Manual de disposiciones administrativas del Instituto Nacional de Seguros (Título III Contrataciones Exceptuadas del INS)

Artículo 29

Lineamientos El presente Título dicta los lineamientos para el desarrollo de las contrataciones exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación administrativa del INS, de conformidad con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley del INS. Los procedimientos para realizar estas contrataciones deben observar los principios generales de la contratación administrativa que resulten razonables y proporcionales a sus fines.

Artículo 30

Normativa de aplicación del presente Título. Será competencia de la Gerencia General emitir la normativa complementaria que desarrollará lo establecido en este Título y servirá de guía para el Departamento de Proveeduría y las unidades usuarias respecto a la ágil y expedita tramitación de las contrataciones conforme a las disposiciones del presente Título. Deberá ajustarse a lo siguiente: a) Se observará lo dispuesto en el presente Título. b) Los procedimientos serán lo más ágiles posible, sin introducir requisitos, instancias o trámites innecesarios, pero siempre garantizando que en el expediente de la contratación consten las principales acciones realizadas y decisiones tomadas, así como las justificaciones que se requieran. Cuando en otras comunicaciones escritas conste claramente la voluntad de las partes podrá prescindirse de la suscripción de un documento contractual escrito, salvo que por Ley se exija esa formalidad. c) De previo al inicio de cualquier contratación deberá contarse con el presupuesto respectivo, salvo situaciones debidamente justificadas y autorizadas por la Alta Gerencia. d) La publicidad de la contratación se tendrá por satisfecha mediante la invitación cursada para al menos tres posibles oferentes, salvo cuando la naturaleza de la contratación justifique lo contrario, o cuando se justifique que no existen suficientes oferentes en el mercado nacional o internacional, según corresponda. A criterio del Departamento de Proveeduría tal invitación podrá hacerse mediante cualquier medio de comunicación, siempre que se verifique con precisión, por medio de registros fidedignos o constancia de parte del Departamento de Proveeduría, la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje y su recepción. En caso de llamada telefónica el Departamento de Proveeduría deberá dejar constancia de los detalles principales en el expediente. También se tendrá por satisfecha mediante publicaciones en diarios de circulación nacional y/o internacional o bien en un portal debidamente oficializado por el Instituto para tal efecto. El Departamento de Proveeduría decidirá cuál opción utilizar. Podrán exceptuarse de la aplicación de todo este inciso, a las contrataciones exceptuadas fundamentadas en el Artículo 9 incisos b), c), e) y f) de la Ley del INS. e) En todo expediente de contratación deberá constar, la justificación de la contratación, el pliego de condiciones, la justificación de la adjudicación, y la recepción satisfactoria o insatisfactoria del bien o servicio. Para los incisos b, c, e y f del Artículo 9 de la Ley del INS; podrá obviarse el pliego de condiciones, oferta y el acto de adjudicación y sustituirse por la constitución en documento simple. Se indicará los respectivos requisitos y demás aspectos relacionados con este tema. Asimismo, se deberá aportar por parte de la unidad usuaria, el estudio de razonabilidad de precio, el cual debe incluir al menos los siguientes aspectos: 1) Situación del mercado. 2) Justificación del rango de variabilidad de precios. 3) Cotizaciones: las cuales se pueden obtener de diferentes fuentes de información, como: último precio pagado por la Institución en otras contrataciones, contrataciones en el Sistema Merlink, precios de fábrica, precios de otros proveedores, tarifas de Colegios Profesionales, salarios establecidos por el Ministerio de Trabajo, salarios y tarifas de la Institución. Es importante que las cotizaciones obtenidas incluyan las mismas características, con el fin de que sean comparables entre sí: por ejemplo, plazo de entrega, garantía, forma de pago, experiencia, grado académico requerido, entre otros. 4) Cualquier otro aspecto que influya sobre el precio ofrecido por los proveedores. Dicho estudio también deberá realizarlo la unidad usuaria en la fase de evaluación técnica de las ofertas y en la fase de ejecución contractual, previa a la solicitud de renovación o no del contrato. f) Se desarrollará cualquier aspecto necesario para la efectiva implementación de lo dispuesto en el presente Título. Particularmente desarrollará lo relativo a: I. Procedimiento de contratación (Decisión Inicial, Cartel y Garantías, Publicación, Ofertas, adjudicación). II. Validez, ejecución y extinción del contrato. III. Modalidades especiales de contratación. IV. Recursos y; Sanciones.

