Reglamento de junta directiva del Colegio de Profesionales en Bibliotecología

Artículo 1

El presente reglamento regula los procedimientos a que se ajustará la Junta Directiva del Colegio de Profesionales en Bibliotecología (COPROBI) en su funcionamiento interno. La Junta Directiva será el órgano ejecutivo del COPROBI y sus funciones son aquellas estipuladas en el artículo 21 de la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica, Ley Nº9148 del 9 de julio de 2013, la Ley General de la Administración Pública, y demás normativa que resulte aplicable.

Artículo 2

La Junta Directiva será responsable de la administración, supervisión y toma de decisiones estratégicas de la institución. Podrá aprobar planes, evaluar resultados y dictar normas relacionadas a la labor administrativa conforme a sus atribuciones.

Artículo 3

La Junta Directiva se reunirá de manera ordinaria según el calendario aprobado al inicio del período, y de forma extraordinaria cuando lo solicite el presidente o al menos un tercio de sus miembros. El quórum será la mitad más uno de sus integrantes.

Artículo 4

Los cargos dentro de la Junta Directiva serán elegidos por mayoría simple en Asamblea General y tendrán una duración de dos años, con posibilidad de reelección por un período adicional. El reglamento interno podrá establecer condiciones específicas para ciertos cargos.

Artículo 5

La Junta Directiva es el órgano ejecutivo del Colegio y está compuesta por nueve miembros, quienes ocuparán los puestos de presidencia, vicepresidencia, secretaría, prosecretaría, fiscalía, tesorería y tres vocalías.

Artículo 6

Es obligatoria la asistencia de los integrantes de la Junta Directiva tanto a las sesiones ordinarias como a las extraordinarias debidamente convocadas.

Artículo 7

Son deberes de los integrantes de la Junta Directiva: a) Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y a las extraordinarias que hayan sido debidamente convocadas. b) Permanecer dentro del recinto de sesiones. En casos calificados, podrán solicitar autorización a la Presidencia cuando tengan que ausentarse temporalmente. c) Concurrir obligatoriamente con su voto en relación con los asuntos los asuntos que se someten a conocimiento de la Junta Directiva. d) Asistir a las sesiones, ordinarias y extraordinarias de las Comisiones en las que hayan sido designados, cuando fueren debidamente convocados a las mismas o cuando funjan como enlace de Junta Directiva. e) Desempeñar los encargos que la Junta Directiva les encomiende. f) No abandonar las sesiones sin permiso del presidente. g) Justificar por medio idóneo y por escrito la inasistencia a sesiones. h) Velar por el cabal cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva. i) Mantener una comunicación cercana y permanente con la comunidad de colegiados.

Artículo 8

Además de las instituidas por la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica N.º 9148 y su Reglamento General, son atribuciones de los integrantes de la Junta Directiva: a) Proponer, formular o acoger proyectos, proposiciones o asuntos que juzguen conveniente y que crean oportunas y someterlos anticipadamente a la consideración de la Presidencia, para que sean incluidos en una próxima sesión. b) Solicitar la información que sobre algún asunto consideren necesaria para su mejor conocimiento y resolución. c) Presentar por escrito o en forma oral las mociones que crean oportunas. d) Pedir la palabra a la Presidencia y obtenerla en la forma y condiciones que este Reglamento indica. e) Llamar al orden cuando la Presidencia o alguno de sus miembros en el ejercicio de sus atribuciones, se separe de las disposiciones de este Reglamento. f) Interponer por escrito recurso de revisión contra los acuerdos que aún no hubiesen sido declarados firmes o en cualquier momento antes de que se conozca el acta de la sesión donde se adoptó el acuerdo respectivo o al momento en que se esté discutiendo la aprobación de dicha acta. La moción de revisión tendiente a modificar o derogar un acuerdo tomado en una sesión anterior deberá contar con el voto afirmativo de al menos la misma cantidad de votos que respaldaron el acuerdo sujeto a revisión cuando fue aprobado originalmente. Una vez aprobada el acta no cabrá recurso de revisión por parte de los miembros de Junta Directiva. g) Obtener información, tener acceso a la documentación y a las diferentes instancias del Colegio por los medios que estime prudente esta Junta Directiva, con el fin de cumplir con las funciones para las que se le nombró. h) Tomar, en sesión de la Junta Directiva, el juramento de estilo a los incorporandos o distintos miembros de las respectivas comisiones u otros miembros encargados de funciones especiales.

