Reforma integral Reglamento de la Comisión Institucional para la Adopción e Implementación de las NICSP en la Asamblea Legislativa

Artículo 8

(…) ACUERDO : Con base en el oficio AL-DFIN-OFI-0122-2025, suscrito por el señor Rodney López Rojas, Gerente del Departamento Financiero, modificar el artículo 6 de la sesión No 113-2024, celebrada el 2 de octubre de 2024, en el que se aprobó el Reglamento de la Comisión de las NICSP, a fin de que integralmente se lea de la siguiente manera: REGLAMENTO DE LA COMISIÓN INSTITUCIONAL PARA LA ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS NICSP EN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

Artículo 1

Objeto. El presente reglamento regula el funcionamiento y la organización de la Comisión Institucional de Normas Internacionales de Contabilidad en el Sector Público, en adelante Comisión NICSP, para la implementación y actualización de las Normas Internacionales de Contabilidad aplicables al sector público costarricense, con base en las disposiciones de la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda en el oficio N° DCN-1527-2020 Funciones de la Comisión Institucional de Adopción e Implementación de NICSP.

Artículo 2

De la competencia. Coordinar, comunicar, ejecutar y dar seguimiento, a los planes de acción para la adopción e implementación de NICSP en la Asamblea Legislativa (Oficio DCN-1527 2020, del 4 de diciembre, 2020).

Artículo 3

De las funciones y atribuciones. La Comisión NICSP tendrá como funciones y atribuciones: 1. Definir una estrategia institucional para la implementación, actualización y mejora permanente de las NICSP. 2. Velar por la implementación, cumplimiento y actualización de las NICSP mediante las políticas, procedimientos, controles y registros requeridos por el Ministerio de Hacienda, para la rendición oportuna de cuentas. 3. Velar por el cumplimiento de los decretos e implementaciones solicitadas por la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, como ente rector y por la adaptación a las necesidades y circunstancias institucionales. 4. Realizar y actualizar frecuentemente los requerimientos institucionales que considere todos los impactos con respecto a la aplicación de los estándares de las NICSP, las Políticas Generales Contables y el cumplimiento de los demás requerimientos solicitados por parte de la Contabilidad Nacional. 5. Analizar, aplicar y aprobar la Matriz de Autoevaluación de NICSP, con el fin de detectar las brechas y debilidades que dificultan el cumplimiento de dichas normas a nivel institucional. Elaborar los planes de acción con el fin de mitigar las brechas y riesgos en NICSP, estableciendo las personas responsables de generar la información y los plazos acorde con lo dispuesto por la Contabilidad Nacional. 6. Establecer la Estrategia de Adopción e Implementación de NICSP considerando los elementos de control como la coordinación, comunicación, ejecución y seguimiento. 7. Aprobar las políticas contables necesarias para la presentación de los estados financieros a Contabilidad Nacional, asimismo los manuales de procedimientos que se deriven de la aplicación de dichas políticas y normas contables, según formatos o plantillas sugeridas por esta comisión. 8. Incluir dentro de la planificación formal de la institución, el proceso de implementación de las NICSP, con el fin de establecer los recursos técnicos, presupuestarios y financieros necesarios y que faciliten cumplir con las NICSP y con ello emitir estados financieros con un nivel de calidad óptimo que permitan tomar las mejores decisiones a nivel gerencial. 9. Velar porque la implementación se efectúe según los lineamientos emitidos por el ente rector. 10. Participar en los procesos de capacitación que establezca la Contabilidad Nacional. 11. Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos los planes de capacitación sobre las disposiciones de NICSP. 12. Llevar el control de las actas de acuerdos y de toda la documentación que los sustente, así como su resguardo mediante los registros tecnológicos necesarios. 13. Emitir a la Contabilidad Nacional y al Directorio Legislativo, los reportes de funcionamiento de la comisión, y los avances logrados de los planes de acción en forma trimestral para la adopción e implementación de las NICSP e incorporarlos en la revelación del Estado de Notas Contables dentro de los Estados Financieros trimestrales. 14. Otras gestiones que la Gerencia General, Gerencia Administrativa ó Gerencia Técnico-Operativa designen, relacionadas con la implementación y cumplimiento de la normativa NICSP.

Artículo 4

De la Integración. La Comisión NICSP estará integrada por los gerentes administrativos y gestores de procesos que se indican: 1. La Gerencia Financiera o la Subgerencia Financiera; quien la coordinará. 2. La Gerencia Administrativa o a quien la Gerencia General designe. 3. La Gerencia de Proveeduría o la Subgerencia. 4. La Gerencia de Tecnologías de Información o la Subgerencia. 5. La Gerencia de Asesoría Legal o la Subgerencia. 6. La Gerencia de Recursos Humanos o la Subgerencia. 7. La Gerencia de Servicios Generales o la Subgerencia. 8. La Jefatura del Área de Contabilidad. Sólo tendrá voz.

