores de la Auditoría y mantener en su servicio completa lealtad. ii. Informar a sus superiores jerárquicos acerca de toda situación anormal o irregular de cualquier índole que detecten en el desempeño de sus funciones. iii. No ocasionar recargos, atrasos e inconvenientes excesivos a las operaciones, al servicio y a la gestión de los auditados, cuando realicen su labor. iv. Guardar la debida confidencialidad de los documentos e información que se maneja a lo interno de la Auditoría para la ejecución de los diferentes estudios.

Artículo 33

Potestades de la Auditoría Interna. Las potestades de la Auditoría Interna se indican en el Artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 34

Señalamiento de plazos . La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual deberá suministrarse lo por ella solicitado. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la unidad correspondiente. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición, todo ello de conformidad con lo señalado por la Ley 8292, Ley General de Control Interno en el artículo 33, inciso b.

Artículo 35

Servicios de Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Los servicios que presta la actividad de Auditoría Interna conforme a sus competencias se clasifican en servicios de auditoría, servicios de investigación y servicios preventivos.

Artículo 36

Servicios de Auditoría. Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditorías e incluyen auditorías financieras, operativas y de carácter especial. Estos servicios proporcionarán exámenes objetivos en relación con los procesos de administración de riesgos, control interno y gobernanza , así como sobre asuntos específicos e la Institución, con el fin de proveer evaluaciones independientes orientadas a impulsar mejoras en la gestión de riesgos, la gobernanza del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, fortalecer la capacidad de rendición de cuentas y facilitar la toma de decisiones por lo que deberán presentar valor agregado a la Institución.

Artículo 37

Servicios de Investigación . Los servicios de investigación corresponden a los de la aplicación de un procedimiento sistemático y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte del servicio de investigación, se deben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales y la información será trasladada según convenga a las instancias administrativos o por medio de una denuncia penal.

Artículo 38

Servicios preventivos. Los servicios preventivos comprenden asesoría, advertencia y autorización de libros. La asesoría y la advertencia deben versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y deberán darse sin que se comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias. Además, la Administración activa podrá o no responder con acciones a esas asesorías y advertencias pues no tienen carácter vinculante, asumiendo su responsabilidad. Se les dará el seguimiento correspondiente hasta que las recomendaciones sean implementadas por la Administración Activa.

Artículo 39

Servicios de Asesoría. La asesoría consiste en proveer al jerarca criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones sobre asuntos de gobierno, gestión de riesgos, financieros, operativos, informáticos y siempre dentro del ámbito de acción de la Auditoría Interna y no devienen en vinculación para quien los recibe. Puede brindarse en forma oral o escrita. En caso de que la asesoría se brinde de modo oral, se debe levantar una minuta de lo ahí expresado y enviarla por medio de correo electrónico, de conformidad con lo establecido por la Ley 6227, Ley General de Administración Pública Se brindarán a solicitud del jerarca, sin perjuicio de que el Auditor Interno determine la pertinencia de suministrarlas por propia iniciativa. En cuanto a otros niveles gerenciales, la asesoría quedará a criterio de la persona Auditor Interno proporcionarla, de conformidad con la disponibilidad de los recursos, plan de trabajo anual establecido y valoración de riesgos de la actividad o tema de la solicitud presentada.

Artículo 40

Servicios de Advertencia. La advertencia corresponde a una función preventiva que consiste en alertar con el debido cuidado y tono, a cualquiera de los órganos pasivos de la fiscalización, sobre las posibles consecuencias de su proceder. La advertencia se ejecuta sobre asuntos de competencia del Auditor Interno, cuando sean de su conocimiento conductas o decisiones de la Administración Activa, que contravengan el ordenamiento jurídico y técnico incluidas las detectadas en la ejecución de los estudios. Deben presentarse por escrito.

Artículo 41

Autorización de libros. La Auditoría Interna autorizará tanto la apertura como el cierre de los libros necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno, de conformidad con lo señalado en el Artículo 22, inciso e) de la Ley 8292, Ley General de Control Interno y lo establecido al respecto en el Reglamento para la Autorización de Libros del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 42

Sobre la información. De conformidad con lo establecido en el Capítulo II, numeral 207 de la Resolución R-DC-064-2014, del 11 de agosto de 2014. Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Los funcionarios de la Auditoría Interna deben identificar información suficiente, confiable, relevante y útil de tal manera que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.

