Reglamento de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso resguardado en el Almacén Municipal de la Municipalidad de La Unión

Artículo 1

Objetivo. Favorecer el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes para disponer de los bienes, maquinaria y equipo en desuso, resguardados en el almacén municipal, acorde con los objetivos institucionales.

Artículo 2

Alcance: Establecer formalmente directrices administrativas y contables que sean aplicables al tratamiento y disposición de los bienes, maquinaria y equipo, en desuso, resguardados en el almacén municipal, con el objetivo de determinar su adecuado mantenimiento y oportuna liberación según corresponda para reutilización, traslado, donación, remate, eliminación o destrucción.

Artículo 3

Ámbito de aplicación: Este reglamento regula la disposición final de bienes, maquinaria y equipo en desuso resguardado en el Almacén Municipal y sus normas son de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y usuarios de sus servicios.

Artículo 4

Responsabilidad en el cumplimiento del presente Reglamento: La Proveeduría Municipal, será la responsable de las diferentes actividades que impliquen la supervisión del Almacén Municipal, así como del cumplimiento del presente Reglamento, en lo que corresponda.

Artículo 5

Control actualizado de entradas y salidas: El Almacén Municipal deberá mantener actualizado el registro de entradas y salidas de los artículos del almacén; mismo que indicará, entre otras cosas, la descripción del artículo, el código de éste, según catálogo del manual funcional de cuentas contables, la ubicación, fecha de entrada, fecha de salida, saldo, precio unitario y unidad responsable de la compra.

Artículo 6

Inventario del Almacén Municipal: Como ejercicio de supervisión del Almacén se practicarán los inventarios de existencias de manera semestral, independientemente de las revisiones selectivas que se efectúen en cada almacén, todo ello conforme lo estipule el manual respectivo que se emita y que, para todos los efectos del caso, se tenga como normativa complementaria de aplicación en su campo.

Artículo 7

Gestión de inventarios: Como ejercicio de supervisión y gestión de inventario se identificarán los bienes, maquinaria y equipo resguardados en el Almacén Municipal, cuya periodicidad supera doce meses calendario y cuya frecuencia de uso ha sido nula, los cuales se identificarán como bienes, maquinaria y equipo en desuso.

Artículo 8

Identificación de bienes, maquinaria y equipo en desuso: Se identificará cada artículo clasificado en esta categoría al menos con la descripción del artículo, el código de éste según catálogo del manual funcional de cuentas contables, la ubicación, fecha de último movimiento (entrada o salida), fecha de vencimiento, saldo, precio unitario, unidad y nombre del responsable de la compra.

Artículo 9

Primera verificación de uso: Cuando se identifiquen bienes, maquinaria y equipo en desuso resguardados en el Almacén Municipal, se procederá a informar a la unidad responsable de la adquisición la identificación de la situación y se solicitará un cronograma de uso para cada uno de los bienes, maquinaria y equipo en desuso, dicho cronograma deberá contar con la validación, mediante firma, de la jefatura inmediata. Para lo cual, la unidad consultada tendrá un plazo de 30 días naturales, para brindar la respectiva respuesta.

Artículo 10

Segunda verificación de uso: De no haber obtenido respuesta a la primera verificación, queda facultado el supervisor del almacén de proceder a comprobar el uso o no de los bienes, maquinaria y equipo en desuso consultados. De verificarse la continuidad de desuso de los bienes, maquinaria y equipo, éste comunicará al Comité de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso el detalle de la situación, para su atención.

Artículo 11

Conformación del Comité: Para los efectos del presente reglamento, se conformará un Comité de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso, el cual tendrá como finalidad que la gestión de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso sea acorde con los objetivos institucionales, de forma que se logre una gestión de inventarios eficiente y eficaz, ajustado a la realidad institucional y tomando como fundamento las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno.

Artículo 12

De la integración: El comité de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso, resguardados en el almacén, estará integrado por los titulares de las siguientes dependencias institucionales: ?Alcalde municipal, o a quien este designe, quien presidirá. ?Proveeduría municipal, quien coordinará y designará a la secretaria y representante. ?Dirección Jurídica, como asesoría legal. ?Unidad Ambiental, como asesoría en gestión de residuos. ?Unidad de planificación, como fiscal del proceso, con voz, pero sin voto.

