Disposiciones administrativas

Artículo 512

Responsabilidad por contrataciones exceptuadas. La unidad usuaria (Direcciones, Departamentos y Sucursales del INS, así como los Comités dispuestos al efecto); gestionará ante el Departamento de Proveeduría (en adelante Proveeduría), el inicio de los procesos de contrataciones exceptuadas aquí regulados. El responsable de ejecutar y fiscalizar los contratos una vez iniciados, será la unidad usuaria. La Proveeduría será la encargada de desarrollar y dirigir los procesos de contrataciones exceptuadas. Asesorará a la unidad usuaria durante el procedimiento y toda la vigencia de los contratos, en su carácter de órgano técnico en materia de contratación pública. Cuando corresponda, la Proveeduría confeccionará un cronograma con tareas y responsables de todo el procedimiento de contratación, el cual deberá informar a la unidad usuaria respectiva. El cumplimiento de los plazos establecidos en ese cronograma será obligatorio para el personal responsable establecido. La Proveeduría, cuando sea posible y sea de interés y/o conveniencia para el INS, agrupará las necesidades que sean iguales entre las distintas unidades usuarias y realizará una sola contratación exceptuada.

Artículo 513

Expediente de la contratación exceptuada. De todo lo actuado con relación a las contrataciones acá reguladas, la Proveeduría deberá mantener una copia del expediente original identificado con al menos los siguientes datos: a) Palabra “Contratación”. b) Nombre del bien o servicio a contratar. c) Nomenclatura de la contratación la cual incluye. • Código de inclusión para el SIAC (Sistema Integrado de la Contratación Administrativa). • Año en que se genera el trámite. • Número de consecutivo asignado. • Siglas de oficio de correspondencia de la unidad encargada. • Referencia a la numeración generada en SIFA (Sistema Integrado Financiero Administrativo) o la herramienta definida para tal fin. La unidad usuaria deberá remitir copia de toda la documentación generada, a fin de incorporarla al expediente a más tardar dos días después de que fueron emitidos por parte del INS o presentados por parte de terceros según corresponda. El expediente debe estar completo, ordenado de manera cronológica con asientos o foliado, según corresponda. Cuando en el procedimiento se genere información que sea confidencial, se conformará un legajo separado del expediente principal, el cual será de acceso restringido. La Proveeduría incluirá todas las contrataciones exceptuadas en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual de la Contraloría General de la República.

Artículo 514

Plazos de la contratación exceptuada. Los plazos estipulados en esta norma se entenderán como plazos máximos, pudiendo la Proveeduría reducirlos siempre que se mantenga su razonabilidad y congruencia con lo que se deba actuar. Los plazos podrán ampliarse con la debida justificación siempre que sea necesario para proteger los intereses del INS. La referencia a días se entenderá hecha a días hábiles.

Artículo 515

Estimación de la contratación exceptuada. Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante 12 meses. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 12. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. En todo caso, cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, se establezcan o existan prórrogas facultativas que no superen ese límite, para efectos de su estimación no se considerarán las prórrogas.

Artículo 516

Aptitud para contratar. Sólo podrán contratar con el INS las personas físicas o jurídicas que cuenten con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales de incapacidad para contratar con la Administración y que demuestren su idoneidad legal, técnica y financiera, según el objeto a contratar. Se presume la capacidad de actuar de todo oferente, por lo que esa condición solamente deberá acreditarse por parte del adjudicatario, por el medio que se considere suficiente pudiendo ser incluso una declaración jurada.

Artículo 517

Representación de casas extranjeras. El oferente podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante de casas extranjeras, en cuyo caso, deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta. Se presume que quien presenta la oferta cuenta con la capacidad legal para ello. La acreditación se podrá reservar para el adjudicatario en una etapa posterior. Los oferentes pueden participar con ofertas en consorcio. El Cartel establecerá los requisitos que deberá aportar el adjudicatario para establecer la certeza en cuanto a la existencia y representación. En caso de que en el plazo conferido a esos efectos el adjudicatario no acredite su representación, el acto de adjudicación se declarará insubsistente y de ser posible, se adjudicará a la segunda mejor opción.

Artículo 518

Uso de medios electrónicos en la contratación exceptuada. Las contrataciones exceptuadas podrán desarrollarse por medios electrónicos, siempre que la naturaleza de los actos lo permita y sea posible establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje. Cuando se realice la invitación vía telefónica, persona que la formule, deberá dejar constancia escrita en el expediente de los aspectos anteriormente citados.

Artículo 519

Publicaciones de contrataciones exceptuadas. Todas las publicaciones señaladas en esta norma las realizará el Departamento de Comunicaciones a solicitud de la Proveeduría, salvo las publicaciones realizadas en el portal oficial, las cuales se efectuarán de manera directa por la Proveeduría o aquellas en que se curse invitación directa a los oferentes.

Artículo 520

Tipos de contrataciones exceptuadas. La adquisición, el arrendamiento y el mantenimiento de bienes inmuebles necesarios para el desarrollo del negocio del INS; contratos relacionados con publicidad, comunicación, mercadeo e imagen corporativa, contratación de asesorías y consultorías, técnica y profesional, relacionadas con el negocio del INS, contratación de servicios de capacitación, hasta un monto de cincuenta mil unidades de desarrollo (UD 50.000) para cada caso. Cuando se haya determinado una contratación de las reguladas en este artículo con fundamento en la estimación preliminar del negocio y posteriormente las ofertas presentadas superen los límites para la aplicación del procedimiento respectivo, no se invalidará el concurso, si este exceso no supera el 10% y el INS dispone de los recursos presupuestarios suficientes para asumir la erogación. Si existen varias ofertas elegibles, para efectos de adjudicación no se considerarán las que superen el citado 10% y se escogerá dentro de aquellas que se ubiquen por debajo de ese porcentaje. Para el caso específico de adquisición de bienes inmuebles, se requerirá en todos los casos la aprobación de la Gerencia General o Subgerencia General respectiva para el inicio del trámite respectivo y la adquisición misma se realizará con la formalización correspondiente.

Artículo 521

Aplicación complementaria en la contratación. En el caso de contrataciones de reaseguros se aplicará el Reglamento específico aprobado por la Junta Directiva y de manera complementaria lo que se indica en esta norma y en “Reglamentos Administrativos”. En el caso de los contratos de fideicomisos se requerirá revisión previa de la Subgerencia General (a cargo de la parte financiera) o quien está designe la cual deberá resolver en un plazo máximo de 3 días hábiles.