Artículo 9

Además de lo estipulado en la Ley N.º 9148 y su Reglamento General, son deberes y atribuciones de la Presidencia de la Junta Directiva del Colegio: a) Elaborar la agenda de las sesiones ordinarias y extraordinarias, para lo cual procurará tomar en cuenta el criterio del resto de miembros de la Junta Directiva. b) Convocar a los integrantes de la Junta Directiva a las sesiones extraordinarias. c) Distribuir la agenda y la documentación respectiva, por lo menos con un día hábil de anticipación a cada sesión ordinaria o extraordinaria. d) Declarar el inicio de la sesión, otorgar la palabra en el orden en que haya sido solicitada, dirigir el debate y declarar finalizada la sesión. e) Llamar al orden a la persona que en el uso de la palabra no se concrete al tema que es objeto de discusión, se desvíe de él, o haga alusiones indebidas. f) Dirigir y recibir las votaciones y declarar si hay aprobación, rechazo o empate de un asunto. g) Decidir con doble voto los casos de empate en las votaciones que se realizan en el seno de la Junta Directiva. h) Analizar las iniciativas que presenten los integrantes de la Junta Directiva, u otras personas de la comunidad colegiada, tramitando las que correspondan hacia el seno de la Junta Directiva. i) Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva e informar a este órgano. j) Representar a la Junta Directiva o delegar su representación en alguno de los miembros en actividades del Colegio o extra colegiales de interés corporativo. k) Firmar las comunicaciones de la Junta Directiva cuando así lo requieran la Ley u otras disposiciones legales y administrativas. l) Obtener más información, antecedentes y criterios complementarios sobre los asuntos en conocimiento, cuando sea necesario. m) Conceder licencia por justa causa y hasta por seis meses, a las personas miembros de la Junta Directiva. n) Administrar el Fondo de mutualidad y subsidios.

Artículo 10

La Junta Directiva contará con el asesoramiento de la Asesoría Legal o de la Auditoría, según corresponda, así como de cualquier otra instancia de apoyo que determine o considere pertinente, y de los recursos de apoyo administrativo y técnico que requiera.

Artículo 11

Los integrantes de la Junta Directiva estarán impedidos para conocer de aquellos asuntos en que tengan un interés personal o que les afecte en sus derechos, expectativas patrimoniales, u obligaciones legales, tanto a ellos como a sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad. Igual impedimento existirá cuando se trate de los intereses directos personales, profesionales o de negocios.

Artículo 12

Los integrantes de la Junta Directiva con impedimento para participar en la discusión o redacción de un asunto, de acuerdo con el Artículo anterior, deberán excusarse de intervenir en el mismo. En caso de excusarse por una causal no prevista en este reglamento, corresponderá a la Junta Directiva, por mayoría de la mitad más uno de sus miembros, aceptar o rechazar la excusa formulada.

Artículo 13

Los integrantes de la Junta Directiva podrán ser recusados por la persona afectada cuando se esté ante cualesquiera de los motivos de impedimento que establece este Reglamento.

