Reforma Reglamento interno del Comité de Auditoria y Riesgos

Artículo 1

Objeto . Regular el funcionamiento del Comité de Auditoría y Riesgos como órgano técnico con juicio independiente que brinda asesoría técnica y estratégica no vinculante al Consejo Directivo del Instituto Costarricense de Electricidad, con la finalidad de que este Comité coadyuve al citado Órgano Colegiado en la toma de decisiones para el ejercicio de sus funciones institucionales y corporativas, en materia de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, gestión integral de riesgos y análisis de resultados derivados de la auditoría interna, auditorías externas y demás instancias de control. Este reglamento regula, asimismo, el ámbito de acción del Comité y los deberes que asisten a sus miembros, como instancia de apoyo para la articulación estratégica de la gestión de riesgos y la coordinación con los mecanismos de aseguramiento independiente. Este Comité no tiene funciones operativas ni de supervisión directa, ni sustituye a la Auditoría Interna, según lo estipulado por la Ley General de Control Interno N° 8292, ostenta facultades de análisis y asesoramiento dentro de su ámbito de competencia, siendo propositivo en el ejercicio de sus funciones, orientado a valorar la coherencia entre los riesgos, controles y las decisiones del Consejo Directivo.

Artículo 5

Documentos aplicables . A continuación, se coloca la documentación interna que debe ser considerada para la adecuada ejecución de requisitos solicitador por la regulación: Código Título 89.00.002.2024 Política Corporativa para la prevención de la corrupción y gestión de conflicto de intereses C.10.01.2025 Política de Transparencia y Acceso a la Información del Grupo ICE SE.6613.2024 Código Corporativo de Ética y Conducta SE.6566.1.2.2023 Código de Gobierno Corporativo Grupo ICE 38.00.002.2013 Política Corporativa de confidencialidad de la Información SE.6567.2.4.2023 Marco Corporativo para la Administración Integral de Riesgos del Grupo ICE 28.00.005.2011 Política Corporativa de Gestión de Riesgos Financieros y Coberturas Financieras 38.00.003.2028 Reglamento Corporativo de Organización 38.00.001.2023 Reglamento Autónomo de Organización 51.00.001.2013 Reglamento Interno del Consejo Directivo PRO-PCL-SCD-001 Procedimiento para la entrega de documentos y presentación ante el Consejo Directivo 38.00.002.2024 Marco Metodológico para la Valoración y Gestión de riesgos del ICE

Artículo 8

Deberes . Son deberes de los miembros del Comité los siguientes: 1. Asistir, de forma presencial o virtual, a las sesiones ordinarias y extraordinarias, debiendo comunicar a la Secretaría, su participación ya sea de forma presencial o virtual. 2. Justificar sus ausencias a las sesiones. 3. Analizar los asuntos sometidos a su consideración, votar y razonar su voto cuando lo considere necesario. 4. Guardar el debido sigilo y confidencialidad de la información estratégica del ICE y las empresas propiedad del ICE. 5. Disponer, de los medios tecnológicos adecuados y el apoyo logístico necesario para sesionar de manera virtual, con los mecanismos de seguridad para garantizar la autenticidad e integridad de la voluntad del Órgano Colegiado, la conservación de lo actuado y la confidencialidad. 6. Coordinar con la Secretaría, con el tiempo suficiente previo a la hora de inicio de la sesión virtual, para asegurar que tiene las condiciones necesarias para participar de forma segura en la sesión. 7. Cumplir lo dispuesto en la Política Corporativa para la Prevención de la Corrupción y Gestión de Conflicto de Intereses aprobada por el Consejo Directivo. 8. Suscribir anualmente una declaración jurada de independencia y ausencia de conflictos de interés; así como la sujeción al Código Corporativo de Ética y Conducta. 9. Verificar que las sesiones sean grabadas en audio y video.

