Reglamento de funcionamiento de la Comisión de Ética Institucional de la Dirección Nacional de Notariado

Artículo 1

Objetivo . Regular la confonnación , organización y funcionamiento de la Comisión de Ética Institucional en la Dirección Nacional" de Notariado, como ejecutor de la Comisión Nacional para la promoción, formación y fortalecimiento de la ética en las instituciones del Estado y ·su conjunto constituye el Sistema Nacional, de Ética y Valor s (SNEV).

Artículo 2

Alcance . El presente reglamento es de aplicación para las personas propietarias y suplentes que integran la Comisión de Ética Institucional, y demás funcionarios que desempeñen labores en la Dirección Nacional de Notariado de forma permanente o temporal, en el ámbito de sus competencias. A rtículo 3.- Fines de la Comisión . Se crea la Comisión de Ética Institucional en la Dirección Nacional de Notariado con la finalidad de promover la ética y contribuir a la eficiencia en los servicios públicos que presta la Dirección Nacional de Notariado; conducir técnicamente la gestión ética en la institución con el liderazgo y responsabilidad, promoviendo la integración del jerarca, los titulares subordinados 'y la participación de toda la administración activa, ejecutar los lineamientos emitidos por la Comisión Nacional de Ética y Valores para la promoción, formación y fortalecimiento de la ética en la institución. La Comisión de Ética Institucional estará subordinada a la Dirección Ejecutiva.

Artículo 4

Definiciones. Para los efectos de este reglamento se entenderá por: a. Axiología: rama de la filosofía que tiene por objeto de estudio la naturaleza o esencia de los valores y de los juicios de valor que puede realizar un individuo. b. Capacitación: proceso sistemático de acciones educativas dirigidas a la dotación, perfeccionamiento y refrescamiento de conocimientos, habilidades, ·destrezas y actitudes (valores) requeridas para el desempeño exitoso de la persona trabajadora considerando tanto, las exigencias específicas del trabajo asignado, como su desarrollo personal y el marco de cultura organizacional. c. Comisión de Ética Institucional (CEI) o Comisión: Comisión de Ética Institucional de la Dirección Nacional de Notariado, instancia responsable de la conducción técnica del fortalecimiento de la ética institucional. d. Comisión Nacional de Rescate de Valores (CNRV): Órgano rector en la materia, con la competencia de emitir las políticas y objetivos, así como la responsabilidad de dirigir y coordinar a las comisiones institucionales de ética y valores. e. Dirección Ejecutiva de la CNRV: es la instancia ejecutora, por gestión directa de las atribuciones de la Comisión Nacional de Rescate de Valores. · f. Ética: línea de comportamiento que pennite [Sic] la orientación racional de la conducta humana hacia la consecución de· unos fines detenninados [Sic ] sin atentar contra la condición de seres sociales. g. Gestión Ética: Actuación autorregulada que demanda la participación de todas las personas funcionarias y contribuye a la toma de decisiones, a la aplicación de los principios y valores que en el desempeño de la función pública corresponde, a la consolidación de la misión y visión, a ajustar los planes estratégicos y estructuras organizacionales hacia el logro de los objetivos y a asumir sus responsabilidades frente a los intereses públicos como estrategia institucional a partir de .la ética. h. Jerarca: Máxima autoridad de la Dirección Nacional de Notariado, principal responsable y líder institucional de la gestión ética, corresponde al director eje <; utivo . [Sic] i. Política Ética: Directriz emitida por el Jerarca que enmarca el quehacer institucional en materia de la ética. j. Programa de Gestión Ética: Estrategia global de la institución a partir de la ética. Es un proceso dirigido por la Comisión de Ética Institucional, compuesto por cinco etapas: posicionamiento; diagnóstico y definición del marco ético; comunicación y fonnación ; [Sic] alineamiento e inserción de la ética en los sistemas de gestión institucional y seguimiento y evaluación. k. Promoción: Conjunto de actividades, técnicas y métodos que se utilizan para lograr objetivos específicos, como infonnar [Sic] persuadir o recordar al público objetivo, acerca de los productos o servicios que se comercializan. Si tema de Gestión: Conjunto de políticas, procesos, procedimientos y recursos interrelacionados que una unidad utiliza para alcanzar sus objetivos de manera ordenada y eficiente. m. Sistema Nacional de Ética y Valores (SNEV): Es el conjunto de Comisiones y de Unidades Técnicas de Ética y Valores Institucionales que confonnan [Sic] el Sistema Nacional de Ética y Valores que es dirigido y coordinado por la Dirección Ejecutiva de la CNRV bajo los lineamientos de la Comisión Nacional. Cada Comisión y Unidad Técnica se convierte en una unidad ejecutora de las políticas y disposiciones que emana la CNRV, cumpliendo con los objetivos del Sistema. n. Solvencia moral: Personas que han demostrado ser dignas de confianza, credibilidad y probidad, para que gocen de legitimidad. o. Titulares Subordinados: Persona funcionaria de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. p. Unidad, administrativa: Son unidades organizacionales que tiene asignadas funciones específicas relacionadas con trámites puramente internos y de oficina (contabilidad, archivo, presupuesto, otras). q. Unidad de apoyo: Son unidades que brindan servicios especializados, as !) soría [Sic] o recursos .a las unidades sustantivas para que estas puedan operar con eficiencia. No realizan la actividad principal de la organización, sino que facilitan la gestión (Tecnologías de la Infonnación , [Sic] Recursos Humanos, Asesoría Legal, Proveeduría, Mantenimiento, otros). r. Unidad sustantiva: Son aquellas responsables de ejecutar directamente la. misión y la razón de ser- de la organización. Su función es prestar los servicios para los cuales fue creada la institución. s. Valores: Creencias fundamentales que ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en lugar de. otro. Se entenderán como valores institucionales los comprendidos en el Manual de Prácticas Éticas. CAPÍTULOII Conformación de la Comisión