Artículo 5

De la designación de equipos de trabajo. El coordinador de la Comisión NICSP, designará los equipos de trabajo que se consideren necesarios para realizar las actividades de análisis y estudio y brindar la asesoría y apoyo requeridos para coadyuvar con la toma de decisiones. Estos equipos de trabajo serán coordinados por la Subgerencia Financiera o por la persona que así designe el coordinador de la Comisión NICSP.

Artículo 6

De las sesiones. La Comisión NICSP sesionará de manera ordinaria con periodicidad bimensual, conforme el cronograma de análisis e implementación de las NICSP que disponga la Coordinación de la Comisión sea en modalidad virtual o presencial; pudiendo sesionar de manera extraordinaria cuando las necesidades institucionales así lo requieran.

Artículo 7

Del cuórum y los acuerdos . La Comisión NICSP podrá sesionar válidamente con la presencia de la mitad más una de las personas que la integran (4 personas) y los acuerdos serán adoptados por mayoría absoluta de los presentes. En caso de empate aplica el voto de calidad de la persona coordinadora de la Comisión. Los acuerdos, salvo disposición en contrario, quedarán en firme con la aprobación del acta en la siguiente sesión o en la misma sesión por la votación de dos tercios (mayoría calificada 5 personas) de la totalidad de los integrantes de la Comisión.

Artículo 8

De las funciones de la persona Coordinadora : La Coordinación estará a cargo de la Gerencia Financiera, Subgerencia Financiera, o bien a quien la Gerencia General designe. La persona coordinadora de la Comisión NICSP tendrá las siguientes atribuciones: 1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias y definir un cronograma de sesiones. 2. Establecer una agenda para cada sesión. 3. Presidir las sesiones de la Comisión. 4. Someter a votación el orden del día de los asuntos que deba conocer la Comisión. 5. Abrir y cerrar las sesiones. También las podrá suspender, cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad. 6. Otorgar el uso de la palabra. 7. Comunicar los acuerdos tomados a las instancias que corresponda por medio del profesional que la Gerencia Financiera asigne. 8. En coordinación con la Jefatura del Área de Contabilidad y del funcionario(a) designado(a) por esa jefatura, llevará el control de la ejecución de los acuerdos, así como del cumplimiento de los compromisos de remisión de información de naturaleza técnico- contable por parte de las unidades primarias responsables. 9. Representar a la Comisión NICSP en todas aquellas actividades donde se deba contar con la participación de este órgano. 10. Mantener actualizado un repositorio de acceso a las personas integrantes de la comisión y la Gerencia General, con toda la documentación que ingrese y egrese hacia y desde la Comisión, las actas y los acuerdos. 11. Solicitar a la administración las subcontrataciones necesarias para la efectiva realización de sus labores cuando sea necesarias evaluaciones externas y mantener un sólido ambiente de control.

Artículo 9

De las responsabilidades de las personas integrantes de la Comisión Institucional NICSP. Las personas integrantes de la Comisión NICSP tendrán las siguientes responsabilidades: 1. Asistir puntualmente a la convocatoria señalada. 2. Analizar de previo, los documentos que se conocerán en cada sesión de trabajo. 3. Votar los asuntos que se someten a su conocimiento de acuerdo con las reglas de éste. 4. Garantizar y dar seguimiento de las implementaciones que le correspondan. 5. Coordinar con la debida anticipación su sustitución con la Subgerencia de su departamento, en caso de imposibilidad material para asistir a las convocatorias a comisión o subcomisiones de las que forme parte. 6. Actuar según las disposiciones de este reglamento y demás normativa que sean aplicables.