Artículo 14

Toda recusación deberá ser interpuesta por la persona afectada o por su representante legal, mediante escrito debidamente motivado, con el cual deberá acompañar la prueba que corresponda. La Junta Directiva dará audiencia de la recusación al directivo o a los directivos afectados, para que en un plazo de cinco días hábiles respondan si aceptan o no la recusación. Vencido el plazo de la audiencia, la Junta Directiva resolverá con la presencia del suplente o suplentes que corresponda, y comunicará su decisión a los interesados. Cuando se trate de una recusación presentada por otro miembro de la misma Junta Directiva, se seguirá el procedimiento contemplado en el párrafo anterior, debiendo abstenerse de participar en la votación el integrante que presente la recusación.

Artículo 15

Las excusas que formulen los integrantes de la Junta Directiva y las recusaciones en su contra serán resueltas siempre de previo al conocimiento del asunto o asuntos afectados con estos procedimientos.

Artículo 16

El orden normal de la agenda de las sesiones ordinarias y salvo alteración de esta mediante moción de orden debidamente aprobada, será el siguiente: I. Revisión y aprobación del acta anterior. II. Aprobación de incorporaciones o renuncias. III. Asuntos o Informes de la Presidencia. IV. Asuntos o Informes de la Tesorería. V. Asuntos o Informes de la Fiscalía. VI. Asuntos específicos (dictámenes, informes de comisiones, informes de los colaboradores de la Junta Directiva, etc.). VII. Asuntos de Dirección Ejecutiva. VIII. Correspondencia. IX. Otros

Artículo 17

La Junta Directiva celebrará dos sesiones ordinarias al mes, una presencial y una virtual, en el entendido que la sesión presencial no hay justificación alguna para que alguno de sus miembros solicite su participación de manera virtual; y sesiones extraordinarias (máximo dos al mes) bajo la modalidad de participación virtual de todos sus integrantes. Se entenderá por sesión virtual la que se realice utilizando cualquiera de las tecnologías de información y comunicación asociadas a la red de Internet, que garanticen una comunicación simultánea entre los miembros de este órgano colegiado durante toda la sesión, así como el debido el envío confiable y seguro de la imagen, sonido y datos. La celebración de sesiones extraordinarias son situaciones excepcionales y sólo serán convocadas en situaciones calificadas de fuerza mayor, caso fortuito, o por motivo suficiente para dar continuidad y regularidad al funcionamiento del órgano colegiado.

Artículo 18

Las sesiones deberán iniciarse dentro de los quince minutos siguientes a la hora señalada. Pasado ese tiempo, de no haber quórum, se dejará constancia en el acta respectiva, con mención de los directores presentes y de los ausentes.

Artículo 19

Las intervenciones de los integrantes de la Junta Directiva, mediante las cuales informen, planteen inquietudes o expongan asuntos de interés corporativo, tendrán una duración, cada una, de hasta cinco (5) minutos.

Artículo 20

Las sesiones ordinarias de la Junta Directiva se celebrarán en la fecha y con la frecuencia que acuerde la Junta Directiva, con respeto de lo dispuesto en el Artículo 20 de la Ley Orgánica del Colegio. La convocatoria a sesión extraordinaria de la Junta Directiva debe realizarse por escrito, extraordinariamente cuando sea convocada por la Presidencia por iniciativa propia, o a petición de tres de sus miembros con al menos 24 horas de anticipación, comunicando el día, lugar y motivo de la reunión. Será válida la convocatoria a sesión extraordinaria que, sin cumplir con todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando se encuentren presentes todos los miembros de la Junta Directiva así lo acuerden por unanimidad, o bien cuando se apruebe en sesión, mediante acuerdo firme, comunicándole dicha convocatoria a los miembros ausentes. Las sesiones de Junta Directiva, tanto ordinarias como extraordinarias se realizarán en la Sede Central del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, pero las mismas podrán llevarse a cabo en otro lugar, si así lo acordare la Junta.

Artículo 21

En las sesiones ordinarias el contenido de la agenda, una vez aprobado por la Junta Directiva, podrá modificarse por el voto de dos tercios del total de los miembros. Tratándose de sesiones extraordinarias no es posible incorporar más puntos que los originalmente definidos en la convocatoria. Podrán retirarse los asuntos originalmente incluidos en la agenda, cuando esa decisión cuente con el respaldo de la mayoría de los miembros presentes.