Artículo 5

Integración . La Comisión de Ética Institucional estará conformada por cuatro funcionarios de las siguientes dependencias: a. La persona que ocupa el cargo d [Sic] Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado o a quien esta designe. b. Una persona en representación de Ja [Sic] Unidad de Planificación Institucional como asesor de control interno. c. Una persona en representación de las unidades sus_tantivas . [Sic] d. Una persona en representación de las unidades administrativas y de apoyo. Para cada representación se designará un suplente que asista en caso de ausencia del titular, dicho nombramiento será efectuado por el Director Ejecutivo. La comisión además podrá invitar a sus sesiones, a funcionarios de gestión humana, tecnologías de información, comunicación institucional, y proveeduría, que puedan aportar conocimiento sobre aspectos sensibles de la organización, así como funcionarios de otras instituciones con reconocida experiencia en esta materia, cuando así sea necesario para el cumplimiento de sus fines. Estos invitados tendrán voz, p !)ro [Sic] no tendrán voto.

Artículo 6

Nombramiento y coordinación . Corresponde a la Dirección Ejecutiva realizar el nombramiento de los miembros integrantes, lo cual. se formalizará mediante oficio dirigido al seno de esta comisión. La designación podrá hace} [Sic ] se por un. plazo de cinco años, pudiendo reelegirse si la persona desea continuar en el cargo y mantiene los requisitos establecidos en este reglamento, con el fin de garantizar la sostenibilidad de la estructura y el proceso de gestión ética. La coordinación estará a cargo de un secretario, elegido por mayoría simple entre los integrantes presentes convocados formalmente, y por un periodo de dos años consecutivos, pudiendo reelegirse indefinidamente; quien será responsable de la gestión de los libros legales ante el sistema de auditoría interna. En caso de que algún miembro no· pueda continuar integrando la Comisión, deberá designarse su reemplazo en el plazo máximo de un mes calendario a partir de que se haga efectiva la separación del cargo. Una véz [Sic ] conformada eh pleno_ [Sic] la comisión, deberá comunicarse a todos los colaboradores de la Dirección Nacional de Notariado . Rtículo [Sic] 7.- Requisitos de las personas integrantes . Serán requisitos para integrar la Comisión de Etica [Sic] Institucional: a. Ser persona funcionaria activa de la Dirección Nacional de Notariado, y de reconocida solvencia moral, es decir, sin sanciones disciplinarias en el ejercicio de su profesión durante los últimos 10 años. b. No haber sido sancionada en los últimos cinco años, por faltas consideradas graves o gravísimas, de conformidad con las normas disciplinarias establecidas en el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Paz. c. Haber completadola [Sic] inducción sobre la Ley de Control Interno y demás normativa relacionada con ética y valores en la gestión pública, o bien, haber realizado cursos o capacitaciones en materia de control interno, ética y valores. La comisión procurará mantener una integración con personal proveniente de diferentes niveles académicos, y en el caso del estrato profesional, de diferentes profesiones.

