Manual de Reglamentos Administrativos (Título VIII Recepción y Otorgamiento de Donaciones)

Artículo 112

Ámbito de aplicación. Las donaciones del presente Reglamento corresponden a aquellas que el Instituto reciba o bien las que otorgue al amparo de una Ley habilitante, de acuerdo con lo dispuesto por la Procuraduría General de la República (Dictamen C-012-2016 del 19 de enero de 2016). Asimismo, abarca el procedimiento a seguir en las donaciones gestionadas con sustento en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento; para las cuales debe observarse además lo normado en cuanto a éstas en el “Reglamento Interno de Contratación Pública del INS”.

Artículo 113

Dependencia responsable del trámite. La Dirección Financiera Administrativa será la encargada de tramitar la recepción y el otorgamiento de donaciones, por lo que debe coordinar lo necesario con las demás dependencias del INS y las partes interesadas. Debe observarse, en todo lo que resulte aplicable, el régimen de control de fondos públicos, responsabilidades y sanciones a cargo de la Contraloría General de la República y lo dictaminado por la Procuraduría General de la República, en el Dictamen C-012-2016 (19 de enero de 2016). Si dentro de un Convenio de Cooperación Interinstitucional se pacta la posibilidad de otorgarse donaciones de bienes muebles o inmuebles entre las partes, este proceso será tramitado conforme a este Reglamento y le corresponderá a la dependencia responsable (fiscalizador) del convenio, la coordinación respectiva con la Dirección Financiera Administrativa. Si fuera necesario, la Dirección Financiera Administrativa coordinará con la Dirección de Mercadeo la organización de actos protocolarios y divulgación respectiva.

Artículo 114

Tipo de donaciones. El INS podrá recibir y otorgar donaciones de todo tipo de bienes (muebles en uso o desuso e inmuebles), servicios, dinero, pólizas, entre otros, por lo que debe realizar las diligencias necesarias para verificar la licitud o legalidad del origen del bien a recibir u otorgar, y el cumplimento de los fines públicos. La declaratoria de bienes muebles en desuso o en mal estado será la que haya declarado cada unidad usuaria competente conforme la normativa conexa (Disposiciones Administrativas) que regula esos procedimientos, misma que deberá contar con el aval de la Gerencia General.

Artículo 115

Informe técnico. a) En la recepción de donaciones: El informe técnico requerido para recepción de donaciones, debe emitirlo la unidad usuaria de los bienes a recibir y remitirlo a la Dirección Financiera Administrativa y contendrá: a) Descripción y estado de los bienes, derechos, servicios o dinero a recibir. b) Referencia sobre la propiedad, procedencia y licitud del bien, esto último mediante declaración jurada, y sobre la capacidad de disposición del donante. c) Valor de mercado del bien, derecho o servicio a recibir, o valor razonable en caso de que no exista la posibilidad de establecer el valor de mercado. d) Criterio sobre la utilidad, conveniencia o necesidad de la donación. e) Costos por mantenimiento, transporte y otros conceptos, asociados al objeto a donar. f) Tratamiento contable que se dará al bien, derecho o servicio a recibir, de acuerdo con el marco de información financiera y la normativa vigente. b) En el Otorgamiento de donaciones: El informe técnico requerido para otorgar una donación, debe emitirlo la unidad usuaria de los bienes a donar y remitirlo a la Dirección Financiera Administrativa. Contendrá, dependiendo del tipo de bien que se trate: a) Descripción detallada, avalúo, estado y ubicación de los bienes a donar. b) Valor del bien según avalúo realizado para bienes muebles o inmuebles. Para el resto de los bienes o servicios, el valor de mercado del bien, derecho o servicio a recibir, o valor razonable en caso de que no exista la posibilidad de establecer el valor de mercado. c) Criterio sobre la utilidad o necesidad de los bienes a otorgar, de manera que la dependencia encargada del bien determine que la donación no implica desatención al cumplimiento de los fines institucionales, sino más bien una manera eficiente y oportuna de aprovechar en forma inteligente y racional los recursos, que de otro modo permanecerían ociosos dentro de la institución. d) En caso de otorgamiento de donación de dinero, deberá contener explicación sobre la disponibilidad de los fondos. e) Declaratoria de bienes en desuso o en mal estado, cuando corresponda. f) Costos por mantenimiento, transporte y otros conceptos, según corresponda. g) Tratamiento contable que se dará al bien, de acuerdo con el marco de información financiera y la normativa vigente. h) Gastos de traspaso y honorarios, cuando corresponda.