Artículo 522

Decisión inicial de contratación. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por la Jefatura de la unidad usuaria mediante oficio que dejará constando en el expediente. Dicha decisión constituirá el primer oficio del expediente y deberá hacerse constar al menos, lo siguiente: a) Determinación del supuesto de prescindencia de los procedimientos ordinarios. Indicar ante cual supuesto de excepción de los enumerados en el artículo 9 de la Ley del INS y en “Reglamentos Administrativos”, se encuentra. b) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer. c) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo con la naturaleza del objeto. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de conformidad con lo indicado más adelante y la confirmación de la existencia de presupuesto por el monto estimado de la contratación, o en caso de ejecución diferida durante distintos períodos de lo que se estima gastar en el período correspondiente. Cuando se tenga certeza que la contratación se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, esta se desarrolle por más de un período presupuestario, la unidad usuaria, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar en su oportunidad el pago de las obligaciones. En casos calificados, con autorización previa de la Gerencia General o Subgerencia General respectiva o la Presidencia Ejecutiva, podrá darse inicio a un procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes, si se tiene la seguridad de que se contará con ellos en el momento de la adjudicación. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia y no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. e) Indicación expresa de que dispone o llegará a disponer de los recursos humanos y materiales para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. f) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio, porque así sea conveniente al interés público o para el INS o porque tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. g) Referencia a cualquier estudio técnico o jurídico que haya sido valorado. h) Cualquier otro aspecto que consideren de importancia para la contratación. i) Firma de la Jefatura de la unidad usuaria. En casos excepcionales, la Gerencia General o Subgerencia General respectiva podrá disponer la dispensa de algunos trámites de esta norma siempre que no contravenga lo dispuesto por el “Reglamentos Administrativos” o leyes conexas.

Artículo 523

Cartel de contratación. El Cartel, constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento. Deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. Para su confección, la unidad usuaria podrá solicitar a la Proveeduría la contratación de asesoría de personas físicas o jurídicas, especializadas en la materia de que se trate siempre que no tengan ningún interés particular directo ni indirecto en el negocio, cuando no tuviere en su organización los recursos técnicos necesarios para ello.

Artículo 524

Contenido del cartel de contratación. El Cartel deberá contener al menos lo siguiente: a) Un encabezado que contenga la siguiente leyenda “EL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS mediante la Proveeduría tramita el contrato (mismo número del expediente) para (breve descripción del objeto contractual). b) Indicación de la oficina que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada. c) El día, hora límite y dirección o fax o correo electrónico, para la presentación de ofertas y garantías de participación si corresponde; así como el número de copias que deberá adjuntarse a la oferta original, cuando así proceda. d) El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran. e) Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el oferente, cuando corresponda. f) Indicación de cualquier opción de compra futura, y de ser posible, una estimación del momento en que se podrán ejercer dichas opciones. g) Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento, incluidas especificaciones técnicas que podrán acompañarse de planos, diseños e instrucciones correspondientes. Las especificaciones técnicas se establecerán prioritariamente en términos de desempeño y funcionalidad. El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso obligatorio. h) Sistema de valoración y comparación de las ofertas. Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al respecto. i) Solicitud de muestras, cuando se estimen indispensables. j) Indicación precisa, de los documentos que se deberán aportar para la evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos u otros. k) Términos de pago. l) Plazo de vigencia de la oferta y plazo de adjudicación. m) Lugar y plazo para el inicio y conclusión de la entrega de los bienes o servicios, cuando así proceda. En los casos en que no se indique plazo de entrega deberán especificarse las condiciones generales para la propuesta del plazo. n) Indicación de que se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisión inicial. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. En ambos supuestos se exigirá, al menos, los precios unitarios. No será necesario advertir en el Cartel, la posibilidad de adjudicar parte de la totalidad de las líneas contempladas en este. La Proveeduría podrá establecer, con la debida justificación de la unidad usuaria, la obligación de participar en la totalidad de los renglones. El uso de medios electrónicos si resulta procedente. La posibilidad de presentar ofertas vía fax deberá habilitarse expresamente en el Cartel, previéndose para ello un plazo de confirmación por escrito. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica.

Artículo 525

Audiencias previas al cartel de contratación. La Proveeduría, podrá celebrar audiencias públicas de participación voluntaria con potenciales oferentes antes de elaborar el Cartel definitivo, deberá mediar invitación directa o publicada en algún diario de circulación nacional o internacional, página web o medio electrónico en la que se indique, al menos, el lugar, la hora y la fecha de la audiencia, así como el objeto de la contratación. De la asistencia, lo actuado y de la sugerencia recibida, se levantará un acta que firmarán los asistentes. Las manifestaciones que se formulen por escrito, así como el acta se agregarán al expediente. El INS, no se encuentra obligado a aceptar ninguna de las iniciativas que se le formulen.

Artículo 526

Atención de proveedores. En el caso de que algún proveedor solicite una reunión con la Proveeduría, sea para un concurso en particular o no, siempre deberá darse la reunión en un marco de respeto al principio de probidad dispuesto en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en el Ejercicio de la Función Pública. Deberá levantarse una bitácora y estar al menos dos personas del INS presentes en la reunión. La bitácora deberá señalar quienes estuvieron presentes por parte del INS y del proveedor, que temas se analizaron, que datos o documentos se suministró al personal, entre otros. Se puede utilizar equipo electrónico que permita grabar y así facilitar el levantamiento de la información.

Artículo 527

Condiciones invariables incluidas en el cartel de contratación. En el cartel se deberá exigir el cumplimiento obligatorio de requisitos cuando corresponda. Dentro de estas condiciones invariables y según el objeto de que se trate, se podrán establecer aspectos tales como, capacidad financiera, especificaciones técnicas y experiencia. Las condiciones invariables deben orientarse a la selección de la oferta más conveniente a los intereses del INS. El oferente estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.

Artículo 528

Sistema de evaluación de ofertas. En el cartel se establecerá un sistema de evaluación, el cual deberá contemplar los factores ponderables, el grado de importancia de cada uno de ellos, así como el método para valorar y comparar las ofertas en relación con cada factor. La unidad usuaria, podrá incluir otros factores de calificación distintos al precio, en el tanto impliquen una ventaja comparativa para la selección de la oferta más conveniente. No podrán ser ponderados como factores de evaluación los requisitos mínimos que resulten indispensables para la contratación. A criterio de la unidad usuaria, podrán utilizarse otras modalidades para elegir al contratista, tales como un sistema de selección de dos fases, en el cual, una vez analizado el cumplimiento de los aspectos técnicos, legales y financieros, se pasará a una segunda etapa en la que se valorará la parte económica. En aquellos objetos susceptibles de empate, deberán fijarse cláusulas de desempate y, en caso de que aquél persista, definirá la suerte. En este último supuesto, si el Cartel no definiere otro método, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. Se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

Artículo 529

Experiencia indicada en el cartel de contratación. Cuando en el cartel se solicite acreditar la experiencia, se aceptará en el tanto esta haya sido positiva, entendida esta, como los bienes, obras o servicios recibidos a entera satisfacción, pudiendo requerir el cartel la acreditación respectiva. Igual criterio se aplicará cuando se trate de experiencia obtenida en el extranjero.