Artículo 43

Sobre los hallazgos. De conformidad con lo establecido en el Capítulo II, numeral 204 de la Resolución R-DC-064-2014, del 11 de agosto de 2014. Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Los funcionarios de la Auditoría Interna deben basar sus hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones y con base en la normativa aplicable.

Artículo 44

Sobre la evidencia suficiente . De conformidad con lo establecido en el Capítulo II, numeral 204 de la Resolución R-DC-064-2014, del 11 de agosto de 2014. Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Los funcionarios de la Auditoría Interna deben registrar información suficiente que les permita apoyar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.

Artículo 45

Sobre la supervisión de los trabajos. Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados por el responsable dentro de la Auditoría y por la persona Auditor Interno, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo profesional del personal.

Artículo 46

Sobre la Comunicación de resultados. La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías mediante informes escritos con el propósito de que la Administración implemente las recomendaciones de manera oportuna. Corresponde a la Auditoría Interna definir al jerarca o titular subordinado al que se dirigirá el informe, el cual debe poseer la competencia y autoridad para ordenar la implementación de las respectivas recomendaciones.

Artículo 47

Sobre la Conferencia final. Después de finalizada una auditoría y de previo a la comunicación oficial del informe, la Auditoría Interna debe realizar la comunicación verbal para exponer los resultados del estudio ante quienes tengan parte en los asuntos y posean la potestad y conocimiento necesarios para implementar las recomendaciones emitidas. La Auditoría Interna convocará por escrito o por medios digitales a quienes tengan parte en los asuntos, la realización de la comunicación verbal del informe final. El informe borrador con la priorización de las recomendaciones para su análisis, se le envía al Jerarca, únicamente, con anticipación, con la finalidad de propiciar una mayor comprensión de su contenido y permitir el análisis respectivo. La Administración dispone de cinco días hábiles para responder los informes en borrador de la Auditoría. Cuando la complejidad de un informe requiera de una extensión justificada del plazo, el Auditor Interno está facultado para otorgar un plazo mayor de respuesta. Las observaciones escritas se contemplarán en el respectivo informe de auditoría o en un apéndice y sobre ellas se manifestará la Auditoría Interna. La Auditoría Interna podrá variar su criterio y, si es del caso, modificar el contenido de su informe, cuando así se le demuestre con razones fundadas. Se exceptuarán de esa conferencia final los asuntos relacionados con el establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales.

Artículo 48

Respuesta a los informes de auditoría. El funcionario al cual la Auditoría Interna dirige sus recomendaciones deberá, en los plazos improrrogables que establecen los Artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, según se trate del titular subordinado o jerarca, ordenar la implantación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de ellas, conforme lo dictan esos artículos; lo cual deberá comunicar a la Auditoría Interna dentro de tales plazos. Expirados esos plazos y sin producirse las manifestaciones de ley por el funcionario en cuestión y, sin perjuicio de las responsabilidades que tal actuación genere, el informe de auditoría deviene en válido, eficaz y firme y, es por tanto obligatorio a efectos de que se implanten sus recomendaciones, bajo pena de incurrir, en caso de incumplimiento injustificado, en responsabilidad administrativa y civil, de conformidad con el Artículo 39 de la Ley General de Control Interno. Quedan a salvo las acciones que se emprendan de conformidad con el Artículo 38 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 49

Sobre la implementación de recomendaciones. El Despacho del Ministro, una vez recibido el informe oficial, debe girar por escrito la orden para su implementación al responsable designado, en los plazos improrrogables que establecen los Artículos 36 y 37 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, quien debe remitir al Despacho del Ministro, con copia a la Auditoría Interna, el cronograma de atención de las recomendaciones, disponiendo las fechas de inicio y de finalización probables de las mismas.

Artículo 50

Sobre el seguimiento de recomendaciones. Es deber de la Auditoría Interna formular y ejecutar un programa de seguimiento continuo, enfocado a verificar la efectividad con que se implantaron las recomendaciones de la Auditoría Interna, las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento; y validar el estatus de tales recomendaciones con la Administración.

Artículo 51

Responsabilidad de la Administración sobre el programa de seguimiento de recomendaciones . Es responsabilidad del Jerarca o titular subordinado ordenar y asegurar la oportuna implementación y seguimiento de las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna. En el caso de verificarse un incumplimiento injustificado deberá solicitar el inicio del procedimiento disciplinario, de acuerdo con lo indicado en el Artículo 42 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas penalmente.