Artículo 8

Funciones de la Comisión. Son funciones de la Comisión de Ética Institucional: a. Promover el posicionamiento de la ética y valores en la institución por medio de campañas, capacitaciones u otra actividad articulada con la oficina de comunicación. b. Recibir formación, capacitación: y entrenamiento en la temática. c. Mantener actualizado el proceso de gestión de la ética institucional, conforme a las disposiciones técnicas de la Comisión Nacional de. Rescate de Valores. d. Elaborar durante el mes de diciembre de cada año y ejecutar en el ejercicio siguiente el plan de trabajo para el fortalecimiento de la ética institucional. e. Realizar el diagnóstico y definición del marco ético a través de métodos de investigación social: encuestas, censos, investigación por observación, sondeos, análisis de situación, entrevistas, grupos de enfoque, entre otros. f. Gestionar y vefar [Sic] por la inclusión y mantenimiento de la gestión ética en el plan estratégico institucional tanto en el marco filosófico (misión-valores-visión) como en su plan de acción. g. Coordinar y conducir técnicamente la actualización del Manual de Prácticas Éticas durante los años impares, esto de conformidad con las disposiciones de la Comisión Nacional de Rescate de Valores. Será el órgano encargado de verificar todo lo relativo a su implementación, gestión, aplicación y proceso de mejora mediante el programa ordinario de trabajo. h. Coordinar y conducir técnicamente de conformidad con las disposiciones de la Comisión Nacional de Rescate de Valores la elaboración de la Política Etica [Sic] y la inserción de las prácticas éticas en los sistemas de gestión institucional. Dicha política deberá elaborarse en un plazo de un año calendario posterior a la publicación del presente reglamento. i. Establecer procesos y mecanismos para el fortalecimiento y promoción de la ética y los valores. j. Coordinar y llevar a cabo con la colaboración de las unidades respectivas, la comunicación; divulgación y pfomoción [Sic] metódica permanente para el fortalecimiento ético y del avance del proceso de gestión ética en la institución. k. Realizar o coordinar, con la colaboración de las unidades respectivas, las siguientes actividades educativas: sesiones de trabajo, charlas, cursos, talleres, seminarios, encuentros, reµniones [Sic ] , dinámicas de grupo con el personal institucional. l. Propiciar el alineamiento e inserción de la ética en los sistemas de gestión institucional. m. Coordinar de conformidad con las di posi,ciones [Sic] de la Comisión Nacional de Rescate de Valores la implementación de la Política Etica [Sic] y su plan de acción. Dicho plan de acción deberá elaborarse en un plazo de seis meses posteriores a la publicación de la Política Ética. n. Orientar, asesorar y recomendar directrices en materia ética y axiológica. o. Velar por la incmporac \ ón [Sic] de las prácticas éticas en los diversos sistemas de gestión prestando especial atención a aquellos de particular sensibilidad y exposición a los riesgos de conformidad con lo establecido en, e) [Sic] Sistema Específico de Valoración de Riesgos de la Dirección Nacional de Notariado. p. Verificar todo lo relativo a la participación, divulgación, implementación, gestión, aplicación, mantenimiento y mejora del proceso de gestión ética, mediante su programa ordinario de trabajo y rendir el informe oportunamente al jerarca en el mes de diciembre de cada año. q. Dar seguimiento al cumplimiento de compromisos éticos de las diferentes unidades institucionales. r. Coordinar con las diferentes unidades institucionales la ejecución de estrategias y actividades para el mantenimiento y mejora continua de la gestión ética institucional de conformidad con la Política Ética. s. Apoyar, complementar y guiar al jerarca y a los titulares subordinados en materia de gestión ética. t. Brindar información o recibir consultas sobre asuntos relacionados con la ética y los valores. u. Presentar el informe de labores durante el mes de diciembre al jerarca de la institución respaldado mediante oficio. El incumplimiento de esta función podrá conllevar una llamada de atención formal con copia al expediente para los miembros de la Comisión. v. Asistir a las actividades convocadas por la Comisión Nacional de Rescate de Valores, con el propósito de mantener una constante comunicación con la Dirección Ejecutiva de ese ente, a fin de estar al dia [Sic] con la dinámica del Sistema Nacional de Ética y Valores. w. Establecer vínculos de cooperación horizontal entre las comisiones y unidades técnicas de ética que integran el SNEV.