Artículo 9

Informes . El Comité de Auditoría y Riesgos brindará un informe anual de sus actuaciones al Consejo Directivo, además podrá presentar informes particulares que se requieran para complementar el cumplimiento de las funciones establecidas en este Reglamento. El informe anual debe contener los principales análisis realizados, el estado de cumplimiento de las recomendaciones formuladas por el propio Comité, las acciones sugeridas para fortalecer el Sistema de Control Interno y el Gobierno Corporativo, así como las medidas adoptadas por el jerarca para su atención. Dichos informes se documentan en actas digitales que aseguren su integridad, trazabilidad y conservación, conforme al marco legal vigente y a los principios de transparencia y rendición de cuentas. Los informes deben ser publicados en el sitio oficial, salvaguardando la confidencialidad de la información sensible.

Artículo 18

Participación de la Gerencia General y Auditoría Interna . Los titulares de la Gerencia General y de la Auditoría Interna, participarán en las sesiones del Comité de Auditoría y Riesgos cuando sean convocados según su ámbito de competencia, con voz, pero sin voto. La participación de la Auditoría Interna en el Comité es en calidad de asesor técnico, con la facultad de abstenerse con el fin de preservar su independencia funcional y de criterio.

Artículo 19

Apoyo y asesoría. El Comité de Auditoría y Riesgos podrá apoyarse en las auditorías internas, comités de vigilancia, funcionarios y trabajadores de las empresas del Grupo ICE, o bien en asesores externos, para contar con una revisión independiente de la eficacia de los controles internos que se aplican, con el propósito de asegurar la razonabilidad e integridad de la información financiera o para asesorarse en cualquier otro tema que el Comité estime pertinente. En materia jurídica, el Comité podrá apoyarse en la asesoría brindada por la División Jurídica, para tal efecto solicitará, mediante la convocatoria respectiva, la participación de un profesional en derecho. El Comité de Auditoría y Riesgos, previa autorización del Consejo Directivo, podrá utilizar, de forma excepcional, asesores externos que considere pertinentes para reforzar su capacidad técnica en materia de componentes de la Arquitectura de Control (sistemas de control interno, auditoría interna, auditoría externa, auditoría forense y cumplimiento), entre otros. Su participación será ad honorem, siempre que cuenten con idoneidad técnica debidamente acreditada y suscriban las declaraciones de confidencialidad e independencia correspondientes.

Artículo 31

De las funciones institucionales en materia de auditoría. El Comité tiene las siguientes funciones: 1. Asesorar al Consejo Directivo en los temas relacionados con el funcionamiento del Sistema de Control Interno y su fortalecimiento, con el propósito de promover una conducción efectiva, transparente y orientada a resultados. 2. Dar seguimiento estratégico al cumplimiento de las recomendaciones, disposiciones, hallazgos y solicitudes emitidas por la Auditoría Interna, las auditorías externas, la Contraloría General de la República y otros entes de supervisión, identificando su grado de avance, antigüedad, riesgos de incumplimiento y obstáculos críticos. Este seguimiento no sustituye la labor metodológica ni el monitoreo técnico a cargo de las áreas de control interno o de la Auditoría Interna. 3. Recomendar al Consejo Directivo las medidas estratégicas y de fortalecimiento del control interno, cuando identifique deficiencias sistemáticas o riesgos de incumplimiento de leyes, reglamentos, políticas, disposiciones, recomendaciones o alertas y, las acciones necesarias ante la Gerencia General. 4. Comunicar a las instancias externas competentes, conforme al marco legal vigente, incluyendo órganos de control, supervisión o autoridades judiciales, los resultados por la inacción, demora indebida o urgencia significativa en la atención de alertas críticas no atendidas por parte del Consejo Directivo. 5. Recomendar al Consejo Directivo la emisión de lineamientos o cualquier otro tipo de instrumento para reforzar la arquitectura de control y procesos de supervisión y fiscalización del ICE. 6. Conocer el plan anual de auditoría interna y sus eventuales modificaciones, con el propósito de asesorar al Consejo Directivo sobre su alineación con los riesgos tácticos - estratégicos empresariales y con las actividades de otras instancias de control, sin intervenir en su aprobación ni ejecución. 7. Analizar la gestión de la auditoría interna y externa, así como proporcionar recomendaciones al Consejo Directivo. 8. Revisar los estados financieros anuales auditados del ICE, así como el informe financiero empresarial trimestral, la Carta a la Gerencia y las comunicaciones del Auditor Externo, con el énfasis en cambios contables, estimaciones contables y ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, para trasladarlos con sus observaciones y recomendaciones al Consejo Directivo. 9. Revisar el informe de control y seguimiento de avance de recomendaciones de la Carta a la Gerencia del ICE, relacionadas con temas financieros y controles de tecnologías de información y trasladarlo al Consejo Directivo. 10. Velar que la información financiera se presente conforme a las disposiciones legales, las normas de información financiera, políticas y prácticas contables aplicables. 11. Analizar la confiabilidad, oportunidad, integridad y trazabilidad de la información financiera y procesos contables presentada al Consejo Directivo, valorando su utilidad para la toma de decisiones estratégicas y la rendición de cuentas del ICE. 12. Cualquier otra función que le asigne el Consejo Directivo.