Artículo 10

De las responsabilidades de las unidades primarias. 10.1 NICSP 3 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores - La Gerencia de Desarrollo Estratégico Institucional Serán los responsables de coordinar, promover y tramitar los manuales y reglamentos necesarios para la implementación de las NICSP. 10.2 NICSP 12 Inventarios - Gerencia de Servicios Generales Presentar por medio de oficio formal el reporte generado por SIAF al cierre de cada mes en forma separada para cada minibodega correspondiente a las siguientes áreas: A. Mantenimiento. B. Seguridad C. Transportes. La siguiente información: 1. Las existencias del inventario bajo su responsabilidad, con el detalle por subpartida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo y general. 2. El consumo del inventario de materiales y suministros bajo su responsabilidad, con el detalle por subpartida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo y en general. 3. Los ajustes al inventario por motivos diferentes al consumo normal, como serían daños u obsolescencia, entre otros; se deben informar e incluir el reporte, para poder realizar los registros contables correspondientes. 4. Declaración de que las existencias al cierre del mes y lo consumido en unidades y costos unitarios del mes, están correctas, y que se procedió con las requisiciones de todos los materiales y suministros consumidos durante el mes. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.3 NICSP 12 Inventarios – Gerencia de Servicios de Salud Presentar por medio de oficio formal el reporte (reporte generado por SIAF) al cierre de cada mes de: 1. Las existencias del inventario bajo su responsabilidad, con el detalle por sub-partida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo, subpartida y general. 2. El consumo del inventario de Materiales y Suministros bajo su responsabilidad, con el detalle por sub-partida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo, subpartida y general. 3. Ajustes al inventario por motivos diferentes al consumo normal, como serían daños u obsolescencias, entre otros; se deben informar e incluir el reporte, para poder realizar los registros contables correspondientes. 4. Declaración de que las existencias al cierre del mes y consumo en unidades y costos unitarios del mes están correctas y que se procedió con la requisición de todos los materiales y suministros consumidos durante el mes. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.4 NICSP 12 Inventarios- Gerencia de Tecnologías de Información Presentar por medio de oficio formal el reporte (reporte generado por SIAF) al cierre de cada mes en forma separa para cada minibodega correspondiente a las siguientes áreas: A. Gestión de Servicios y Atención de Clientes. B. Infraestructura. La siguiente información: 1. Las existencias del inventario bajo su responsabilidad, con el detalle por sub-partida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo y en general. 2. El consumo del inventario de Materiales y Suministros bajo su responsabilidad, con el detalle por sub-partida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo y general. 3. Ajustes al inventario por motivos diferentes al consumo normal, como serían daños u obsolescencias, entre otros; se deben informar e incluir el reporte, para poder realizar los registros contables correspondientes. 4. Declaración de que las existencias al cierre del mes y consumo en unidades y costos unitarios del mes están correctas y que se procedió con la requisición de todos los materiales y suministros consumidos durante el mes. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.5 NICSP 12 Inventarios – Gerencia de Proveeduría Presentar por medio de oficio formal el reporte (reporte generado por SIAF) al cierre de cada mes de: 1. Las existencias del inventario bajo su responsabilidad, con el detalle por subpartida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo, subpartida y general 2. El consumo del inventario de Materiales y Suministros bajo su responsabilidad, con el detalle por subpartida, código, descripción, cantidad, costo unitario y totales por artículo, subpartida y general. 3. Ajustes al inventario por motivos diferentes al consumo normal, como serían daños u obsolescencias, entre otros; se deben informar e incluir el reporte, para poder realizar los registros contables correspondientes. 4. Declaración de que las existencias al cierre del mes y consumo en unidades y costos unitarios del mes están correctas y que se procedió con la requisición de todos los materiales y suministros consumidos durante el mes. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.6 NICSP 17 Propiedad, Planta y Equipo- Gerencia de Gestión Documental y Archivo Presentar por medio de oficio formal el reporte (generado por SIAF) al cierre de cada mes de: 1. Las existencias del acervo bajo su responsabilidad, con el detalle por descripción, costos totales por tipo de ingreso y egreso de artículos. 2. Los movimientos de entradas y salidas bajo su responsabilidad, con el detalle por familia, descripción, cantidad, y totales por familia. 3. En el caso de que presenten durante el mes ajustes por entrada o salida, retiro por perdida con cobro a funcionarios, daño u obsolescencia y otros; se debe informar e incluir el reporte. 4. Se debe incluir la siguiente afirmación: Las existencias al cierre del mes, entradas y salidas en unidades y costos del mes, están correctas. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.7 NICSP 17 Propiedad, Planta y Equipo- Gerencia de Protocolo 1. Presentar por medio de oficio formal el reporte (reporte generado por SIAF) al cierre de cada mes de: A. Las existencias de las obras de arte bajo su responsabilidad, con el detalle por descripción, costo unitario y total. B. Los movimientos de entradas y salidas bajo su responsabilidad, con el detalle de la descripción. C. En el caso de que presenten durante el mes ajustes por entrada o salida, retiro por perdida con cobro a funcionarios, daño u obsolescencia y otros; se debe informar e incluir el reporte. D. Se debe incluir la siguiente afirmación: Las existencias al cierre del mes, entradas y salidas en unidades y costos del mes, están correctas. 