Artículo 22

Las sesiones ordinarias y las sesiones extraordinarias la Junta Directiva, tendrán una duración de máxima cinco horas, con un receso de al menos quince minutos después de dos horas. Sin embargo, cuando a consideración de la Presidencia de la Junta Directiva o ante la solicitud de cualquier miembro, exista una clara necesidad de continuar con alguno o algunos de los asuntos incluidos en la agenda, la sesión podrá prolongarse media hora más por decisión de la mitad más uno de los miembros presentes. Extraordinariamente, la prolongación del tiempo podrá ser mayor por decisión unánime de los miembros presentes, con un receso no mayor de dos horas.

Artículo 23

El quórum para sesionar válidamente la Junta Directiva es de cinco integrantes. Si en cualquier momento durante una sesión faltare dicho quórum, no se podrá adoptar acuerdos. En tal circunstancia la Presidencia dará quince minutos para que se integren los miembros ausentes al recinto de sesiones; si no se completare durante ese plazo, levantará la sesión, se tomará nota de los presentes y los demás se considerarán ausentes para todo efecto, salvo los que lo estuvieren por justa causa, en cuyo caso ésta se debe consignar en el acta. Las sesiones de la Junta Directiva serán siempre privadas, salvo que ese mismo órgano acuerde lo contrario por mayoría simple de los miembros presentes. Podrán estar presentes en la sesión el director ejecutivo del Colegio y los asesores legales de la Junta Directiva.

Artículo 24

La Junta Directiva podrá invitar a participar de sus sesiones, ya sea para recibir informes, celebrar entrevistas o para escuchar sus criterios, a personas que no forman parte de ese órgano. No se tomarán votaciones en presencia de personas que no sean los miembros de la Junta Directiva y su personal de apoyo o asesores. Se podrá levantar temporalmente esta prohibición si así lo acuerdan las dos terceras partes de los miembros presentes.

Artículo 25

Las sesiones de trabajo son un espacio dentro o aparte de las sesiones ordinarias o extraordinarias, en las que sin necesidad de levantar actas se pueden llevar a cabo correcciones de forma, búsqueda de antecedentes o de información, pero durante las cuales no se pueden tomar acuerdos. Si la interrupción se da dentro de una sesión, el presidente deberá decretar el receso respectivo.

Artículo 26

Se podrá presentar ante la presidencia tres clases de mociones: de orden, de forma y de fondo. En el caso de estas dos últimas, se deberán presentar por escrito. Las mociones de orden: son aquellas tendientes a ordenar o aclarar el procedimiento o tramitación de un asunto, las cuales tendrán prioridad sobre las mociones de forma y de fondo pendientes. Serán mociones de orden al menos las siguientes: a) Proponer cambios en el orden del día b) Suspender la sesión c) Levantar la sesión. d) Suspender o reanudar el debate sobre el tema en discusión. e) Prolongar el debate del tema en discusión. f) Finalizar el debate. g) Someter a votación. h) Prolongar la duración de la sesión. i) Solicitar o levantar una sesión de trabajo. Las mociones de forma: son aquellas tendientes a corregir el estilo de un texto. Las mociones de fondo: son aquellas cuyo contenido implique una decisión en torno a alguno de los temas incluidos en el orden del día durante su discusión.

Artículo 27

Puesta en debate una moción, no se tratará otro asunto hasta que aquella hubiese sido resuelta o se hubiere presentado una moción modificatoria o alternativa, o se conviniere, por cualquier motivo, con el consenso de la mitad más uno de los miembros presentes, en postergar su discusión.