Artículo 52

Comunicación sobre el incumplimiento injustificado de recomendaciones aceptadas por la Administración. De comprobar la Auditoría Interna un incumplimiento injustificado en la implementación de las recomendaciones aceptadas, lo hará del conocimiento del jerarca para lo que proceda de conformidad con el Artículo 42 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 53

Establecimiento del programa . La Auditoría Interna mantendrá un programa de aseguramiento de la calidad para la actividad de auditoría interna que incluya evaluaciones continuas, autoevaluaciones anuales y evaluaciones externas.

Artículo 54

Evaluaciones continuas de la calidad. La Auditoría Interna deberá realizar continuamente evaluaciones y monitoreo de la calidad del trabajo de Auditoría, en función de la normativa técnica y jurídica relacionada.

Artículo 55

Autoevaluación de la calidad. La Auditoría Interna debe realizar procesos anuales de revisión interna de la calidad de la auditoría con el fin de verificar si las políticas y metodologías están diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada y determinar si efectivamente se están aplicando.

Artículo 56

Evaluaciones externas de calidad. La Auditoría Interna deberá someterse por lo menos cada cinco años a una evaluación externa de calidad bajo alguna de las siguientes modalidades: a) Revisión externa de la calidad: esta revisión debe ser efectuada de conformidad con lo dispuesto por las Directrices para la autoevaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público" (D-2-2008-CO-DFOE), emitidos por la Contraloría General de la República. b) Autoevaluación de la calidad con validación independiente. Es aquella mediante la que un sujeto calificado, independiente y externo a la Institución determina si de conformidad con las regulaciones aplicables, el proceso de autoevaluación efectuado por la Auditoría Interna es adecuado y las afirmaciones sobre el grado de cumplimiento de la normativa son razonables, de conformidad con dispuesto en las "Directrices para la autoevaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público" (D-2-2008-CODFOE), emitidos por la Contraloría General de la República.

Artículo 57

Ámbito de competencia . La Auditoría Interna dará trámite a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos y lo regulado en la Ley 8422 , Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, todo ello de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para la Tramitación de Denuncias presentadas ante la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto publicado en el Alcance 81 a la Gaceta 69 del 20 de abril de 2018. Si la denuncia fuera contra la persona auditor o subauditor aplica lo establecido por el Artículo 40 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno

Artículo 58

Principios. En concordancia con los Lineamientos generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, R-DC-102-2019, Resolución de la Contraloría General de la República, para la realización de investigaciones de presuntos hechos irregulares, la Auditoría Interna deberá cumplir con los siguientes principios: a) Principio de legalidad. b) Principio de celeridad. c) Principio de independencia. d) Principio de objetividad. e) Principio de oficiosidad

Artículo 59

Confidencialidad . La identidad de los denunciantes será confidencial de conformidad con lo señalado en el Artículo 6 de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. La información, la documentación y otras evidencias serán confidenciales durante la conducción del proceso.

Artículo 60

Requisitos de las denuncias. Como requisitos deseables que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna está que los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando un detalle suficiente que permita realizar la investigación, el momento y lugar en donde ocurrieron los hechos y el sujeto que presuntamente los realizó y las posibles pruebas y/o evidencias, o al menos la indicación de su localización, así como la posible situación irregular que se solicita investigar. La Auditoría Interna cuenta con el Reglamento para la Tramitación de Denuncias Presentadas ante la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 61

Información adicional. El denunciante también podrá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos-si existe y es de su conocimiento-, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para contactarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.

Artículo 62

Solicitud de aclaración. En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos, se otorgará al denunciante un plazo no menor de diez días hábiles para que complete su información. De no satisfacerse el requerimiento de la Auditoría Interna, ésta podrá valorar el archivo o la desestimación de la gestión, sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.

Artículo 63

Admisibilidad de las denuncias. Las denuncias recibidas serán analizadas de acuerdo con los recursos humanos disponibles, el orden en que se presentan, los estudios que se estén ejecutando, el análisis de los riesgos que puedan materializarse y otras variables que puedan estar incluidas en el procedimiento de atención de denuncias.

Artículo 64

Admisión de denuncias anónimas. Cuando la denuncia anónima traiga consigo elementos de prueba que den mérito a una investigación, esta será admitida, cuando falten tales elementos la Auditoría debe hacer indagaciones.