Artículo 13

De los nombramientos y su revocación: Dicha responsabilidad estará a cargo de la Alcaldía. En caso de ausencia del titular existirá un suplente de esas mismas áreas.

Artículo 14

De la vigencia de los nombramientos: Los nombramientos de los integrantes del Comité tendrán una vigencia de dos años.

Artículo 15

Forma de sesionar: El comité sesionará de manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo al menos dos veces al año, conforme la convocatoria que realice el coordinador y en las que se atenderán asuntos programados y su seguimiento. En sesiones extraordinarias que podrán ser convocadas en cualquier momento, por parte del presidente o coordinador, conforme a las necesidades que se presenten para la atención de asuntos de carácter extraordinario y de alta importancia. Las sesiones podrán realizarse en forma presencial o virtual, dependiendo de la solicitud que realice el coordinador o por al menos dos de los miembros del comité. De cada sesión se levantará un acta, siguiendo el orden del día, la cual estará a cargo del secretario del comité y cuyos acuerdos adquirirán firmeza una vez formalizada, mediante firma, dicha acta. Las sesiones del comité podrán contar con la participación de otros funcionarios de la Institución cuando se estime necesaria y oportuna su presencia para ampliar información requerida en el p roceso de toma de decisiones. Asimismo, el Comité podrá contar con la participación de asesores, expertos y/o especialistas externos en calidad de invitados, a efecto de que emitan consideraciones y/o sugerencias de orden técnico que permitan ampliar la información de la cual se dispone para decidir sobre determinado asunto. Los funcionarios, asesores, expertos y/o especialistas externos invitados, no tendrán derecho a voto. El comité de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso contará con el apoyo logístico y administrativo de un rol secretarial, rol que será ejecutado por la persona que ocupe el puesto de secretaria de Proveeduría, o quien Proveeduría designe para este rol.

Artículo 16

De las convocatorias: las convocatorias para sesionar de forma ordinaria serán notificadas a los miembros del comité mediante el uso del correo electrónico institucional, con al menos cinco días hábiles de anticipación, indicando el lugar, fecha y hora de la sesión, así como el orden del día y documentos complementarios requeridos. Para sesiones extraordinarias, las convocatorias deberán realizarse al menos con dos días de anticipación, indicando el lugar, fecha y hora de la sesión, así como el orden del día y documentos complementarios requeridos.

Artículo 17

Del Quórum para sesionar: Para que las sesiones del comité se consideren legalmente constituidas, será necesaria la presencia de al menos la mitad más uno de sus miembros. La participación de sus miembros podrá realizarse de forma física o de manera virtual mediante el uso de herramientas tecnológicas establecidas por parte de la Institución para este fin.

Artículo 18

De los asuntos competencia del Comité: El comité tendrá competencia para conocer asuntos de carácter exclusivamente estratégico, con el fin de integrar aspectos tácticos, operativos y/o técnicos, para la comprensibilidad y apoyo en la toma de decisiones respecto de la disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso, resguardados en el almacén municipal, así como para garantizar el cumplimiento del fin público institucional, ya sea para la reutilización, traslado, donación, remate, eliminación o destrucción.

Artículo 19

De los acuerdos tomados: Los acuerdos del comité se tomarán por mayoría simple de votos. Estos acuerdos serán vinculantes para todas las unidades organizacionales de la Institución y sus funcionarios; el incumplimiento de las disposiciones contenidas en los mismos será una falta administrativa grave o un posible delito, la misma se valorará de conformidad con la naturaleza del acto y sus consecuencias, aplicando de ser el caso, lo dispuesto en: a) El Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en lo relativo al régimen disciplinario. b) El Código Municipal, respecto al régimen de responsabilidades de los funcionarios municipales. c) La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, en los casos que así corresponda. Las sanciones aplicables podrán ir desde amonestaciones verbales o escritas, suspensión, hasta la destitución del cargo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en que incurriere el infractor. Cuando alguno (s) de los miembros del comité, discrepe del criterio de la mayoría sobre determinada propuesta, deberán dejar constancia de su voto disidente en el acta correspondiente, indicando las razones técnicas en las que fundamenta su desacuerdo. Asimismo, cualquiera de los miembros del Comité también podrá salvar justificadamente su voto en los procesos de votación, dejando igualmente constancia de ello en el acta correspondiente.