Artículo 530

Muestras solicitadas en el cartel de contratación. La solicitud de muestras deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable. El Cartel deberá indicar el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Los oferentes tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajo las condiciones que se establezcan en el Cartel, en el cual se podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación. Únicamente se podrá impedir a los oferentes su participación de manera motivada cuando las condiciones del análisis así lo exijan. Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido por las pruebas a que fueren sometidas se devolverán en el plazo indicado en el Cartel, sin que su deterioro genere algún tipo de responsabilidad para el INS, o en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo el INS, dispondrá libremente de ellas. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas.

Artículo 531

Plazo de recepción de ofertas. En el Cartel la Proveeduría establecerá la hora y fecha de cierre de la recepción de ofertas, así como la fecha y hora en que se llevará a cabo la apertura de ofertas. Se entenderá que los días y horas son hábiles, de modo que así deberán computarse, salvo que el Cartel disponga lo contrario. Dentro de los plazos, no se contará el día de la comunicación, sí el de vencimiento. Antes de recibir las ofertas, por razones de interés público o para el INS, la Proveeduría, podrá dejar sin efecto el respectivo concurso o disponer prórrogas del plazo.

Artículo 532

Multas y cláusula penal indicada en el cartel de contratación. El Cartel podrá establecer el pago de multas o cláusula penal por defectos en la ejecución del contrato, considerando para ello, aspectos tales como, monto, plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, siempre que se considere el medio idóneo para el cumplimiento y satisfacción de las obligaciones contractuales, con arreglo a criterios de proporcionalidad y razonabilidad. En caso de que el objeto esté compuesto por líneas distintas, el monto máximo para el cobro de multas se considerará sobre el mayor valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones. Los incumplimientos que originan el cobro de la multa deberán estar detallados en el Cartel. Una vez firme el Cartel se entenderá que el monto de la multa es definitivo por lo que no se admitirán reclamos posteriores.

Artículo 533

Garantía de participación indicada en el cartel de contratación. Cuando lo estime conveniente o necesario para salvaguardar el interés del INS, la unidad usuaria podrá solicitar en el cartel o invitación una garantía de participación porcentual, entre un 1% y 10% sobre el monto cotizado o bien un monto fijo en caso de que el negocio sea de cuantía inestimable o no le represente erogación. En caso de solicitarse esta garantía se aplicarán las reglas de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 534

Garantía de cumplimiento indicada en el cartel de contratación. La garantía de cumplimiento respalda la correcta ejecución del contrato. Se podrá solicitar una garantía de cumplimiento de entre el 5% y el 20% del monto adjudicado. En caso de contrataciones de cuantía inestimable podrá solicitarse un monto fijo de garantía. Cuando la cuantía del contrato resulte muy elevada o el plazo contractual sea muy extenso y ello eleve de forma desproporcionada el monto de la garantía o resulte muy oneroso mantenerla, en el Cartel, podrá solicitarse una garantía con una vigencia menor al plazo contractual, bajo la condición de que dos meses antes de su vencimiento el contratista haya aportado la nueva garantía, a riesgo de ejecución de la anterior, en caso de incumplimiento. En caso de solicitar garantía de cumplimiento se aplicará lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en cuanto a procedimiento, formas, vigencia, sustitución, retenciones, ejecución y devoluciones.

Artículo 535

Otras garantías y retenciones indicadas en el cartel de contratación. Podrá incorporarse en el Cartel cláusulas de retención porcentual de las sumas pagadas, cuando ello resulte conveniente para asegurar una correcta ejecución contractual. El monto máximo de esas retenciones será de un 25% de los pagos a realizar. Cuando existan adelantos de pago y ello resulte viable, se podrá solicitar garantías colaterales, por todo el monto que se vaya a girar. Para esta clase de garantías se admitirán otros medios aceptables por las entidades de crédito, como las finanzas, avales, hipotecas y prendas. La Proveeduría será responsable de verificar que se haya llevado a cabo la recepción oportuna y custodia de este tipo de garantías, así como la devolución, liquidación y todos los aspectos relacionados con las garantías requeridas.

Artículo 536

Publicación y contenido de la invitación al concurso. La invitación a participar, se publicará por los medios que determine la Proveeduría, siempre que cumpla con los fines del contrato que se promueva y cuando no se adjunte el Cartel deberá contener el mismo encabezado que el Cartel; el costo y forma de pago para adquirir el Cartel si corresponde, o bien, la dirección o medio electrónico en el que este pueda ser consultado; la hora y fecha de recepción de ofertas y cualquier otra indicación, que la Proveeduría considere necesaria. El Cartel y sus anexos deberán estar a disposición de cualquier interesado, al menos desde el día siguiente en que se curse la última invitación. Queda facultada la Proveeduría, para cobrar el costo de impresión o reproducción de dicho material y podrá remitirse vía fax o correo electrónico cuando alguien lo solicite. Cuando se decida comunicar la contratación mediante invitación directa, se deberá invitar al menos a tres proveedores del bien o servicio que se consideren con los requisitos suficientes para resultar adjudicatarios, salvo cuando se justifique que no existen en el mercado nacional o internacional, según corresponda, así como las excepciones dispuestas en “Reglamentos Administrativos”, en lo relativo a contrataciones exceptuadas. Los oferentes no pertenecerán a la misma corporación ni serán subsidiarias de ella, ni tendrán negocios ni relaciones económicas de dependencia de una con la otra o de parentesco. Se exceptúa de esta limitación las contrataciones de reaseguros y de los servicios accesorios. La invitación podrá hacerse por escrito vía correo postal o Courier, fax o correo electrónico siempre que se confirme la recepción de la invitación y se hará a todos los invitados el mismo día. Del proceso de invitación la Proveeduría dejará constancia en el expediente señalando la forma en que se seleccionaron los invitados e indicando el método de notificación empleado y la verificación de la recepción.