Artículo 32

De las funciones institucionales en materia de riesgos 1. Asesorar al Consejo Directivo en los temas relacionados con el funcionamiento de la gestión integral de riesgos y su fortalecimiento, con el propósito de promover una conducción efectiva, transparente y orientada a resultados. 2. Conocer y dar seguimiento al plan de trabajo formulado por la Gerencia General para la Gestión Integral de Riesgo. 3. Analizar y emitir criterio sobre los informes emitidos por la Gerencia General sobre el perfil de riesgo actual del ICE, de los límites y métricas establecidas, las desviaciones y los planes de mitigación. 4. Valorar y recomendar al Consejo Directivo acerca del establecimiento del apetito de riesgo definido en el mapa, dispuesto a asumir para cada categoría de riesgo definida en la normativa. 5. Supervisar que la Estrategia Empresarial y la gestión integral del riesgo, sean coherentes con el apetito de riesgo declarado. 6. Supervisar la ejecución de la declaración del apetito de riesgo, dar seguimiento, mediante la recepción de informes elaborados por el área competente, sobre el estado de la cultura del riesgo, así como la interacción con el titular correspondiente. 7. Solicitar e intercambiar información periódica relevante con otros comités, entes u órganos de control, para la supervisión de la cobertura efectiva de los riesgos y ajustes necesarios en el Gobierno Corporativo de conformidad con la Estrategia Empresarial. 8. Revisar las evaluaciones y opiniones sobre el diseño y efectividad de la gestión integral de riesgos. 9. Identificar y analizar riesgos críticos y sus causas estructurales con base en los insumos técnicos de la Auditoría Interna, las áreas de control interno, de gestión de riesgos, las auditorías externas, la Contraloría General de la República y otros órganos de supervisión externa, sin sustituir las funciones propias de dichas instancias. 10. Alertar al Consejo Directivo sobre riesgos o situaciones que requieran atención inmediata, cuando puedan comprometer la legalidad, continuidad del servicio, objetivos estratégicos o integridad del patrimonio institucional. 11. Cualquier otra función que le asigne el Consejo Directivo.