Artículo 116

Recomendación y autorización de otorgamiento o recepción de bienes donados. La Dirección Financiera Administrativa es la dependencia responsable de emitir las recomendaciones de mérito que sirvan como insumo para el otorgamiento o recepción de bienes donados, mismas que serán remitidas a la Gerencia General para conocimiento y aval. La Junta Directiva del INS procederá con su aprobación o rechazo, según corresponda.

Artículo 117

Acta de recepción. La jefatura de la Dirección Financiera Administrativa o quien este delegue, emitirá el acta de recepción que contendrá como mínimo: a) Número de cédula jurídica y domicilio fiscal del INS. b) Nombre completo y número de cédula de identidad de la persona autorizada para extender el comprobante. c) Nombre completo y número de cédula física o jurídica del donante. d) Descripción detallada de los bienes. e) Fecha de suscripción del acta. f) Firma de las partes.

Artículo 118

Registro y actualización de las donaciones. La Dirección Financiera Administrativa llevará un registro (físico y/o digital) en el que se detallen todas las donaciones que el INS otorgue o reciba; además, debe garantizar que se realice la actualización del control de inventarios y registro contable producto de las donaciones otorgadas o recibidas. Tratándose de donaciones en dinero, se debe especificar el medio por el cual se realizó el aporte (transferencia, efectivo, otro).

Artículo 119

Expediente. El expediente digital o físico debe contener como mínimo: a) Nota de ofrecimiento o solicitud de la donación. b) Informe técnico. c) Resolución de aprobación de la instancia correspondiente. d) Acta de recepción de los bienes. e) Convenio de donación, acto administrativo o su equivalente, según corresponda. f) Cualquier otro documento que se genere durante el proceso de donación. El archivo y custodia del expediente son responsabilidad de la Dirección Financiera Administrativa.

Artículo 120

Efectos tributarios de la donación. El donante podrá utilizar el valor de lo donado como gasto deducible de su impuesto sobre la renta, siempre y cuando cumpla los requisitos dispuestos en la Ley del Impuesto sobre la Renta, su Reglamento y en las resoluciones emitidas por el Ministerio de Hacienda. Según dispone el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el INS, en su condición de Ente Estatal, no está obligado a obtener autorización del Ministerio de Hacienda para recibir donaciones deducibles del impuesto sobre la renta. A solicitud del donante, la jefatura de la Dirección Financiera Administrativa queda autorizada para entregarle un comprobante en que conste que la donación fue recibida a satisfacción, este documento contendrá: a) Número de cédula jurídica y domicilio fiscal del INS. b) Nombre completo y número de cédula de identidad de la persona autorizada para extender el comprobante. c) Nombre completo y número de cédula física o jurídica del donante. d) Independientemente de que se trate de una donación en dinero o en especie, debe hacerse una descripción detallada de los bienes, servicios o monto de dinero recibido. Si se trata de bienes y servicios que no sea en dinero, se debe especificar el valor unitario y el monto total recibido. e) Fecha de recepción de la donación.

Artículo 121

De los costos asociados a la recepción u otorgamiento de la donación. En caso que se requiera, la Dirección Financiera Administrativa, con el apoyo de los criterios técnicos de las dependencias competentes cuando corresponda, será la encargada de analizar y recomendar, si la Institución reconocerá cuando reciba u otorgue la donación, el pago de los gastos que representa la misma tales como: traspaso u otros (Impuestos, viáticos, avalúos, combustible, gastos legales, entre otros), esta posibilidad debe guardar razonabilidad y proporcionalidad con la puesta en disposición de la donación que se reciba u otorgue. Capítulo II Recepción de Donaciones

Artículo 122

Improcedencia de donaciones condicionadas. Las donaciones que el INS reciba no deben ser condicionadas de ninguna manera, ni deben imponerle compromisos, limitaciones o impedimentos al cumplimiento de las potestades que la ley le otorga. Las donaciones no generarán ninguna ventaja ni trato especial del INS para el donante en sus relaciones comerciales o administrativas. El incumplimiento de esta disposición se determinará y sancionará según lo dispuesto en el artículo “Sanciones” del Título “Regulaciones Finales” del este reglamento.