Artículo 31

Responsabilidad. Será responsabilidad del Departamento de Proveeduría desarrollar y conducir los procesos de contratación que regula el presente Título.

Artículo 32

Estimación del negocio. Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante 12 meses. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 12. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo.

Artículo 33

Aptitud para contratar . Sólo podrán contratar con el INS las personas físicas o jurídicas que cuenten con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales de incapacidad para contratar con la Administración, y que demuestren su idoneidad, según el objeto a contratar. Se presume la capacidad de actuar de todo oferente, por lo que esa condición solamente deberá acreditarse por parte del adjudicatario, por el medio que se considere suficiente, pudiendo ser incluso una declaración jurada.

Artículo 34

Impedimentos para contratar. No podrán contratar con el INS aquellas personas físicas o jurídicas que estén: a) Cubiertas por el régimen de prohibiciones establecido en los Artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. b) Inhabilitadas para contratar con la Administración, por habérsele sancionado de acuerdo con el Artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. La sanción impuesta por una Administración aplicará para todo el Sector Público, la cual debe constar en el Registro de Proveedores. c) Inhabilitadas para el ejercicio del comercio o se encuentren declaradas en estado de insolvencia o quiebra.

Artículo 35

Deber de verificación del contratista. Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa. El contrato se tendrá como irregular, cuando en su trámite se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción. En esos casos, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos calificados, en que proceda con arreglo a principios generales de Derecho, respecto a suministros, obras, servicios y otros objetos, ejecutados con evidente provecho para el INS. En ese supuesto, no se reconocerá el lucro previsto y de ser este desconocido se aplicará por ese concepto la rebaja de un 10% del monto total. La determinación de existencia de un contrato irregular implica la investigación y determinación de responsabilidades administrativas.

Artículo 36

Procedimiento de resolución . Una vez sea documentado preliminarmente el incumplimiento, el Departamento de Proveeduría emitirá la orden de suspensión del contrato y dará al contratista audiencia por el plazo de diez días hábiles indicando los alcances del presunto incumplimiento; la prueba en que se sustenta; la estimación de daños y perjuicios y la liquidación económica. Asimismo, se referirá a la ejecución de la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, todo lo cual se ventilará en un mismo procedimiento. El contratista atenderá la audiencia refiriéndose a la causal invocada y a los cálculos económicos, aportando la prueba respectiva. En caso de no compartir los montos a cancelar deberá exponer sus propios cálculos acompañados de prueba pertinente. En el evento que acepte la causal y liquidación hecha por la entidad, el Departamento de Proveeduría dictará de inmediato la resolución correspondiente. Una vez vencido el plazo de la audiencia, el Departamento de Proveeduría deberá determinar si requiere prueba adicional o bien disponer las medidas necesarias para valorar la prueba aportada por el contratista. En caso positivo y dentro del plazo de cinco días hábiles se formularán las respectivas solicitudes, incluidos peritajes e inspecciones. Evacuada la prueba, se conferirá audiencia al contratista por cinco días hábiles para la exposición de conclusiones. Vencido ese plazo, y en caso de no requerirse prueba adicional, el Instituto contará con un mes calendario para emitir la resolución. La resolución final tendrá los recursos ordinarios previstos en la Ley General de la Administración Pública. Una vez emitida la orden de suspensión del contrato, el Instituto podrá contratar directamente los trabajos faltantes a fin de concluir la obra o también proveerse del bien o servicio.