Artículo 9

Deberes del jerarca institucional . En cuanto al funcionamiento de la Comisión de Ética Institucional, corresponderá al jerarca: a. Velar porque se realicen de la mejor manera y según los recursos disponibles, las funciones que la Comisión tiene asignadas. b. Presentar los documentos que sean necesarios para agilizar las gestiones de la Comisión. c. Involucrarse y fomentar la participación del personal en las actividades promovidas por la Comisión de Ética Institucional. d. Nombrar a los miembros de la Comisión de Ética Institucional. e. Aprobar toda directriz o política relacionada con la Ética Institucional. f. Autorizar al personal a su cargo para que participe de las actividades que organice la Comisión en materia de ética y valores.

Artículo 10

Deberes del secretario. Serán deberes y atribuciones del secretario de la comisión las si gu ientes [Sic] : a. Fungir como coordinador y representante de la Comisión. b. Colaborar con la ejecución y seguimiento del plan de trabajo de la Cpmisión [Sic ] . c. Colaborar con el jerarca mediante la asesoría especializada y metodológica en materia ética, para que este pueda liderar y supervisar la gestión ética institucional. d. Suscribir los documentos que sean necesarios para materializar las gestiones de la Comisión y que no requieran autorización del Jerarca. e. Llevar en el libro de actas en forma electrónica, así como actualizar y conservar la gestión documental mediante el sistema correspondiente. f. Velar porque se cumplan los procedimientos y responsabilidades de la Comisión. g. Convocar y presidir las reuniones calendarizadas mensualmente para dar cumplimiento al plan de trabajo anual, o aquellas que se deban realizar para conocer asuntos, en forma extraordinaria. h. Dirigir la elaboración del plan de trabajo anual de la comisión y remitirlo en el mes de diciembre de cada año mediante oficio al Jerarca con copia a la Comisión Nacional de Rescate de Valores. i. Mantener canales de comunicación oficiales para una adecuada gestión ética e informar al jerarca institucional las necesidades identificadas en la materia. j. Asistir a las reuniones convocadas por la Comisión Nacional de Rescate de Valores o en las diferentes actividades organizadas por esta, y difundir la información recibida a los demás miembros de la Comisión en las reuniones mensuales. k. Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados en las reuniones mensuales de la Comisión. l. Participar en las capacitaciones que se consideran pertinentes en la materia y solicitar la asesoría necesaria por parte de la Comisión Nacional de Rescate de Valores. m. Coordinar con el área de Desarrollo Humano las acciones para capacitar en temas de ética j, valores a los integrantes de la Comisión de Ética Institucional, así como al resto del personal institucional. n. Remitir copia de la evaluación del plan de trabajo e informe anual de resultados a la Dirección Ejecutiva y a la Comisión Nacional de Rescate de Valores.

Artículo 11

Deberes de los miembros de la Comisión de Ética Institucional. Serán deberes de las personas que integran la Comisión las siguientes: a. Apoyar los procesos y actividades de la Comisión en materia de ética y valores, según sea la instancia a la cual representa y las responsabilidades que le sean asignadas para el cumplimiento del plan ético institucional. b. Asistir a todas las reuniones de la Comisión a las que sea convocado, confirmando su asistencia, o bien, justificando la ausencia por escrito con anticipación. En caso de presentarse situaciones imprevistas que impidan la asistencia, deberá presentar la justificación por escrito en un plazo máximo de dos días hábiles al correo institucional de la Comisión de Ética Institucional. c. Colaborar en el cumplimiento de los acuerdos tomados en las reuniones mensuales de la Comisión de Ética Institucional. La secretaría de la Comisión de Ética Institucional dará seguimiento a los acuerdos de cada sesión. d. í;:> esignar por elecci_ón [Sic] de la mayoría de miembros de la Comisión de Ética Institucional a la persona que sustituya al coordinador, cuando éste no pueda ru;istir [Sic] a las reuniones convocadas por la Comisión Nacional de Rescate de Valores y en las diferentes actividades organizadas por esta. e. Participar en subcomisiones cuando se le solicite, con el fin de ejecutar acciones específicas que demande la gestión de la Comisión. f. Facilitar los insumos a su alcance para realizar las acciones de la Comisión de Ética, Institucional, según el plan de trabajo anual. g. Sustituir al coordinador de la Comisión de Ética Institucional, cuando se le solicite, en aquellas funciones que esta persona le asigne. h. Asistir obligatoriamente a los cursos, capacitaciones y eventos de formación que sean facilitados por la Comisión Nacional de Rescate de Valores. i. Apoyar en el desarrollo de actividades de capacií ación [Sic] , promoción o divulgación en las diferentes unidades o áreas de la institución cuando se requiera. j. Participar en la elaboración del reporte anual de acciones realizadas en su área de competencia y en cumplimiento al plan de trabajo anual de la Comisión de Ética Institucional. k. Proponer documentos para la mejora de la situación ética de la institución al Jerarca. l. Mostrar compromiso, iniciativa y diligencia en el cumplimiento oportuno y eficiente de sus labores, participando activamente en las distintas sesiones. m. Mantener adecuadas relaciones interpersonales, interactuando de manera productiva, respetuosa y profesional, facilitando el cumplimiento de lbs [Sic] objetivos planteados en los planes de trabajo. n. Mostrar disposición a recibir formación y capacitación para la gestión ética de manera sistemática, metódica, continua y permanente.