Artículo 33

De las funciones corporativas en materia de auditoría 1. Asesorar al Consejo Directivo en los temas relacionados con el funcionamiento del Sistema de Control Interno a nivel corporativo y el fortalecimiento del Gobierno Corporativo, con el propósito de promover una conducción efectiva, transparente y orientada a resultados. 2. Apoyar en el seguimiento estratégico de las recomendaciones, disposiciones, hallazgos y solicitudes emitidas por la auditoría externa, para el caso de los Estados Financieros Consolidados auditados del Grupo ICE, o por la Contraloría General de la República y otros entes de supervisión. 3. Recomendar al Consejo Directivo las medidas estratégicas y de fortalecimiento del control interno a nivel corporativo, cuando identifique deficiencias sistemáticas o riesgos de incumplimiento de leyes, reglamentos, políticas, disposiciones, recomendaciones o alertas y, las acciones necesarias hacia las empresas del Grupo ICE. 4. Dar seguimiento a las comunicaciones dirigidas a las instancias externas competentes, conforme al marco legal vigente, incluyendo órganos de control, supervisión o autoridades judiciales emitidas por el Comité de Auditoría y Riesgos o su instancia equivalente en las empresas del Grupo ICE. 5. Recomendar al Consejo Directivo la emisión de lineamientos o cualquier otro tipo de instrumento corporativo para el funcionamiento del modelo y arquitectura de control del Grupo ICE, y evaluar periódicamente su efectividad. 6. Analizar la gestión de la auditoría externa, así como proporcionar recomendaciones al Consejo Directivo. 7. Revisar los estados financieros anuales auditados consolidados del Grupo ICE, así como el informe financiero empresarial trimestral, Carta a la Gerencia y las comunicaciones del Auditor Externo y realizar las recomendaciones correspondientes al Consejo Directivo. 8. Velar porque la información financiera corporativa se presente conforme a las disposiciones legales, las normas de información financiera, políticas, prácticas contables aplicables. 9. Analizar la confiabilidad, oportunidad, integridad y trazabilidad de la información financiera y contable presentada al Consejo Directivo, valorando su utilidad para la toma de decisiones estratégicas y la rendición de cuentas del Grupo ICE. 10. Revisar el cumplimiento de las acciones y medidas que sean consecuencia de los informes o recomendaciones de las autoridades de supervisión y control. 11. Cualquier otra función que le asigne el Consejo Directivo.

Artículo 34

De las funciones corporativas en materia de riesgos 1. Asesorar al Consejo Directivo en los temas relacionados con el funcionamiento de la administración integral de riesgos y su fortalecimiento a nivel corporativo, con el propósito de promover una cultura de riesgos, una conducción efectiva, transparente y orientada a resultados. 2. Velar porque la gestión integral de riesgos del ICE y sus empresas, se realice conforme a las disposiciones legales y normativa de gestión integral de riesgos y sus mejores prácticas. 3. Valorar las iniciativas de mejora sobre los sistemas internos de control y gestión de los riesgos a nivel del Grupo ICE. 4. Analizar y valorar la administración integral de riesgos a nivel corporativo, a partir de los informes presentados por el área competente. 5. Valorar y recomendar al Consejo Directivo, acerca de la Declaración del apetito de riesgo y los límites a nivel corporativo que se está dispuesto a asumir, por lo menos una vez al año. 6. Supervisar que la Estrategia Corporativa y la administración integral de riesgos sean coherentes con la declaración y el apetito de riesgo declarado. 7. Supervisar la ejecución de la declaración del apetito de riesgo corporativo, dar seguimiento, mediante la recepción de informes elaborados por el área competente, sobre el estado de la cultura del riesgo, así como la interacción con el titular correspondiente. 8. Identificar y analizar riesgos críticos y sus causas estructurales que puedan afectar a nivel corporativo, con base en los insumos técnicos de las empresas del Grupo ICE y otros órganos de supervisión externa, sin sustituir las funciones propias de las instancias de cada empresa. 9. Alertar al Consejo Directivo sobre riesgos o situaciones que requieran atención inmediata a nivel corporativo, cuando puedan comprometer la legalidad, continuidad, objetivos estratégicos corporativos o la integridad del patrimonio del Grupo ICE. 10. Cualquier otra función que le asigne el Consejo Directivo.

Artículo 35

Evaluación del comité. Los miembros del Comité realizarán una autoevaluación anual de su gestión y se presentará un informe de los resultados al Consejo Directivo, en el mes de marzo. Adicionalmente, el Consejo Directivo deberá evaluar al menos anualmente la eficacia, independencia y aporte estratégico del Comité de Auditoría y Riesgos, con el fin de asegurar su desempeño continuo, su coherencia con las funciones definidas y