Artículo 537

Modificaciones, prórrogas y aclaraciones al cartel de contratación. Una vez publicado o notificado el aviso a concursar, la Proveeduría podrá modificar de oficio el Cartel, así como prorrogar el plazo de recepción de las ofertas. Con cada modificación podrán variarse todas aquellas cláusulas que así lo ameriten. Las modificaciones y prórrogas deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación, con al menos un día hábil de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando mediante publicación o comunicación posterior se introduzca una alteración importante en la concepción original del objeto, los plazos para recibir ofertas serán ampliados hasta en un cincuenta por ciento del plazo otorgado originalmente. Cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones o recomendar modificaciones al Cartel en el plazo que se disponga al efecto. Cuando a criterio de la Proveeduría procedan, las primeras se comunicarán y las segundas se tramitarán como una modificación al Cartel. Estas solicitudes o su falta de atención no afectarán el curso normal del procedimiento.

Artículo 538

Referencias normativas. Todo lo relativo a la oferta será regulado según lo dispone el “Título de Procedimientos de Contratación Pública” Sección II, del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, excepto en cuanto a los documentos a aportar y las subsanaciones, para lo cual aplicará lo dispuesto en “Reglamentos Administrativos”, esta norma y las disposiciones propias del pliego de condiciones.

Artículo 539

Aspectos subsanables. Serán subsanables, aquellos elementos que disponga la unidad usuaria y se consigne así en el Cartel. En la fase de estudio se establecerá el plazo que se otorga al oferente para la subsanación.

Artículo 540

Precio de la oferta. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el Cartel o pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda salvo que se requiera una específica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Proveeduría las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el Cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura. El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación o bien en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado. El Instituto deberá comunicar al contratista dentro de los cinco días hábiles posteriores a su confección que el cheque o medio de pago que haya sido acordado se encuentra a su disposición. En toda oferta deberá cotizarse el precio libre de tributos y deberá adjuntarse un desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local que los afectare, en el caso que esta no lo indique, se presume que el monto total cotizado los incluye.

Artículo 541

Desglose del precio de la oferta. El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Esta disposición será obligatoria para los contratos de servicios y de obra pública y para cualquier otro objeto contractual que lo amerite, cuando así lo exija el cartel. La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Proveeduría de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario. En los contratos en que intervengan factores que necesariamente deban cotizarse en moneda extranjera, la oferta contendrá un desglose de los componentes nacionales y extranjeros.

Artículo 542

Precios unitarios y totales solicitados en el cartel de la contratación. La Proveeduría podrá solicitar en el Cartel a los oferentes que coticen precios unitarios y totales. Cuando se soliciten precios unitarios, la Proveeduría, deberá advertir en el Cartel que se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea. En caso de que no hubiere sido advertido, la Proveeduría consultará al oferente si acepta la adjudicación de una menor cantidad manteniendo el precio unitario. Si el oferente se negare no perderá la garantía de participación si la hubiere.

Artículo 543

Descuentos y mejoras de precio de la oferta. Los oferentes podrán realizar descuentos y mejoras de precios de conformidad con las siguientes reglas: a) El oferente podrá ofrecer descuentos globales a sus precios. Podrán ofrecerse descuentos a los precios unitarios, en razón de un mayor número de líneas que se llegarán a adjudicar, o por pronto pago, pudiendo el INS, promover estos últimos también en su política de pago. b) El descuento que dependa de la adjudicación de un mayor número de líneas será considerado en el tanto las ofertas elegibles cubran todas las líneas necesarias para su comparación y se convenga una adjudicación total a una misma oferta. El oferente podrá incorporar en su propuesta descuentos en razón de la eventual adjudicación de una cantidad de unidades que supere el tope establecido en una misma línea. c) En este caso y salvo lo dispuesto en el inciso b) de este artículo, los descuentos que se ofrezcan con posterioridad a la apertura de ofertas no serán tomados en cuenta al momento de comparar los precios, pero si para efectos de pago, en la fase de ejecución contractual. d) En los carteles de los procesos exceptuados que promueva el INS se podrá regular la posibilidad de que los oferentes que hayan hecho propuestas elegibles puedan presentar con posterioridad al acto de apertura, mejoras de precio y/o descuentos para efectos comparativos dentro del mismo concurso, para lo cual, deberá otorgarse a dichos oferentes una audiencia posterior para dicho propósito. De incorporarse esta posibilidad en el Cartel, se deberá definir detalladamente la metodología que aplicará en cada concurso, respetando para ello la igualdad, la buena fe y la transparencia. El precio o descuento para considerar en el sistema de calificación, será el último que propongan los respectivos oferentes y para acceder a esa posibilidad no deben convertir sus precios en ruinosos o no remunerativos, quedando la Proveeduría facultada para solicitar en las condiciones y momento que estime pertinente, la prueba o información que requiera para su efectiva comprobación. El oferente se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la mejora del precio o descuento. Las mejoras de precio o descuentos no deben implicar una disminución de cantidades o desmejora de la cantidad del objeto originalmente ofrecido y tampoco puede otorgar ventajas indebidas a quienes la proponen. Las mejoras de precio o descuentos que fueren sometidas a la Proveeduría sin cumplir con los requisitos y metodología indicados no serán tomadas en cuenta al momento de la valoración y comparación de los precios en el sistema de calificación, pero si obligará a quien las formule en caso de que sea adjudicado en tales condiciones, previa valoración por parte del Instituto, una vez firme dicho acto.

Artículo 544

Incentivos para la producción nacional. Los beneficios contemplados en el artículo 12 del anexo B de la Ley 7017 Ley de Incentivos para la Producción Nacional son aplicables únicamente a la industria costarricense. Para que una empresa extranjera acceda al trato de empresa nacional en las compras del Estado es necesario que exista un Tratado de Integración Económica, de Libre Comercio, con el país de origen o cualquier otro instrumento internacional vigente en Costa Rica y que este desarrolle un capítulo de compras con el sector público, siempre que se trate de una contratación cubierta por el respectivo capítulo de compras. En el caso de que un oferente extranjero pueda optar por el trato nacional, para efectos comparativos, la consecuencia será que de competir con nacionales no le podrán sumar los derechos de aduana ni otros gastos de internación. En todo caso, se entiende que tampoco se le aplicarán los beneficios establecidos en la normativa especial que regula la promoción de las PYMES en las compras de bienes y servicios de la Administración.