Artículo 37

Jurisdicción y legislación aplicable. En todo contrato la jurisdicción y legislación aplicable deberá ser la costarricense, salvo que en forma justificada la unidad usuaria determine una situación distinta. Cuando las partes así lo pacten, las controversias patrimoniales disponibles derivadas de sus contratos podrán ser resueltas por la vía arbitral, de conformidad con las regulaciones legales existentes. El arbitraje se entenderá de Derecho, sin que pueda comprometerse el ejercicio de potestades de imperio ni el ejercicio de deberes públicos. El idioma del arbitraje será el español. Capítulo II Normas Específicas

Artículo 38

Contrataciones para la adquisición, el mantenimiento y la actualización o arrendamiento de equipos tecnológicos, hardware y software y desarrollos de sistemas informáticos. Esta excepción se aplicará, tal y como lo indica el Artículo 9 de la Ley del INS, a toda contratación que tenga como fin mediato o inmediato la adquisición, el mantenimiento, la actualización o el arrendamiento de equipos tecnológicos, hardware y software y desarrollos de sistemas informáticos. La unidad usuaria, en todos los casos, será la Dirección de Tecnologías de Información, salvo que la Presidencia Ejecutiva o la Alta Gerencia dispongan justificadamente otra unidad usuaria. El Departamento de Proveeduría deberá aplicar los procedimientos según lo dispuesto en este Título, las disposiciones complementarias y las directrices específicas que puedan dictar la, la Presidencia Ejecutiva o Alta Gerencia. El contratista está obligado a entregar objetos actualizados, cuando el Cartel así lo haya dispuesto y bajo los términos que allí se indiquen.

Artículo 39

Contrataciones de reaseguros y servicios accesorios a estos. La contratación de reaseguros y servicios accesorios a estos se regirá por el Reglamento específico aprobado por la Junta Directiva del INS. Supletoriamente se podrá aplicar el presente Título y las disposiciones complementarias.

Artículo 40

Contratos de fideicomiso de cualquier índole cuando funja tanto como fideicomitente, fiduciario o fideicomisario. Este tipo de contrataciones independientemente de la cuantía requerirá revisión previa de la Subgerencia General Financiera Administrativa o quien esta designe y de la Dirección Jurídica Corporativa.

Artículo 41

Contrataciones de servicios de intermediación de seguros o financiera, incluidos los de distribución de seguros autoexpedibles; contratación para la realización, por parte de terceros, de los servicios que proveen regularmente el INS o sus subsidiarias, tales como el cobro o la recaudación de dineros y de los servicios auxiliares de seguros, según se indica en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros. Para la contratación de este tipo de servicios, la unidad usuaria, con la aprobación del Gerente o Subgerente, podrá establecer manuales de requisitos y la manera de comprobación de los mismos, los cuales una vez constatados en un posible contratista que haya manifestado su interés, permitirá su contratación de conformidad con lo que señale las disposiciones complementarias. Cuando por el carácter estratégico del servicio a contratar, como por ejemplo contratación de intermediación de seguros y previa aprobación de la Alta Gerencia no será necesario invitar a arios candidatos o publicar la contratación. La Jefatura de la unidad usuaria, con la aprobación de la Alta Gerencia, deberá justificar la idoneidad del o los posibles contratistas, cumpliendo con el resto de los requisitos que establece el presente Titulo, las disposiciones complementarias y las directrices específicas que pueda dictar la Presidencia Ejecutiva o la Alta Gerencia.

Artículo 42

Alianzas estratégicas o Asociación empresarial. Las relaciones comerciales del INS con empresas de diferente naturaleza dependiendo de sus necesidades estará regulada por un reglamento particular aprobado por Junta Directiva del INS que establecerá las condiciones particulares para formalizar esta relación. Dicha regulación se llama “Reglamento de Alianzas Estratégicas y Asociaciones Empresariales”.