Artículo 123

Registro de activos. Una vez recibidos, la Dirección Financiera Administrativa debe realizar su incorporación en los activos del INS según corresponda. Capítulo III Otorgamiento de Donaciones

Artículo 124

Solicitud de donación. La solicitud de donación debe ser presentada ante la Dirección Financiera Administrativa, con los siguientes requisitos: a) Nombre de la entidad pública o privada solicitante. b) Número de cédula jurídica, certificación vigente de la personería jurídica de la entidad pública o privada solicitante (cuando corresponda) y copia de la cédula del representante y/o apoderado. c) Además, las entidades privadas deben aportar declaración jurada, indicando lo siguiente: 1) Que no ha sido condenado respecto de los delitos contemplados en el Código Penal, la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento Ilícito en la función pública y la Ley sobre responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, sobornos transnacionales y otros delitos. 2) Que se encuentra al día con las responsabilidades correspondientes ante la CCSS, FODESAF, Ministerio de Hacienda, impuestos nacionales y Riesgos del Trabajo. 3) Que no se encuentra afecto al régimen de prohibiciones establecido en la Ley General de Contratación Pública. 4) En el caso de que aplique la Ley General de Contratación Pública, la entidad privada debe aportar el documento que lo acredite como entidad declarada de interés público, de interés social o sin fines de lucro. 5) En el caso de que aplique lo dispuesto en el Dictamen emitido por la Procuraduría General de la República (Dictamen C-012-2016 del 19 de enero de 2016), debe aportar la norma que le faculta para la recepción de la donación. d) Indicación del bien mueble o inmueble u otro que pretende le sea donado. e) Justificación del interés público a satisfacer con dicha donación (aplica solo para entidades públicas). f) Indicación de correo electrónico para recibir notificaciones.

Artículo 125

Solicitud de criterios. Una vez recibido el informe técnico, la Dirección Financiera Administrativa debe solicitar los siguientes criterios, de previo a emitir la recomendación: a) Criterio jurídico sobre la viabilidad legal del otorgamiento de la donación, para lo cual debe confirmar la Ley habilitante que faculta a las partes para el otorgamiento de la donación. b) Criterio de riesgos donde analice el otorgamiento de la donación. c) Criterio financiero sobre si existe impacto en las finanzas del INS ocasionado por el otorgamiento de la donación. Asimismo, cuando lo requiera, la Dirección Financiera Administrativa podrá solicitar información necesaria a las dependencias institucionales que sean competentes, las cuales deben brindar la colaboración respectiva, en el plazo concedido.

Artículo 126

Priorización para el otorgamiento de donaciones de bienes en desuso o en mal estado. Ante la concurrencia de solicitudes sobre un mismo bien, se dará prioridad a: a) Las entidades estatales. b) Las entidades privadas declaradas de interés público, social o sin fines de lucro. Cuando existan solicitudes de entidades como las descritas en el punto b), será la Junta Directiva del INS la que decida a quien se le otorga la donación, motivando su decisión. Este tipo de donaciones serán tramitadas de conformidad con los artículos precedentes.

Artículo 127

Suscripción de acuerdos de donación. En todos los casos de otorgamiento de donaciones las partes deben suscribir un acuerdo que contenga al menos: a) Nombre de las partes. b) Indicación de la norma con rango de Ley para otorgar donaciones. c) Identificación precisa de lo donado y su estado de conservación. d) Responsabilidades de las partes. e) Estimación del contrato según el valor en libros de los bienes. f) Indicación de los encargados de coordinar y fiscalizar la ejecución. g) Compromiso del donatario de permitir al Instituto la realización de inspecciones para verificar el destino y utilización de los bienes o dinero donados.