Artículo 545

Precio inaceptable de la oferta. Se estimarán inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta que los contenga, los siguientes precios: a) Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de este de las obligaciones financieras por insuficiencia de la retribución establecida. Se deberá indagar con el oferente si con el precio cobrado será capaz de cumplir con los términos del contrato. Esa consulta deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquélla que contenga un precio ruinoso. b) Precio excesivo es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Se indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización, antes de adoptar cualquier decisión. c) Precio producto de una práctica colusoria o de comercio desleal. Se deberá acreditar en el estudio de ofertas, mediante un estudio técnico, las razones con base en las cuales concluye que el precio es inaceptable, y de ser pertinente informar por escrito al Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Artículo 546

Recomendación de adjudicación. Salvo casos de urgencia debidamente comprobada, previo a emitir el acto de adjudicación, deberán realizarse los estudios y valoraciones señalados en la sección anterior. Cuando se soliciten precios unitarios y en el Cartel se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, se podrá adjudicarse una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica. Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento, justificando los incumplimientos sustanciales que presenten las ofertas. Si fueron presentadas ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público o de oportunidad así lo recomiendan, la Proveeduría, mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso. Cuando se decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público u oportunidad considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación. La declaratoria de infructuoso, de desierto, insubsistente o readjudicación, deberá ser dictada por la misma persona u órgano que tiene la competencia para adjudicar.

Artículo 547

Acto de adjudicación. El acto de adjudicación será emitido por la instancia correspondiente, de conformidad con el monto total adjudicado, para lo cual se deberá acatar los siguientes límites: I. Departamento de Proveeduría. Contrataciones hasta ó150.000.000,00 II. Jefatura o Subjefatura de la Dirección correspondiente. Contrataciones superiores a ó150.000.000,00 y de cuantía inestimada.

Artículo 548

Plazo para dictar el acto final. El acto final se dictará dentro del plazo máximo fijado en el Cartel, el cual podrá prorrogarse mediante resolución que lo justifique, la cual deberá constar en el expediente.

Artículo 549

Forma para comunicar el acto final. El acto final será comunicado al lugar o medio aportado por el oferente en su oferta para atender notificaciones dentro de los tres días siguientes de dictado el acto final. La Proveeduría podrá adicionalmente comunicar dicho acto, en igual plazo, por los mismos medios que se cursó la invitación si lo considera necesario, para lo cual, bastará indicar en el aviso correspondiente la Institución, el número de concurso, descripción sucinta del objeto, el adjudicatario y el monto.

Artículo 550

Revocación del acto de adjudicación. Tomado el acuerdo de adjudicación o el que declara desierto o infructuoso el concurso, este puede ser revocado por la Administración interesada, por razones de oportunidad o legalidad, mediante resolución debidamente razonada; dicha revocación solo procederá, en tanto el acuerdo se tome antes de que el acto adquiera firmeza.

Artículo 551

Validez del contrato. Será válido el contrato administrativo sustancialmente conforme con el ordenamiento jurídico, por lo que no lo afectarán aquellos vicios intrascendentes del procedimiento de selección del contratista.

Artículo 552

Perfeccionamiento contractual. Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre el INS y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación sea comunicado y en los casos que se exija la constitución de la garantía de cumplimiento, esta sea válidamente otorgada.

Artículo 553

Formalización contractual. La voluntad que constituye la relación contractual válida y perfeccionada se conformará con el Cartel, la expresión de participar en la contratación por parte del proveedor y la comunicación de la adjudicación por parte de la Proveeduría, todo lo cual deberá constar en el expediente. Únicamente se formalizará en simple documento en los siguientes casos: cuando resulte imprescindible para el correcto entendimiento de los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes; cuando por seguridad jurídica en razón del objeto sea necesario. Dicho documento será suscrito por cualquiera de los apoderados del INS y del contratista facultados para ese acto y deberá contener una breve descripción de los elementos esenciales de la relación contractual entre ellos la estimación del negocio y adjuntarse las especies fiscales que correspondieren o entero de gobierno que demuestre su cancelación. En aquellos casos que sí se requiera de la formalización, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, la Proveeduría comunicará al adjudicatario el día en que deberá presentarse a suscribir la formalización contractual, previo rendimiento satisfactorio de la garantía de cumplimiento si la hubiere. Dicho plazo no podrá exceder los diez días hábiles, salvo que el Cartel disponga justificadamente un plazo diferente. Sólo requerirán formalización en escritura pública las contrataciones administrativas que por su naturaleza requieran de dicho documento y deban inscribirse en el Registro Nacional, así como las que por ley tengan que sujetarse a ese requisito. Para la formalización, la Proveeduría solicitará a la Dirección Jurídica Corporativa la confección respectiva.

Artículo 554

Insubsistencia. La Proveeduría declarará insubsistente el concurso, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que procedan por el incumplimiento, en cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción; no comparezca a la suscripción de la formalización contractual; no retire o no quiera recibir la orden de inicio; o no se le ubique en la dirección o medio señalado para recibir notificaciones; o una vez cumplida la orden de suspensión que da inicio al proceso de resolución contractual. Una vez declarada la insubsistencia la entidad contratante procederá a ejecutar la garantía de participación del incumpliente, cuando la hubiere y a la readjudicación según el orden de calificación respectivo, siempre que resulte conveniente a sus intereses. La Proveeduría dispondrá de un plazo de quince días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por ocho días hábiles adicionales, siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifiquen. En caso de que hubiere cesado la vigencia de la oferta o de la garantía de participación, cuando esta sea requerida, se le prevendrá al siguiente oferente mejor calificado para que las restablezca en un plazo de tres días hábiles. De no hacerlo, la Proveeduría podrá optar por continuar con las ofertas subsiguientes.

Artículo 555

Recurso contra la adjudicación. Toda persona que ostente un interés legítimo, actual, propio y directo en la contratación, podrá interponer recurso de reconsideración o reposición contra el acto de adjudicación ante la Proveeduría. Dicho recurso deberá ser presentado en la Proveeduría dentro de los 3 días hábiles siguientes contados a partir de la notificación del acto de adjudicación, salvo que el Cartel disponga de manera específica otro plazo. El plazo para resolver el recurso será de 10 días hábiles máximos contados a partir del momento en que este fuera presentado ante Proveeduría; plazo que podrá ser ampliado. Dentro de ese plazo la Proveeduría podrá solicitarle criterio a la unidad usuaria respectiva.

Artículo 556

Orden de inicio de ejecución del contrato. La Proveeduría deberá emitir la orden de compra respectiva e informar a la unidad usuaria para que esta coordine con el adjudicatario la fecha de inicio de la ejecución del contrato, la cual deberá darse dentro del plazo que se estableció en el Cartel; a falta de estipulación cartelaria lo hará dentro de los quince días hábiles siguientes contados a partir de la notificación a la entidad contratante de la adjudicación. Ese plazo podrá ser extendido siempre que medie resolución razonada exponiendo los motivos calificados para ello y esta se adopte antes del vencimiento del plazo inicial.