Artículo 43

Los contratos entre el INS y sus sociedades anónimas, o en las que tenga una participación en su capital social. Estos contratos, cuando no se refieran a la actividad ordinaria de cada entidad, deberán contar con el visto bueno previo de la Presidencia Ejecutiva o la Alta Gerencia. No será necesario invitar a varios candidatos o publicar las contrataciones que se promuevan bajo esta figura.

Artículo 44

La adquisición, el arrendamiento y el mantenimiento de bienes inmuebles necesarios para el desarrollo del negocio del INS; contratos relacionados con publicidad, comunicación, mercadeo e imagen corporativa, contratación de asesorías y consultorías, técnica y profesional, relacionadas con el negocio del INS, contratación de servicios de capacitación, hasta un monto de cincuenta mil unidades de desarrollo (UD 50.000) para cada caso. Estas contrataciones se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en el presente Título, las disposiciones complementarias y las directrices específicas que dicten la Presidencia Ejecutiva o la Alta Gerencia.

Artículo 45

Contrato de servicios. Cuando de conformidad con lo dicho en los Artículos anteriores ocurran contrataciones de servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, no se originará relación de empleo entre el INS y el contratista. En virtud de lo anterior no se establecerán horarios fijos, no se girarán instrucciones, sino que todas las condiciones se establecerán contractualmente, ni se incurrirá en cualquier otro aspecto que permita presumir la existencia de subordinación laboral. El facilitamiento gratuito de herramientas de trabajo o espacios físicos por parte del INS se dará sólo cuando sea estrictamente necesario y procurando que nunca se combinen con otra situación que pueda sugerir la existencia de subordinación laboral. Cuando apliquen aranceles obligatorios mínimos, la unidad usuaria podrá justificar en virtud de la especial idoneidad del proveedor, el pago de un precio mayor. Cuando no apliquen aranceles mínimos obligatorios, el cartel deberá solicitar un desglose del costo de los servicios, detallado al menos en costos directos, indirectos y utilidades. En estos contratos se deberá establecer en los requisitos de admisibilidad un perfil idóneo y el precio no constituirá el único factor en la comparación de las ofertas, sino que podrán incluirse también parámetros que permitan valorar las condiciones personales, profesionales o empresariales de los participantes. No podrá contratarse como servicios profesionales aquellos propios de una relación de empleo público.

Artículo 46

Contrataciones por sistema electrónico . El INS podrá realizar los procesos de contratación administrativa regulados en el presente Título mediante el sistema SICOP, dichos procesos se ejecutarán de acuerdo con el Reglamento para la Utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas”. Asimismo, queda facultado para realizar dichos procedimientos haciendo uso de cualquier otra plataforma electrónica, siempre y cuando se cumpla con la normativa correspondiente.

Artículo 47

Autorización para contrataciones directas. La Junta Directiva podrá autorizar la Contratación Directa con un proveedor, en aquellos casos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones al interés público. La solicitud que dirija la unidad usuaria a la Junta Directiva deberá contener una justificación detallada de las circunstancias que motivan la solicitud de contratación directa, el monto estimado del negocio, así como el detalle de la forma en que se seleccionó al contratista.

Artículo 48

Competencia contrataciones exceptuadas. El Departamento de Proveeduría, en lo no previsto en el presente Título y en las disposiciones de la Alta Gerencia que se emitan en el futuro, salvo que la competencia o función sea asignada por norma expresa a otra instancia, como órgano especializado en contratación pública que es, tendrá plena competencia para resolver y tramitar los diferentes asuntos referentes a las contrataciones exceptuadas.

Artículo 49

Normativa supletoria Todo lo demás que no esté normado en el presente Título, se remitirá a la Ley de Contratación Administrativa y a su Reglamento; así como otra normativa interna aplicable. Transitorio: El presente título se mantiene vigente solamente para aquellas contrataciones exceptuadas cuya decisión inicial haya sido emitida de previo al 1° de diciembre del 2022. Transitorio