Artículo 28

Si se tratare de una moción modificada, se votará primero sobre la que se aparta más, en cuanto al fondo, de la proposición original. Acto seguido, se votará sobre la enmienda que, después de la votada anteriormente, se aparte más de dicha proposición, y así sucesivamente, hasta que se haya votado sobre todas las enmiendas. Si se aprueba una o más de las enmiendas, se someterá a votación el asunto como ha sido modificado. Si no se aprueba ninguna enmienda, se votará sobre el asunto en su forma original.

Artículo 29

Los integrantes de la Junta Directiva podrán intervenir un máximo de tres veces sobre un mismo asunto en debate. Se exceptúan de esta limitación las presentaciones de dictámenes e informes, así como las intervenciones de quien ocupe la Presidencia en su calidad de director de debates y las respuestas a preguntas aclaratorias. Cada participación tendrá un límite máximo de cinco minutos. En casos excepcionales, a juicio de la Presidencia, podrán concederse la palabra por cuarta vez, con un límite máximo de tres minutos.

Artículo 30

Ninguno de los integrantes de la Junta Directiva será interrumpido sin su aceptación en el uso de la palabra, salvo que infringiere alguna disposición reglamentaria o se separase de la cuestión principal, en cuyo caso será llamado al orden por la Presidencia.

Artículo 31

Cuando la Presidencia considere suficientemente discutido un asunto, declarará cerrado el debate y dispondrá la votación.

Artículo 32

Los integrantes de la Junta Directiva deberán emitir su voto en el orden y en la forma en que lo indique Presidencia, y, una vez emitido, no podrán modificarlo.

Artículo 33

Iniciada la votación, ésta no podrá interrumpirse por motivo alguno. Quienes deseen razonar su voto, lo harán en forma concisa, una vez recibida la votación.

Artículo 34

Los acuerdos de la Junta Directiva se tomarán por simple mayoría de los miembros presentes, y en caso de empate el voto de la Presidencia contará por dos. Los integrantes del órgano directivo podrán solicitar que conste en el acta expresamente su voto negativo a un acuerdo, lo mismo que los motivos que justifican su posición, para los efectos de salvar la responsabilidad que en su caso pudiera derivarse de la adopción de tales acuerdos.

Artículo 35

Aun cuando un asunto se vote por partes, al final debe votarse globalmente.

Artículo 36

Las sesiones de la Junta Directiva se reproducirán por escrito, de modo que el acta incluya necesariamente la indicación de las personas asistentes, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de las votaciones, y el contenido junto con la motivación de los acuerdos. En los casos en que la deliberación del acuerdo resulte suficiente no será necesario incluir la motivación, por lo que bastará con la enunciación del acuerdo. El borrador correspondiente deberá ser revisado por la Secretaría de la Junta Directiva y por cada uno de los integrantes de esa Junta, a fin de introducir las modificaciones de forma que consideren pertinentes. Tales propuestas de modificación junto con las observaciones que tengan los integrantes de la Junta sobre cualquier reproducción de la sesión que no sea fiel con los acuerdos, sus motivaciones o con el debate recogido, deberá conocerse al momento de la discusión y aprobación de la respectiva acta. Si algún integrante mantuviere su desacuerdo con la transcripción del acta, luego de votada y aprobada la misma, podrá solicitar que se consigne su desacuerdo en el acta de la sesión en que se reciba la votación.

Artículo 37

Los acuerdos tomados en una sesión podrán declararse firmes, para lo cual la se necesita contar con el voto afirmativo de por lo menos dos tercios de los votos de los miembros presentes. Los acuerdos que no estén firmes obtendrán esa condición una vez que se conozca y apruebe el acta respectiva. Para efectos de aprobación de un acta, solo están habilitados para deliberar y aprobar dicha acta los directores que estuvieron presentes en esa sesión respectiva, de modo que quien no estuvo presente deberá abstenerse. El director puede votar afirmativamente la firmeza de un acuerdo, a pesar de que lo haya votado negativamente. Las actas, una vez aprobadas, serán firmadas por el presidente y el secretario.