Artículo 20

Comunicación del acta: Una vez aprobada el acta del comité por parte de sus miembros, el almacén trasladará a la unidad de planificación el detalle de los bienes destinados a ser reutilizados, traslados, donados, rematados, eliminados o destruidos, para que esta unidad proceda a someter a revisión, en los siguientes ejercicios presupuestarios, las futuras compras de ese bien, por parte de la misma unidad compradora.

Artículo 21

Requisitos para considerarse en desuso: Se entenderán como materiales en desuso los bienes, maquinaria y equipo que cumplan con al menos dos de las siguientes características: 1)El resguardo en el almacén supera los doce meses calendario, condición obligatoria. 2)El promedio de consumo del bien, maquinaria y equipo, en el plazo de los doce meses previos a su revisión, es igual a cero. 3)Las verificaciones de uso fueron omisas por parte de la unidad responsable y su jefatura. 4)El cumplimiento del cronograma de uso luego de la primera verificación de uso está incumplido.

Artículo 22

Formulario bienes, maquinaria y equipo en desuso: El Almacén Municipal confeccionará un formulario de cada bien, maquinaria y equipo en desuso resguardado en el almacén, informando la trazabilidad y seguimiento de este, en la gestión del almacén. Estos formularios serán los dispuestos por el almacén al comité para determinar la disposición de cada uno de los productos.

Artículo 23

Verificación de la disposición final: Luego de analizados los formularios de los bienes, maquinaria y equipo en desuso presentados por el almacén ante el Comité de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso, este ofrecerá a la presidencia (Alcaldía) una recomendación, a manera de acuerdo, con respecto a la disposición final que se le debe dar a los bienes, maquinaria y equipo en desuso valorados, ya sea para su reutilización, traslado, donación, remate, eliminación o destrucción,

Artículo 24

Ejecución de acuerdos de disposición final: Luego de aprobada el acta del comité por parte de sus miembros, la ejecución de acuerdos será responsabilidad del almacén municipal mediante coordinación con las unidades competentes para tales fines según sea la disposición final acordada por el comité.

Artículo 25

Disposición final de bienes, maquinaria y equipo en desuso: El Almacén será responsable de gestionar, ante quien corresponda el desecho de bienes, maquinaria y equipo en desuso resguardados en el almacén, según el acta que emita el Comité de disposición final de bienes, maquinaria y equipo en desuso, ya sea para su reutilización, traslado, donación, remate, eliminación o destrucción.

Artículo 26

Sanciones por inobservancia al Reglamento: La violación, omisión, encubrimiento, negligencia, culpa o cualquier otro tipo de conducta ilícita, culposa o dolosa por parte de los funcionarios municipales, en contra de la debida observancia a las disposiciones contempladas en este Reglamento, por parte de funcionarios municipales, De considerarse que los hechos podrían constituir una falta administrativa grave o un posible delito, la misma se valorará de conformidad con la naturaleza del acto y sus consecuencias, aplicando de ser el caso, lo dispuesto en: 1. El Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en lo relativo al régimen disciplinario. 2. El Código Municipal, respecto al régimen de responsabilidades de los funcionarios m unicipales. 3. La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, en los casos que así corresponda. Las sanciones aplicables podrán ir desde amonestaciones verbales o escritas, suspensión, hasta la destitución del cargo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en que incurriere el infractor.

Artículo 27

Observancia del Reglamento: Es obligación de todos los servidores municipales cumplir con la totalidad de las disposiciones que se establecen en el presente Reglamento, en concordancia con el principio de legalidad establecido en al artículo 11 de la Constitución Política de la República, así como con lo dispuesto en el artículo 156 del Código Municipal y el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública. El Almacén o cualquier colaborador velará por el debido cumplimiento del presente Reglamento, y en el caso de que se detecte cualquier infracción, se procederá de inmediato a informar por escrito a las dependencias administrativas correspondientes, para que se valore la calidad de la falta, la misma se valorará de conformidad con la naturaleza del acto y sus consecuencias, aplicando de ser el caso, lo dispuesto en artículo 26 del presente reglamento.

Artículo 28

Vigencia: Rige a partir de su publicación y deroga, en lo que se le opongan, todas las normas de igual o inferior rango o jerarquía.