Artículo 557

Recepción provisional del objeto. El contrato administrativo se ejecutará conforme a las reglas de la buena fe y a los términos acordados por las partes. La recepción provisional, del objeto se entenderá como el recibo material de los bienes y servicios, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el Cartel. El contratista deberá coordinar con la unidad usuaria, la hora y demás condiciones necesarias para la recepción, cuando sea pertinente, o bien informar cuando se ha procedido con la entrega, en aquellos casos en que se utilice una modalidad distinta. La persona encargada del trámite, acompañada, cuando sea necesario, de la respectiva asesoría técnica, deberá levantar un acta en la cual consignará las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta diligencia podrá utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de compra. La recepción provisional podrá darse sin condicionamiento alguno o bien bajo protesta, en cuyo caso, la unidad usuaria indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo. La recepción provisional excluye el cobro de multas, salvo que se haya hecho bajo protesta. Una vez concluida la recepción provisional, la unidad usuaria dentro del mes siguiente o dentro del plazo estipulado en el Cartel, procederá a revisar los bienes y servicios recibidos y a realizar cualquier prueba o análisis necesarios, requiriendo el aval técnico de sus unidades internas o incluso de asesoría externa cuando se requiera. En caso de advertir problemas con el objeto, la unidad usuaria lo comunicará de inmediato al contratista, con el fin de que este adopte las medidas necesarias para su corrección, dentro del plazo indicado en el párrafo anterior, asimilándose la situación a una recepción provisional bajo protesta. Tratándose de incumplimientos graves la unidad usuaria podrá solicitar a la Proveeduría iniciar el procedimiento de resolución contractual y/o sancionatorio, si así lo estima pertinente, sin necesidad de conceder un plazo adicional para corregir defectos. Vencido el plazo para corregir defectos, sin que estos hayan sido atendidos a satisfacción, la unidad usuaria decidirá de frente a su gravedad y al interés público si solamente solicita a la Proveeduría la ejecución de la garantía de cumplimiento, en caso de haberse requerido este tipo de garantía, o si también le solicita el inicio del respectivo procedimiento de resolución contractual y/o el procedimiento sancionatorio. Si los daños sufridos exceden el monto de la garantía, se adoptarán las medidas administrativas y judiciales pertinentes para su plena indemnización.

Artículo 558

Recepción definitiva del objeto. La recepción definitiva del objeto será extendida por la unidad usuaria dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el Cartel o bien vencido el plazo para corregir defectos. La recepción definitiva no excluye la ejecución de la garantía de cumplimiento si existiere, si los bienes y servicios presentan alguna inconformidad con lo establecido en el contrato. A partir de este momento, comenzarán a regir las garantías de funcionamiento ofrecidas por el contratista y no correrán multas. Todo pago a cargo del INS se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios con las salvedades hechas. La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos. Para la recepción definitiva la unidad usuaria deberá levantar un acta en la cual deje constancia clara de la forma en que se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras aportadas. En caso de objetos y servicios muy simples y a criterio de la unidad usuaria, la recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará constar en la respectiva acta.

Artículo 559

Rechazo del objeto. En caso de incumplimientos graves y evidentes, la unidad usuaria podrá rechazar el objeto en el mismo acto previsto para su recepción sea provisional o definitiva y requerir el inicio del procedimiento de resolución contractual y/o sancionatorio a la Proveeduría. Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes entre sí, la unidad usuaria podrá recibir provisionalmente unas y rechazar otras. Como alternativa, la unidad usuaria podrá conceder al contratista un nuevo plazo para que corrija el incumplimiento, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original y no limitará el cobro de multas. Vencido ese plazo sin que el contratista cumpla a satisfacción, la unidad usuaria valorará solicitar a la Proveeduría, ejecutar la garantía de cumplimiento y/o iniciar el procedimiento de resolución contractual y/o iniciar el procedimiento sancionatorio.

Artículo 560

Recibo de objetos actualizados. El contratista está obligado a entregar al INS bienes y servicios en las mejores condiciones y actualizados, conforme las siguientes reglas. a) Que se trate de objetos de igual naturaleza y funcionalidad, con condiciones similares de instalación y mantenimiento. b) Que el cambio constituya una mejora para el INS de frente a sus necesidades. c) Que no se trate de actualizaciones que se encuentren en fase de investigación o que no hayan sido lo suficientemente probadas o carezcan de los respaldos pedidos en el Cartel. d) Que no se incremente el precio adjudicado. e) Que las condiciones restantes se mantengan inalteradas.

Artículo 561

Prórroga del plazo. A solicitud del contratista, la unidad usuaria, podrá autorizar prórrogas al plazo de ejecución del contrato siempre que esté debidamente sustentada y que esté vigente el plazo contractual.

Artículo 562

Cumplimiento de requisitos del contrato. El encargado general del contrato valorará el cumplimiento de los requisitos correspondientes, dispondrá la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de este, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría.

Artículo 563

Modificación unilateral del contrato. Se podrá modificar unilateralmente los contratos tan pronto estos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución, bajo las siguientes reglas: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. En ningún caso la modificación contractual podrá superar los montos límites impuestos en la Ley del INS para las contrataciones exceptuadas del proceso ordinario de contratación. Cuando se modifique un contrato, la Proveeduría debe velar porque el contratista realice el ajuste de la garantía de cumplimiento si la hubiere. El acto que modifica unilateralmente el contrato será emitido por la Proveeduría, previo requerimiento y justificación técnica por parte de la unidad usuaria.

Artículo 564

Contrato adicional. Si ejecutado un contrato, el Instituto requiere suministro o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista, siempre que este lo acepte y que se cumplan las siguientes condiciones: a) Que el nuevo contrato se concluya sobre la base del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que no hayan transcurrido más de seis meses de la recepción a satisfacción del bien o servicio. En contratos con plazos de entrega diferidos, se contará a partir de la recepción a satisfacción de la última entrega. d) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave. La unidad usuaria, deberá motivar la decisión de promover dicho contrato adicional. La sumatoria del contrato precedente y del nuevo no podrá superar los montos límites impuesto en la Ley del INS para las contrataciones exceptuadas del proceso ordinario de contratación.