Artículo 65

Archivo y desestimación o traslado de las denuncias. Una denuncia será desestimada, archivada o trasladada cuando presente alguna de las siguientes condiciones: a) Cuando la denuncia no corresponda al ámbito de competencia de la Auditoría Interna. b) Si los hechos denunciados corresponden ser investigados en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales. c) Si la denuncia se refiere a intereses particulares de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que se logre determinar la existencia de aspectos de relevancia que ameriten ser investigados. d) Si los hechos denunciados corresponden a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración Activa. e) Si por el bajo monto de lo denunciado y el costo asociado a la investigación resulta más apropiado al interés público adoptar otro tipo de medidas. f) Si el asunto planteado se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos casos, se haría la coordinación respectiva. g) Si la denuncia presentada es una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubiera sido resuelta con anterioridad por la Administración o por la Auditoría Interna. h) Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada. i) Si la denuncia presenta las condiciones indicadas en el Artículo 64 anterior.

Artículo 66

Fundamentación del acto de desestimación, archivo o traslado de las denuncias. Deberá existir un acto debidamente motivado en donde se acrediten los argumentos valorados para desestimar, archivar o trasladar una denuncia. Cuando se desestime la atención de asuntos denunciados, esa situación deberá quedar debidamente acreditada.

Artículo 67

Comunicación al denunciante en caso de denuncias suscritas. En tanto el denunciante haya especificado su nombre, calidades y lugar de notificación, se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones: a) La desestimación y archivo de la denuncia. b) El traslado a otra instancia interna o externa. c) El resultado final de la investigación, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.

Artículo 68

Resguardo de la identidad del denunciante. Todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generado por la Auditoría Interna, resultado de la denuncia que se atienda, debe resguardar en todo momento la identidad del denunciante.

Artículo 69

Sobre las Relaciones de Hechos. Cuando como parte de los estudios de auditoría programados, se detecten actos o hechos irregulares o ilegítimos que pongan en peligro o causen un daño a la Hacienda Pública, la Auditoría Interna deberá someter a conocimiento de la Administración Activa o del Jerarca lo sucedido. La comunicación se llevará a cabo mediante un informe de relación de hechos, el cual servirá de insumo a la Administración para determinar la existencia de eventuales responsabilidades administrativas, civiles y penales, este informe se debe realizar de acuerdo con los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares, resolución R-DC- 102-2019 publicado en La Gaceta No. 209 del 04 de noviembre 2019. Las investigaciones a cargo de la Auditoría Interna pueden realizarse de oficio, producto de una auditoría, en atención a la denuncia de un tercero, o como respuesta a una solicitud del jerarca o de titulares subordinados, entre otros. El procedimiento de investigación es indistinto del eventual procedimiento administrativo.

Artículo 70

Procedimientos de investigación. El proceso de análisis de presuntos hechos irregulares constituye un proceso distinto de los tipos de auditorías que se regulan en las "Normas Generales de Auditoría para el Sector Público", a saber: auditorías financieras, auditorías operativas y auditorías de carácter especial.

Artículo 71

Sobre la confidencialidad de las Relaciones de Hechos. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo, según lo que establece el Artículo 6 de la Ley No. 8292 y el Artículo 8 de la Ley No. 8422. El informe correspondiente también será compartido con los Colegios Profesionales, cuando se determine una posible responsabilidad, según lo establecido en los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares de la Contraloría General de la República. Si se llega a presentar una solicitud de la Asamblea Legislativa referida a las relaciones de hechos, la documentación y las pruebas que obren en poder de la Auditoría Interna serán atendidas en el tanto se trate de solicitudes que formule una comisión legislativa debidamente acreditada de conformidad con el inciso 23) del Artículo 121 de la Constitución Política y éstas no formen parte de una denuncia trasladada al Ministerio Público.

Artículo 72

Sobre la Comunicación de resultados. En cuanto a la comunicación verbal de resultados (conferencia final), se debe tener en cuenta que esta no procede efectuarla respecto de las Relaciones de Hechos.

Artículo 73

Denuncia Penal. Cuando las diligencias de investigación acrediten la existencia de elementos suficientes para considerar al menos en grado de probabilidad la ocurrencia de un delito, la Auditoría Interna deberá elaborar una denuncia penal, la cual será remitida al Ministerio Público; para lo cual, se podrá coordinar lo correspondiente con dicha instancia en cualquier etapa del proceso.

Artículo 74

Derogatoria. Este reglamento deroga el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, publicado en el Diario Oficial La Gaceta, Alcance 291, DECRETO EJECUTIVO No 40689 -RE.

Artículo 75

Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la Presidencia de la República. San José a los veintinueve días del mes de octubre del 2025.