2. Realizar como un inventario físico del Total de los Activos, mínimo una vez al año calendario. Se debe indicar el responsable, la fecha programada y reportar al Departamento Financiero los hallazgos encontrados en la toma física. 3. Mantener actualizado en el módulo de Activos Fijos en cuanto el estado, la ubicación y responsable del activo. 4. En caso de realizar avalúos de actualización, valor de los activos para efectos de póliza de seguros, se debe informar al Departamento Financiero las compras que se realicen, donaciones recibidas y las bajas. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.8 NICSP 17 Propiedad, Planta y Equipo- Gerencia de Proveeduría 1. Presentar por medio de oficio formal el reporte (generado por SIAF) al cierre de cada mes de: A. Las existencias de Activos Fijos bajo su responsabilidad, con el detalle por descripción, costo unitario y total. B. El reporte por los movimientos de entradas y salidas por donación o destrucción bajo su responsabilidad, con el detalle por código, descripción, costo unitario y total. C. En el caso de que presenten durante el mes ajustes por entrada o salida, retiro por perdida con cobro a funcionarios, daño y otros; se debe informar e incluir el reporte. D. Se debe Incluir la siguiente afirmación: Las existencias al cierre del mes, entradas y salidas en unidades y costos del mes, están correctas. 2. Realizar como un inventario físico del Total de los Activos, mínimo una vez al año calendario como verificación de los inventarios presentados por los Departamentos y Fracciones Políticas. Se debe indicar el responsable, la fecha programada y reportar al Departamento Financiero los hallazgos encontrados en la toma física. 3. Mantener actualizado en el módulo de Activos Fijos en cuanto el estado, la ubicación y responsable del activo. 4. En caso de realizar avalúos de actualización de terrenos, edificios y otros, se debe informar al Departamento Financiero, para que proceda con los registros contables correspondientes. Esta información debe ser presentada al Gerente del Departamento Financiero, con copia al jefe del Área de Contabilidad, a más tardar el quinto día hábil de cada mes. 10.9 NICSP 19 Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes – Gerencia de Asesoría Legal Presentar por medio de oficio formal la siguiente información al cierre de cada mes, en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente: 1. Matriz para Activos Contingentes. 2. Matriz para Activos Contingentes. 3. Información relevante para revelar en las Notas a los Estados Financieros sobre los Activos y Pasivos contingentes sobre los procesos judiciales. 10.10 NICSP 20 Información a Revelar sobre Partes Relacionadas – Gerencia Financiera Presentar por medio de oficio formal la siguiente información al cierre de cada mes en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente: 1. Declaración de Parentesco – Diputados con funcionarios. 2. Declaración cantidad de funcionarios que declararon ser propietario, accionista, miembro de la Junta Directiva o parte del equipo administrativo de una empresa que tenga relación comercial como Proveedor de la Institución en bienes y servicios. 3. Cantidad de funcionarios que declararon tener relaciones de parentesco con propietario, accionista, miembro de la Junta Directiva o parte del equipo administrativo de una empresa que tenga relación comercial como Proveedor de la Institución en bienes y servicios. 4. Declaración Desempeño Simultáneo. 10.11 NICSP 20 Información a Revelar sobre Partes Relacionadas - Gerencia de Recursos Humanos Presentar por medio de oficio formal la siguiente información al cierre de cada mes en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente: 1. Declaración de Parentesco – Diputados y funcionarios. 2. Declaración Cantidad de funcionarios que declararon ser propietario, accionista, miembro de la Junta Directiva o parte del equipo administrativo de una empresa que tenga relación comercial como Proveedor de la Institución en bienes y servicios. 3. Cantidad de funcionarios que declararon tener relaciones de parentesco con propietario, accionista, miembro de la Junta Directiva o parte del equipo administrativo de una empresa que tenga relación comercial como Proveedor de la Institución en bienes y servicios. 4. Declaración Desempeño Simultáneo. 10.12 NICSP 39 Beneficio para Empleados - Gerencia de Recursos Humanos. Se requiere la siguiente información, la cual debe ser presentada a más tardar el octavo día hábil de cada mes: 1. Reporte Vacaciones por disfrutar por funcionario (a) al cierre del mes. 2. Reporte Vacaciones disfrutadas por funcionario (a) durante el mes. 3. Reporte de Aguinaldo por funcionario (a) del mes. 4. Reporte de Salario Escolar por funcionario (a) del mes. 5. Reporte Cesantía no asociados a ASELEGIS y COOPEASAMBLEA. 6. Oficio con la composición por componente salarial de la planilla paga en el mes. 7. Cuadro con la composición de la planilla por Departamento y Área, indicando el número de funcionarios. 8. El reporte de la planilla mensual para SICERE. 9. Certificación C.C.S.S., por el pago de cuotas patronales. 10. Certificación y planilla Aselegis por el aporte de cesantía a funcionarios. 11. Certificación y planilla COOPEASAMBLEA por el aporte de cesantía a funcionarios. 10.13 Las demás NICSP y sus modificaciones normativas según competencias. El Departamento Financiero será el responsable de coordinar la implementación progresiva de la normativa NICSP aplicable de manera integral, con las unidades técnicas según competencias y de acuerdo con las directrices del ente rector.

Artículo 11

De las sanciones disciplinarias. El régimen disciplinario, en caso de incumplimiento de alguna de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, será aplicado de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa. Rige a partir de su publicación.