Artículo 565

Suspensión del contrato. Una vez que el contrato adquiera eficacia, y durante su ejecución, la unidad usuaria podrá solicitarle a la Proveeduría por cualquier motivo debidamente justificado la suspensión de la ejecución del contrato por un plazo determinado. La suspensión deberá acordarse, mediante resolución motivada, dictada por la Proveeduría. La unidad usuaria que solicite la suspensión a la Proveeduría, deberá indicar entre otras cosas, la parte realizada hasta ese momento, su estado y a cargo de quién corre el deber de conservar lo ejecutado, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la fecha de eventual inicio o reinicio de la ejecución. El inicio o reinicio del contrato lo comunicará la Proveeduría antes del vencimiento del plazo de suspensión. De no iniciarse o reiniciarse el contrato dentro del plazo estipulado, la unidad usuaria deberá solicitar a la Proveeduría de forma inmediata el inicio del procedimiento tendente a su resolución o rescisión, salvo que, por razones de interés público, impongan continuar con su inmediata ejecución.

Artículo 566

Cesión del contrato. Los derechos y obligaciones derivados de un contrato en ejecución o listo para iniciarse podrán ser cedidos a un tercero, siempre que no se trate de una obligación personalísima. En todo caso la cesión debe ser autorizada y realizada por la Proveeduría, previa consulta a la unidad usuaria, mediante acto debidamente razonado, en el que al menos analizará: a) Causa de la cesión. b) El cumplimiento por parte del cesionario de las principales condiciones legales, técnicas y financieras solicitadas en el cartel. c) Que el cesionario no esté afectado por alguna causal de prohibición. d) Ventajas de la cesión de frente a resolver el contrato. e) Eventuales incumplimientos del cedente hasta el momento y medidas administrativas adoptadas. El cesionario queda subrogado en todos los derechos y obligaciones que corresponderían al cedente y este quedará libre de todas las obligaciones con el INS. En el supuesto de que la cesión genere modificaciones contractuales estas seguirán los procedimientos establecidos al efecto. El Instituto podrá ceder la ejecución de las contrataciones exceptuadas que haya promovido, tan pronto estas se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante esta, a cualesquiera de las sociedades que conforman el Grupo INS. La cesión deberá gestionarla el Departamento de Proveeduría del INS y contar con el aval de la Gerencia General del INS y de la Sociedad correspondiente. La solicitud de formalización de la cesión, la requerirá la unidad usuaria al Departamento de Proveeduría, para lo cual deberá acreditar. a) Justificación exhaustiva que acredite la oportunidad y conveniencia de la cesión de cara a que la sociedad promueva un concurso para el mismo objeto contractual que se cede. b) Acreditación de la anuencia del contratista a la cesión que se pretenden, en la cual se indique bajo cuáles términos acepta la misma. c) Que el contratista no esté afectado por alguna causal de prohibición respecto a la Sociedad a la que se cede el contrato o inhabilitado para contratar por habérsele sancionado de acuerdo con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa, indistintamente de si dicha inhabilitación la promovió el Instituto o la Sociedad; o bien que no se encuentre inhabilitado para el ejercicio del comercio o se encuentre declarado en estado de insolvencia o quiebra. d) Manifestación expresa de la Sociedad a la que se cede el contrato, de que dispone de la capacidad financiera, humana y material para la correcta fiscalización y ejecución contractual. e) Definición del estado actual del contrato al momento de la cesión, a fin de identificar la limitación de responsabilidad del Instituto hasta la cesión efectiva y el inicio de dicha responsabilidad para la Sociedad. f) Autorización expresa de la Gerencia General del INS y de la Sociedad correspondiente. Una vez aprobada la cesión por el Departamento de Proveeduría del Instituto, se requerirá a la Dirección Jurídica Corporativa la confección y formalización del contrato de cesión. Formalizado el contrato respectivo, el Departamento de Proveeduría del Instituto certificará una copia del expediente administrativo de la contratación que se cede y la remitirá a la Sociedad para que continúe con el resguardo y conformación del mismo; dejándose en la custodia del Departamento de Proveeduría del Instituto el expediente original hasta la fase de cesión. Al momento de la formalización del contrato con la Sociedad, el contratista deberá aportar la garantía de cumplimiento de así requerirse en el contrato a favor de la sociedad cesionaria, el Instituto se reserva la facultad de devolución previo análisis respectivo del cumplimiento con la sociedad. Queda entendido que a partir de la cesión respectiva, el Instituto quedará libre de todas las obligaciones con el contratista y la Sociedad cesionaria queda subrogada en todos los derechos y obligaciones que le corresponderían al Instituto; de forma tal que a partir de cesión la ejecución contractual se regulará por lo previsto en el pliego cartelario, la oferta, el contrato (si se hubiera suscrito alguno), el contrato de cesión y la normativa que regule a la Sociedad en materia de contratación exceptuada; así como cualquier otra norma conexa.

Artículo 567

Cobro de multas. Para el cobro de las multas, no será necesario demostrar la existencia del daño o perjuicio. En caso de incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, no procede el cobro de multas posteriores a ese momento, sino la ejecución de la garantía de cumplimiento y la adopción de cualquier otra medida que resulte necesaria. El cobro de las multas podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento si hubiere hasta por el monto respectivo y de ser necesario se podrá acceder a la vía judicial para su recuperación. El cobro por concepto de multas no podrá superar el cincuenta por ciento del precio total.

Artículo 568

Reajustes o revisiones del precio. Los reajustes o revisiones de precio se regularán por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. El Departamento de Proveeduría realizará el trámite, solicitando de así requerirlo la valoración de la unidad usuaria, del Departamento de Gestión Cobros o quien la Subgerencia General (a cargo de la parte financiera) designe o la Dirección Jurídica Corporativa.

Artículo 569

Bienes como parte de pago. El INS podrá ofrecer, como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición. Habrá de enlistarlos en el Cartel y contar con un avalúo que determine su valor a fin de que este sea conocido por los potenciales oferentes. En todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados antes de la presentación de su propuesta. El INS tomará las medidas que faciliten el acceso a estos. El avalúo podrá ser realizado por una persona del INS, al servicio de la entidad de que se trate, siempre que cuente con los conocimientos necesarios para dicha fijación o bien por un perito al servicio de la Dirección General de Tributación. Una vez adoptada la decisión de incluir bienes como parte del pago, el INS deberá mantener las condiciones valoradas en su momento, salvo el deterioro por uso normal. El Instituto podrá reservar en el Cartel, la facultad de entregar esos bienes o su equivalente en dinero. Los oferentes pueden ofrecer un mayor precio por los bienes, para lo cual la entidad, podrá reservar un porcentaje del sistema de calificación a ponderar, el precio cotizado y otro adicional a premiar la mejora, en los precios contemplados en el avalúo. En caso de que los bienes al momento de la entrega presenten una desmejora significativa en relación con las condiciones que fueron consideradas en el avalúo, el INS podrá hacer los ajustes pertinentes y de no llegar a un acuerdo con el contratista, este podrá presentar el reclamo correspondiente.