Artículo 38

Los acuerdos de la Junta Directiva son ejecutorios a partir de su firmeza o del plazo establecido en dicho acuerdo, sea que se declaren firmes mediante votación calificada, según las normas anteriores, o adquieran su firmeza con la aprobación del acta respectiva. Los acuerdos se comunicarán en la forma que lo prevé la ley.

Artículo 39

Conforme lo dispone el capítulo VIII de la Ley Orgánica, La Junta Directiva deberá nombrar un comité consultivo que tendrá como función dictaminar sobre asuntos que le sean sometidos a consulta en la corporación, sea por los poderes públicos, las instituciones autónomas o los particulares. Además, podrá nombrar las comisiones de trabajo que estime convenientes. Para ambos casos la Junta Directiva nombrará un coordinador, quien será responsable de convocar a las reuniones del órgano auxiliar respectivo y mantener informada a la Junta Directiva sobre la marcha del trabajo encomendado, según se establezca en el reglamento de comisiones y comités respectivo.

Artículo 40

La ausencia inmotivada de un miembro de Junta Directiva a tres sesiones ordinarias consecutivas, o quien se ausente del país, por más de tres meses, sin permiso de la Junta Directiva cancelará automáticamente su credencial como miembro de la Junta Directiva. Para los efectos de esta norma, el fiscal levantará la información correspondiente y la comunicará a la Junta Directiva, que hará la convocatoria para asamblea extraordinaria conforme lo establece la Ley Orgánica, a fin de que se conozca el caso y se elija a la persona o a las personas sustitutas, si así procede, por el resto del período legal.

Artículo 41

Ausencia injustificada. Se considerará ausencia injustificada no presentarse a la sesión o hacerlo media hora después de la hora fijada en la convocatoria, sin la respectiva justificación inmediata. La secretaria de la Junta Directiva llevará el control de asistencia de los miembros de la Junta Directiva. Se tendrá como ausente de forma temporal el integrante de Junta Directiva que no se hubiere incorporado a la sesión dentro de los siguientes treinta minutos después de iniciada la sesión. En el caso de los directores, se llenará la vacante del director ausente conforme lo establece la Ley Orgánica. Las ausencias de los integrantes de la Junta Directiva a las sesiones ordinarias y extraordinarias deberán justificarse ante la Junta Directiva, dentro de los dos días hábiles siguientes a la ausencia, mediante la comunicación correspondiente a la Secretaría de la Junta Directiva.

Artículo 42

Los acuerdos tomados en firme, referidos a cualquiera de los órganos o empleados del Colegio, se trasladarán por la Secretaría de la Junta Directiva al órgano o empleado que corresponda, para su debida ejecución.

Artículo 43

La Junta Directiva mantendrá un sistema de información con una base de datos actualizada de los acuerdos tomados por este Órgano y su grado de cumplimiento. Esta información estará a disposición de los colegiados.

Artículo 44

La Presidencia de la Junta Directiva y la Fiscalía revisarán, mensualmente, el cumplimiento de los acuerdos que, a la fecha, deberían haberse ejecutado. Para aquellos acuerdos que se encuentren pendientes, la Presidencia o los miembros de Junta Directiva solicitarán las respectivas explicaciones a quien corresponda.

Artículo 45

La Junta Directiva analizará, en los meses de enero y agosto, el cumplimiento de los acuerdos tomados por el Órgano Colegiado, con base en un informe presentado por la Fiscalía.

Artículo 46

Para la aplicación e interpretación de esta normativa, se integrarán y aplicarán supletoriamente las normas de la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica, su Reglamento de y la Ley General de la Administración Pública, en ese orden.

Artículo 47

La presente normativa deja sin efecto y ningún valor legal cualquier norma, acuerdo o práctica anterior que se le oponga. Aprobado por Asamblea General en Sesión extraordinaria N.º 72 celebrada el 31 de julio de 2025. Este reglamento será vigente una vez publicado en el diario La Gaceta .