Artículo 12

Deberes de los titulares subordinados. Serán deberes de los titulares subordinados en materia ética las siguientes: a. Participar activamente de los procesos de la gestión ética. b. Proponer al jerarca la designación del representante de la unidad funcional que compone la Comisión de Ética Institucional, cuando corresponda, y velar porque cumpla con el perfil de los miembros especificados en el artículo 7. c. Facilitar el tiempo requerido a su representante para que pueda cumplir con las acti_vidades [Sic] correspondientes. d. En el caso de renuncia de su representante, proponer al Jerarca el sustituto que cumpla con el perfil señalado en el artículo 7. e. Involucrarse y fomentar la participación del personal en las actividades. promovidas por la Comisión para el logro de los objetivos. f. Impulsar a nivel de unidades, o de ser posible a nivel institucionat [Sic ] actividades relacionadas con la ética para fortalecer los valores de la Dirección Nacional de Notariado y el desarrollo de todos colaboradores. C

Artículo 13

Límites al ámbito funcional. La Comisión no constituye un tribunal de ética ni un órgano de tipo disciplinario. Corresponderá al jerarca separar de manera temporal o permanente al o los integrantes de la comisión que infrinjan las disposiciones contenidas en este capítulo. Cualquier asunto en materia disciplinaria o legal deberá resolverse por las vías correspondientes. APÍTULO IV Disposiciones finales Articulo [Sic] 14: De la juramentación . La juramentación de las personas integrantes de la Comisión es un acto solemne que se lleva a cabo en la institución. Será realizada por el jerarca, en presencia de una persona representante de la Junta Directiva o de la Dirección Ejecutiva de la Comisión Nacional de Ética y Valores. Al acto de juramentación podrán asistir los titulares subordinados de la institución, como responsables junto con el jerarca, del fortalecimiento de la ética institucional, conforme la Ley de Control Interno y sus Normas, para reafirmar el compromiso de apoyar la Gestión Ética. En ese acto el Jerarca y las personas titulares subordinadas, reafirmarán el compromiso con la conducción de la gestión ética y de apoyo ala [Sic] comisión institucional. Los miembros de la Comisión de Ética y Valores prestarán juramento haciendo la declaración de, compromiso asumido expresa y solemnemente en el cumplimiento de los deberes para la conducción técnica de la gestión ética de la Institución.

Artículo 15

Disposiciones supletorias. Los casos no previstos en este reglamento se resolverán de acuerdo con la Ley General de la Administración Pública N º 6227 y sus reformas, la Ley General de Control Interno N º 8292 del 31 de julio de 2002; el Decreto Ejecutivo N º 23944-J-C, del 12 de diciembre del 1994, publicado en La Gaceta N º 25 del 03 de febrero de 1995, los Lineamientos para las Comisiones Institucionales de Ética y Valores en la Gestión Ética emitidos por la Comisión Nacional de Ética y Valores, así como las políticas y directrices que emita el jt:rarca [Sic] administrativo en esta materia.

Artículo 16

Vigencia. Este reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta. Dado en la Presidencia de la República, el día nueve de abril del año dos mil veintiséis.