Artículo 570

Mecanismos de pago. El INS podrá utilizar cualquier medio de pago con la condición de que resulte seguro para ambas partes, incluidos los medios electrónicos. En el cartel se detallarán los medios de pago que se utilizarán para cancelar las obligaciones, a fin de que estos sean conocidos.

Artículo 571

Forma de pago. La Proveeduría indicará en el Cartel el plazo máximo para pagar. El plazo máximo para pagar correrá a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, de lo indicado en el contrato por parte del contratista.

Artículo 572

Pago anticipado. El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien o servicio. Podrán convenirse pagos por anticipado, cuando obedezca a una costumbre o uso derivado de la práctica comercial debidamente comprobado, una consecuencia del medio de pago utilizado o las condiciones de mercado así lo exijan, como en el caso de suscripciones periódicas o alquileres, o cuando sea necesario en virtud de costos en los que debe incurrir el contratista previa justificación. En todo caso, la unidad usuaria dará seguimiento a la contratación y tomará todas las medidas posibles a fin de garantizar una correcta ejecución de lo pactado; en caso contrario deberá adoptar de inmediato cualquier acción legal que resulte pertinente para recuperar lo pagado o para reclamar alguna indemnización.

Artículo 573

Extinción del contrato. Lo relativo a la extinción contractual, la resolución contractual, excepto en cuanto al procedimiento y la rescisión contractual se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administración y su Reglamento. La Proveeduría será la encargada de realizar los procedimientos de resolución y rescisión contractual. La liquidación de la rescisión contractual unilateral deberá ser aprobada por la Gerencia General o Subgerencia General respectiva.

Artículo 574

Rescisión por mutuo acuerdo. La rescisión contractual por mutuo acuerdo únicamente podrá ser convenida cuando existan razones de interés público o de oportunidad y no concurra causa de resolución imputable al contratista. En este caso la Proveeduría con colaboración de la unidad usuaria respectiva podrá acordar los extremos a liquidar o indemnizar, que en ningún caso podrá exceder los límites señalados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, siempre dentro de los límites de razonabilidad y proporcionalidad. Acordada la rescisión sin mayor trámite, se enviará la respectiva liquidación a aprobación de la Gerencia General o Subgerencia General respectiva para emitir su resolución. De no existir liquidación, el documento de rescisión lo firmará la Proveeduría. La Proveeduría coordinará con el contratista lo pertinente para la firma del finiquito.

Artículo 575

Procedimiento de resolución. Una vez sea documentado preliminarmente el incumplimiento, la Proveeduría emitirá la orden de suspensión de este y dará al contratista audiencia por el plazo de diez días hábiles indicando. los alcances del presunto incumplimiento, la prueba en que se sustenta, la estimación de daños y perjuicios, la liquidación económica, así como la respectiva ejecución de la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, todo lo cual se ventilará en un mismo procedimiento. El contratista atenderá la audiencia refiriéndose a la causal invocada y a los cálculos económicos, aportando la prueba respectiva. En caso de no compartir los montos a cancelar deberá exponer sus propios cálculos acompañados de prueba pertinente. En el evento que acepte la causal y liquidación hecha por la entidad, la Proveeduría dictará de inmediato la resolución correspondiente. Una vez vencido el plazo de la audiencia, la Proveeduría deberá determinar si requiere prueba adicional o bien disponer las medidas necesarias para valorar la prueba aportada por el contratista. En caso positivo y dentro del plazo de cinco días hábiles se formularán las respectivas solicitudes, incluidos peritajes e inspecciones. Evacuada la prueba, se conferirá audiencia al contratista por cinco días hábiles. Vencido ese plazo, el Instituto contará con un mes calendario para emitir la resolución. En caso de no requerirse prueba adicional, el Instituto deberá resolver el contrato un mes después de vencida la audiencia conferida al contratista. La resolución final tendrá los recursos ordinarios previstos en la Ley General de la Administración Pública. Una vez emitida la orden de suspensión del contrato, el Instituto podrá contratar directamente los trabajos faltantes a fin de concluir la obra o también proveerse del bien o servicio, si la Contraloría General de la República así lo autoriza, de conformidad con lo establecido en “Reglamentos Administrativos” en cuanto a autorizaciones otorgadas por dicho Órgano.

Artículo 576

Otras formas de contratación. El Instituto podrá utilizar cualquier otra forma de contratación de las establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, o podrá hacer uso de procesos sustitutivos en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Cuando medien causas de urgencia y para evitar lesiones del interés público, daños graves a las personas y daños irreparables a las cosas y se requiera adquirir bienes y servicios que se encuentren exceptuados de los procedimientos ordinarios de contratación; podrán gestionarse su adquisición con prescindencia de una o de todas las formalidades descritas. Deberá contarse con la aprobación de la Gerencia General o Subgerencia General respectiva.

Artículo 577

Sanciones. Las sanciones a que se refiere el presente capítulo son las establecidas en los capítulos X de la Ley de Contratación Administrativa y XIV de su Reglamento. Estas sanciones son de naturaleza administrativa, por lo tanto, su aplicación no excluye la eventual acción penal ni el reclamo de responsabilidades por daños y perjuicios como consecuencia de la misma conducta, y son compatibles con otras sanciones previstas expresamente en las normas que regulan las respectivas contrataciones administrativas, tales como cláusulas penales y multas.

Artículo 578

Debido proceso. Las sanciones administrativas a las que aquí se hace referencia sólo son aplicables previa observancia del debido proceso. En el caso de sanciones a funcionarios públicos, estas se impondrán mediante los procedimientos disciplinarios establecidos en la Convención Colectiva y en el caso de las sanciones a particulares por el procedimiento desarrollado en el Capítulo XIV del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa. El Departamento de Proveeduría designará a la persona que llevará el procedimiento correspondiente con el apoyo de un abogado de la Dirección Jurídica Corporativa. El procedimiento lo resolverá el Superior Jerárquico de la Proveeduría. Transitorio: El presente Capítulo se mantiene vigente solamente para aquellas contrataciones exceptuadas cuya decisión inicial haya sido emitida de previo al 1° de diciembre del 2022.